ビジネス・法人で役立つWebメール比較３選｜選び方を解説

ビジネス・法人でメールサービスを導入する際に、Webメールを検討するケースは多いでしょう。

しかし、多くのメールサービスの中から、自社に適したWebメールを選択するのは難しいのではないでしょうか。

そこで本記事では、ビジネスの場で役立つWebメールの選び方やポイントを紹介します。有料版や無料版の違い、オススメのWebメールについても比較解説するため、自社に合ったサービスを選びたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

ビジネス・法人で役立つWebメールの特徴

Webメールの使用シーンは、ビジネスとプライベートにわかれます。ビジネス・法人で使用する場合には、以下のような特徴があるサービスを選ぶことが大切です。

法人が送信していると一目でわかる（独自ドメイン取得可）

ビジネスシーンでは、法人が送信していると一目でわかるメールアドレスが好ましいです。メールアドレスを見て、相手がわからない状態であれば、送信したメールを開いてもらえない可能性があります。送信元が想像できないメールアドレスを使用していると、不信感を抱かれることもあるでしょう。

法人が送信していると一目でわかってもらうには、独自ドメインを取得できることが重要です。独自ドメインを取得できない場合には、既存の「独自ドメインのメールアドレス」と連携できるサービスが望ましいでしょう。

法人メールアドレスの作成については以下の記事を参考にしてみてください。
法人メールアドレスの取得方法・作り方をかんたんに解説

セキュリティが高く、安心して利用できる

メールには、さまざまな機密情報やプライベート情報が記載されています。特にビジネスの場では顧客も個人情報など扱う機会も頻繁にあるでしょう。

◆情報の例
・添付ファイル
・名前やメールアドレス
・本文のやり取り

このような情報が万が一漏れてしまうと、会社の信用に影響を与える可能性があります。最悪の場合には、訴訟問題に発展することもあるでしょう。

情報が漏れる原因は、ウイルス感染や外部からの盗み見のほかに、ヒューマンエラーである誤送信なども含まれます。そのため、ビジネスシーンで活用するWebメールには、外部からの悪意あるアクセスを防ぐとともに、ヒューマンエラーにも対応し得るWebメールが適します。

送受信以外の機能性が備わっている

Webメールをプライベートで使う場合には、「送受信さえできれば良い」と考える人も多いでしょう。

一方、ビジネスシーンでは、送受信だけでは物足りないケースも見受けられます。例えば、営業や総務などのポジションでは、代表メールを複数人で対応することもあるでしょう。こうした際に、複数アカウントで対応できる機能が必要になるなど、機能面でも充実したサービスが必要になる可能性があります。

そのため、ビジネス・法人で使用するWebメールは、機能性の優れているものがオススメです。

Webメールを使うメリット

メールサービスは、ソフトをインストールする「オンプレミス型」と、インターネット環境があればどこでも使用できる「クラウド型」にわかれます。Webメールは、後者のクラウド型に該当します。

Webメールを使うメリットは、以下の通りです。

①インストールや煩雑な設定が不要

Webメールは、パソコンなどのデバイスとインターネット環境があれば、すぐに始められます。端末へのインストールや、煩雑な初期設定も不要です。

ソフトをインストールするオンプレミス型の場合には、端末やインターネットなどの環境設定など、ITに関する専門的な知識も要します。

Webメールであれば、ITの知識が不要なことから、導入時のハードルも下がりやすいでしょう。

②場所を選ばずに使用できる

Webメールはクラウド型であるため、インターネット環境があれば、オフィスに限定せずとも使用できます。外出の多い営業職や、在宅勤務者にも柔軟に対応できるため、利便性が高いといえます。

場所を選ばずに使用できる点は、メールへの迅速な対応も可能にし、取引先との機会損失の防止にもつながるでしょう。

③複数の端末からアクセスできる

ソフトをインストールするオンプレミス型では、インストールした端末以外では、メールに関する作業を行なえません。外出中や会議への出席時に、緊急のメールが届いたとしても、外出先から戻ったり会議が終了してからでないと、基本的には内容を確認できないでしょう。

Webメールの場合には、インターネット環境があれば、複数の端末からアクセスできます。外出や会議があっても、チームメンバーが緊急メールに対応することも可能です。

④BCP対策（災害など）になる

BCP対策とは、災害や事件があっても事業継続ができるよう、然るべき方法を定めた計画のことです。日本は自然災害が多く、地震や台風などの危機と隣合わせといっても過言ではありません。

その他、新たなウイルスの出現など、予測不能な内容も発生し得ます。こうした時に、「パソコンが壊れた」「出社できない」となれば、業務への支障も考えられます。

Webメールは、アクシデントの発生時にも、インターネット環境があれば、場所や端末を選ばずに作業ができるのが特徴です。バックアップ機能を標準搭載したサービスも多く、定期的にバックアップをすれば安心して利用いただけます。

ビジネスには有料のWebメールがおすすめ！｜無料版との違い

Webメールには、無料と有料が存在します。ビジネス・法人が活用するのであれば、有料が適するでしょう。有料サービスがオススメな理由は、以下の通りです。

理由1：機能面が豊富

無料のWebメールでは、メールの送受信などの基本的な操作はできます。しかし、それ以外の機能は限定的なケースが多いといえます。機能が限定的だと、自社が抱える課題を解決できない場合があります。

有料のWebメールは、無料より多くの機能を搭載する傾向にあります。

【有料の『yaritori』の機能の一例】
・対応ステータス管理
・複数アカウント管理（個人メールと代表メールの一元管理が可能）
・送信ロック（重複対応の防止）
・メールごとのチャット機能
・AIによる文章作成サポート機能

多くの機能があれば、自社の「メールに関する課題」について、解決できる可能性が高くなるでしょう。

理由2：独自ドメインの新規取得や連携が可能

無料のWebメールは、独自ドメインを取得できないことが一般的です。

独自ドメインとは、メールアドレスの「＠以降」に対し、自分の好きな言葉が設定できるものを指します。独自ドメインは、自社への信頼度をアップさせるために有効です。

また独自ドメインでないとお問い合わせできない場合もあり、ビジネスでは必須要素だといえます。有料のWebメールでは、基本的に独自ドメインを新規取得できます。取得できない場合には、他社で取得した「独自ドメイン」を連携できるケースが多いでしょう。

理由3：安心のセキュリティ面

無料のWebメールは、基本的なセキュリティのみを搭載します。悪意ある第三者は、常に形を変えて個人情報の読み取りなどを試みるため、基本のセキュリティが施されていても安心とはいえません。また個人情報の流出は、誤操作などの人為的ミスも考えられます。

有料版は、感染や盗み見に対する高度な機能や、誤送信への防止機能などが搭載される傾向にあるでしょう。セキュリティへの配慮が必要なビジネスシーンでは、セキュリティが強固なWebメールの利用を推奨いたします。

それでも無料のWebメールが気になるなら

ビジネスでは有料のWebメールがオススメとはいえ、「コスト面」や「無料から試したい」などの理由で、無料サービスが気になる人もいるでしょう。

その場合には、無料版と有料版の「両サービスを用意する製品」を選ぶことが大切です。なぜなら、無料のWebメールを使用しているうちに、有料サービスを利用したくなるケースも多いからです。同サービス内であれば、無料から有料への移行もスムーズでしょう。

無料のWebメールについては以下の記事を参考にしてみてください。
無料Webメール比較３選！有料版との違いやメリット・選び方を解説

ビジネス・法人のWebメールの選び方

ビジネス・法人でWebメールを選ぶ場合には、以下のポイントを押さえることが大切です。

①自社で必要な機能を搭載している

Webメールを活用する目的は、「対応漏れを防ぎたい」や「部署全員で情報共有をしたい」など、会社によって異なります。そのため、「自社で必要な機能を搭載しているか？」という点は、Webメールを選ぶ際の重要ポイントです。

例えば、複数アカウント管理は、多くのサービスでは搭載していない機能でしょう。

そのため、複数アカウントを要する企業は、特定のサービスから選ぶ必要があります。特に「在宅勤務も採択する企業」や、総務部・営業部といった「代表メールアドレスを使用する部門」では、複数アカウント管理のできるyaritoriが適します。

②複数人で管理する代表アドレスがあるか

複数人で代表メールアドレスを管理している場合、対応漏れや返信の重複が問題になることも多いでしょう。そこで、例えば「誰がいつどんな内容を返信したか」やステータスが可視化できるメールサービスであればそのような問題は解決します。

また、チャットで情報共有ができれば口頭確認も不要です。複数人で管理しているメールアドレスがある場合は、対応状況がわかるwebメールを選ぶようにしましょう。

③職場の環境と適しているか

職場の環境によって相性がいいwebメールを選ぶことも重要です。普段の業務をGoogleワークスペースで管理しているのであれば、連携を取りやすいGmailがおすすめであり、Microsoftのワークスペースで管理しているのであればOutlookが利用しやすいでしょう。

また、担当者を立ててメール管理をするのか、複数人でメール管理をするのかでも適切なwebメールは変わります。現状の職場環境や管理体制に合うwebメールを選びましょう。

④データ容量は適切か

ビジネスシーンでは、日常的にメールを送受信するケースも多いでしょう。加えて、添付ファイルを扱うケースも見受けられます。そのため、データ容量が少ないサービスを選ぶと、すぐに容量オーバーになる可能性があります。規定量に達すると、一般的にはメールの送受信ができなくなるため、ストップしている間は業務に支障が出るでしょう。

Webメールを選ぶ際には、「どれくらいのデータ容量があれば、業務に支障がないか」を意識することが大切です。規定量に達した場合に、すぐに容量を増やせるかについても、確認すると良いでしょう。

ビジネス・法人で役立つオススメWebメール３選

ここでは、厳選した「ビジネスで役立つオススメWebメール」について、比較解説します。

具体的なWebメールは、以下の通りです。

yaritori｜Onebox株式会社

yaritoriは、Onebox株式会社が運営するビジネスでの利用に適したWebメールです。複数アカウントの一元管理や対応状況の可視化など、複数人での管理に適した機能が豊富に備わっています。月額1ユーザー1.980円～利用でき、国内最安水準で提供しているのも特徴です。

Gmailライクな画面設計となっており、初めて利用する方に関しても、直感的に利用できるサービスといえるでしょう。操作性のわかりやすさや、ビジュアル面での見やすさも特徴で、サポート体制も充実しているため、導入の際には安心してご利用いただけます。

【yaritoriの主な機能】
・複数アカウント管理
・ステータス管理（対応済・未対応が一目瞭然）
・担当者の自動割り振り
・タグの設定（緊急・クレームなどを判別）
・メール毎のチャット機能
・AIによる文章作成支援

【yaritoriの料金】
・初期費用：無料
・月額利用費：1,980円～
・最低契約期間：なし
・無料トライアル：７日間

Outlook｜Microsoft

Outlookは、Microsoft社が運営するWebメールです。「無料版」と「有料版」が存在します。Microsoftではoffice365製品を提供するため、同製品を活用している人と相性が良いでしょう。

【Outlook無料版の主な機能】

無料版の主な機能は、以下の通りです。
・メールの送受信
・連絡先の登録
・自動振り分け／転送
・予定表の作成
※独自ドメインは取得できません。

【Outlook有料版の主な機能】

有料版には、Basic・Personal・Familyという「3つのプラン」が存在します。
有料版に共通する主な機能は、以下の通りです。

・独自ドメイン取得可
・複数アカウント管理（※Familyが対象）
・One Note、エディター、Formsなどの機能を搭載（※Personal、Familyが対象）

【Outlookの料金と容量】

・Microsoft 365 Basic…月額260円／or年間2,440円（One Driveストレージ100GB）
・Microsoft 365 Personal…月額1,490円／or年間14,900円（One Driveストレージ1TB）
・Microsoft 365 Family…月額2,100円／or年間21,000円（One Driveストレージ1TB）

※すべてのプランで、メールボックスの容量は50GBです。

Gmail｜Google

Gmailは、Googleが運営するWebメールです。「無料版」と「有料版」が存在します。無料と有料をあわせ、利用者数は世界各国で15億人をこえます。

【Gmail無料版の主な機能】

無料版の主な機能は、以下の通りです。
・メールの送受信
・テンプレート機能
・スムーズ機能
・ラベル管理

【Gmail有料版の主な機能】

ビジネス用の有料版は、グループウェアの「Google Workspace」内に含まれます。
そのため、有料版を契約すると、メール機能のほかに「カレンダー」や「チャット機能」を使えます。
メールの特徴的な機能は、「強固なセキュリティ」「独自ドメインの連携」などです。

【Gmailの料金と容量】

料金と容量は、プランによって異なります。
・Business Starter…月額換算680円（1年契約）／1人あたり30GB
・Business Standard…月額換算1,360円（1年契約）／1人あたり2TB
・Business Plus…月額換算2,040円（1年契約）／1人あたり5TB
・Enterprise…料金は要問合せ／1人あたり5TBだが追加申請も可能

まとめ：ビジネス・法人で役立つWebメールを活用しよう

ビジネスや法人向けWebメール選びでは、機能性、セキュリティ、独自ドメインの使用が欠かせません。これらの要件を満たすためには、無料版よりも有料版をおすすめします。

有料版Webメールは、導入が容易でありながら、何か問題が発生した際に頼れるサポート体制が整っているため、安心して利用できるのも魅力です。

また、代表アドレスの共有や複数人でのメール管理をする場合、「yaritori」を検討すると良いでしょう。効率的かつ安全なメール環境を確保できます。

yaritoriは、ビジネスでの「メール対応の効率化」について、徹底的に意識してつくられたWebメールサービスです。使いやすさにも定評があり、ITに関する知識がなくても、直感的に利用できます。まずは、高機能・低価格で利用できる「yaritori」からお試ししてみませんか？

Webメールについて詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。

Webメールとは？無料・有料版サービス、メールソフトとの違いも解説
有料Webメール比較３選｜メリット・選び方や無料版との違いを解説