【Outlook】メール共有方法を解説！共有メールボックスの設定手順を紹介

Outlookでメール共有を実現する仕組み

Outlookでは、「共有メールボックス」機能を使うことでメール共有を実現することができます。

共有メールボックスは、supportやinfo@などの会社代表アドレスに届くメールを、複数人で共有し、そのアドレスからメールの送受信ができる機能です。

通常のメール画面に、共有メールボックスに届くメールを表示することができるようになるので、個人アドレスと合わせてsupport@などの会社代表アドレスを管理することができます。

問い合わせ管理やヘルプデスクなどの業務をしているカスタマーサポート担当者や、問い合わせ対応を複数人でしている営業メンバーにオススメの機能です。

Outlookでメール共有をするメリット

そもそも共有メールボックス機能でメール共有をするメリットとはなにでしょうか？

ここでは代表的なメリットとして、「対応ミス・トラブルの防止」「スタッフの負担軽減」「スムーズな情報共有」を紹介します。

二重対応や対応漏れの防止

複数人でメール対応をする際に、口頭での情報共有やExcelでの進捗管理を行っていると、二重対応や対応漏れなどの事故が発生する可能性があります。共有メールボックスを活用することで、メールの返信状況などのステータスを全員で管理できるようになります。これにより、二重対応や対応漏れなどのミスを防ぐことが可能になります。

スタッフの負担軽減

共有メールボックスを使うことで、メールに気づいた人が対応できる仕組みができるため、一人あたりのメールの送受信量を減らすことができます。

「迷惑メールの削除」「メールの振り分け」などの作業も、メンバーの1人が対応すればチーム全員に反映されるので、メンバー各自で対応する手間が省けます。テンプレートを共通で利用することもできることなども利点です。

スムーズな情報共有（不要なCc/Bccの削減）

メールを共有することで情報共有がしやすくなることもメリットです。例えば、他メンバーの返信内容を容易に確認することができます。特に、テレワーク中はメールやビジネスチャットなどコミュニケーションツールが分散してしまいます。

メール共有なら、対応経緯などをその都度チャットで聞くことや、返信内容をわざわざCc/Bccなどで共有せずとも、メンバー全員の対応状況を把握することができます。

Outlookでのメール共有（共有メールボックス）の設定方法

それでは、Outlookで共有メールボックスを設定する具体的な方法についてみていきましょう。

• 管理者アカウントでMicrosoftにサインインします。
  ※「このページへのアクセス許可がないため、この操作を実行できません」 というメッセージが表示される場合、そのユーザーは管理者ではありません。
• 管理センターで、[Teams & グループ]＞ [共有メールボックス] ページに移動します。
• [共有メールボックス]ページで、「＋ 共有メールボックスを追加」を選択します。
  
•  共有メールボックスの名前・アドレスを入力します。名前は必要に応じて編集できます。
  
• 「変更を保存」を選択。
• 「このメールボックスにメンバーを追加する」を選択します。メンバーは、この共有メールボックスへの受信メールと返信内容を表示できるようになります。
  

「＋メンバーの追加」ボタンを選択します。この共有メールボックスを使用するユーザーの横にチェックマークを付けて、「保存」を選択します。

Outlookでのメール共有をさらに便利にする機能

Outlookで共有メールボックスを設定する方法について確認しましたが、Outlookには複数人での問い合わせ対応を効率化できる便利機能があります。

『ビジネスメール実態調査2023』によると、ビジネスマンは1日平均150分以上もの時間をメール送受信に費やしています。以下で紹介する「テンプレート機能」「タスク機能」「自動返信機能」はメール対応を効率化できる機能ですので、共有メールボックスの設定と合わせて活用してみてください。

テンプレート機能

テンプレート機能は、あらかじめ登録した宛先、件名、本文などが記載されている定型文をかんたんに入力することができる機能です。

問い合わせメールの対応は、同じ質問に対する返信なども多いため、定型の返信文を用意しておくとメール返信の効率化に繋がります。また、対応品質の均一化にも有効です。

タスク機能

タスク機能は、「開始日」や「期限」を設定することで、設定した日時にタスクを知らせてくれる機能です。

お客さまからの問い合わせの回答期限などを設定できるので、対応漏れや対応遅れを防ぐことができます。また、タスク機能でメモを活用することもできるので、他メンバーに仕事の依頼をすることも可能です。

タスク機能は、Outlook左上の「新しいタスク」から、タスクの詳細設定を行うことで使用でき、以下4つの設定を付与することができます。

• 開始日時や期限の設定
• 優先度を付ける
• 進捗情報を入力する
• タスクに関連したファイルの添付

自動返信機能

自動返信機能は、対象期間（時間）を設定し、その期間にメールを受信した場合に、自動で返信メッセージを送信できる機能です。

営業時間外などでメール対応出来ない場合に設定することで、一時的なお客さま対応を自動化することが可能です。また、差出人のアドレスによって、メッセージの内容を変更することも可能です。

Outlookでのメール共有の注意点

Outlookの共有メールボックス機能を使うことで、1つのメールボックスを複数人で共有することができるようになりました。

しかし、対応ステータスの管理や担当者の割り振りなど、メール対応を複数人で行うための機能が限定的なため、運用ルールを明確にするなどの注意が必要です。例えば、メールの内容や送信元の属性による振り分けや、担当する時間帯・曜日を決めるなど、業務分担を明確にするなどを決めておきましょう。

一日２０件以上のメール対応などのメール対応の量が多い方は、専用のメール共有システムの導入を検討することもオススメです。

メール共有なら「メール共有システム」もオススメ

メール共有システムは、複数人でのメール対応を効率化するためのサービスです。メールの対応状況（未対応・対応中など）や担当者の設定を行うことができ、メールごとのチャット機能や豊富なテンプレート機能が備わっています。

メールの転送で設定が完了するので、かんたんに利用を始められるのも特徴です。

【設定方法】

• メール共有システムから転送先のメールアドレスを発行
• Gmail 右上歯車の設定画面から「メール転送とPOP/IMAP」を選択
• 転送先アドレスに追加

メール共有システムは有料での利用が基本です。但し、メール対応を効率化するための便利な機能が備わっているので、一日20件以上のメール対応が発生しているなど、メール対応の量が多い方にはオススメです。

メール共有システムなら「yaritori」

「yaritori」とは、複数人でのメール対応を効率化するクラウド型のメール共有システムです。対応状況のステータス管理、メールごとのチャット機能でスムーズなメール対応を実現します。もちろんOutlookに届くメールも共有可能です。

yaritoriでどんなことができるのか、具体的にみていきましょう。

メールを複数人で管理しやすい機能が備わっている

メールアドレスを複数人で共有すると、「対応者が不明」「対応状況が不明」といったことから、対応漏れや重複対応が発生しがちです。

yaritoriでは、メールを「未対応」「確認中」「対応済み」など、対応状況に合わせて分類・可視化できます。メール毎に担当者を振り分けることも可能です。

チャットで社内コミュニケーションができる

出典：yaritori

yaritoriは、メールごとにメンバーとチャットできる機能が備わっています。

チャット機能を使って社内メンバーへの対応方針の相談や共有も「yaritori」上で行うことができるので、社内コミュニケーションを円滑化します。お客さま情報に関する自分用のメモとしても活用可能です。

顧客ごとに対応履歴を一覧表示できる

さらに、顧客ごとに対応履歴をワンクリックで一覧表示することができます。

誰がどういう経緯でメールを送ったかを社内チャットの履歴とともに確認することができるため、スムーズな顧客対応が可能となります。対応履歴を管理する必要もありません。

その他の便利機能

yaritoriには、上記以外にも以下のように複数人でのメール対応を効率化するための機能が備わっています。

• 二重対応防止ロック：誰かがメールの返信を始めると、他の人が返信できないようにロックをかける機能です。これにより、二重対応を防ぐことができます。
• 未読・既読機能：メールを既読したメンバーを表示する機能です。誰がメールを見たのかが一目でわかるため、コミュニケーションがよりスムーズになります。
• 下書きの共有（メールの承認機能）：他のメンバーが作成している下書き（メール内容）をリアルタイムで確認できる機能です。 担当者間でのダブルチェックや上長へのメール承認などに活用できます。

これらの機能により、二重対応や誤送信といったトラブル・事故を防ぎ、さらに業務スピードや対応品質を向上させることができます。

まとめ｜より快適な業務を目指すなら「yaritori」がオススメ

Outlookでメール共有する方法や便利機能について紹介させていただきました。共有メールボックスはOutlookを利用している方であればすぐに利用できるので、共有アドレスの管理方法でお悩みの方にオススメです。

但し、複数人で効率よくメール対応するためには機能が限定的なため、１日20件以上などメール量が多い方にはメール共有専用のサービスもオススメです。

yaritoriは、1ユーザー1,980円〜すぐに利用できるので、ぜひ検討してみてください。