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outlookでメール共有する方法とメリットを解説!メール対応の効率化をかんたんに実現

「1つのメールアドレスを複数のパソコンで管理できればいいのに…」とお悩みではありませんか?
この記事では、outlookでメール共有をかんたんに実現する方法をご紹介します。メール共有の基本的な仕組みから設定方法、便利な機能まで幅広くご紹介するので、お客さま対応で「info@」や「support@」などの共有アドレスを設定し、メール対応をしている方にオススメです。

「yaritori」は、1ユーザー980円から利用できるメール共有システムです。メールアドレスの複数人での共有を簡単に実現し、メール対応業務を効率化することが可能です。サービス概要・導入事例などがわかる資料を無料でお送りしますので、お気軽に資料請求をしてください。


▼関連記事 Gmailでのメール共有について確認したい方は、
Gmailを共有するオススメの方法!複数人での共有をかんたんに実現」をご覧ください。


outlookでのメール共有とは

outlookでのメール共有は、「共有メールボックス」を使うことで実現することができます。

共有メールボックスとは、support@などの会社代表アドレスに届くメールを、複数人で管理・共有し、そのアドレスからメールの送信をすることできる機能です。管理者が共有メールボックスへアクセスできるユーザーを管理し、ユーザーは共有メールボックスに設定したメールアドレスからメールの送受信をすることができるようになります。

個人のメンバーがログインする通常のメール画面に、代表アドレスに届くメールも表示することができるので、個人アドレスと合わせてsupport@などの会社代表アドレスを管理することができます。問い合わせ管理やヘルプデスクなどの業務をしているカスタマサポート担当者や、問い合わせ対応を複数人でしている営業メンバーにオススメの機能です。

outlookでメール共有設定をするメリット

「共有メールボックス」を活用するメリットは3つあります。

  • メール対応の効率化
  • スタッフの負担軽減
  • スムーズな情報共有

それぞれ順に見ていきましょう。

メール対応の効率化

共有メールボックスを活用すると、メール対応を効率化することができます。
会社代表アドレスでのメール対応を管理するさいにありがちな、口頭での情報共有やExcelでの進捗管理では、二重対応や対応漏れなどの事故が発生しますが、スムーズなメール対応をすることができます。
また、「迷惑メールの削除」「メールの振り分け」などの作業は、メンバーの1人が対応すればチーム全員に反映されるので、メンバー各自で対応する手間が省けるのもメール共有のメリットの1つです。

スタッフの負担軽減

次に、共有メールボックスを活用することで、これまで個人で管理していた問い合わせを、チームメンバー全体で管理することが可能です。個人管理では気付かない対応漏れなどのミスも、チームで管理すればメンバーの誰かが気付いて未然に防げるようになります。
また、メールを共有することで返信内容について他メンバーに相談したり、問い合わせ内容について全体周知する手間を大幅に削減出来ます。outlookでのメール共有では、テンプレートなども共通のものを使えるので対応品質の向上にも貢献出来ます。
近年、メール対応による二次的なクレーム発生のリスクがあるなかで、対応漏れや対応品質の均一化が出来る施策の導入はスタッフの負担軽減に繋がるといえるでしょう。

スムーズな情報共有

outlookでのメール共有は、情報共有をスムーズにします。
特にテレワーク中はメールや電話、ビジネスチャットなどのツールを活用したコミュニケーションが一般的です。しかし、対面でのコミュニケーションと比較して、見落としやタイムラグが発生するリスクは高くなります。

「私が対応します」というチャットを見逃していて、重複対応が発生したなんてことも珍しくありません。
メール共有なら、コミュニケーションを取らずとも、メンバー全員の対応状況をリアルタイムかつ正確に把握出来ます。


▼関連記事 テレワークに最適なコミュニケーションツールについて知りたい方は、
リモートワークに最適なコミュニケーションツール7選!選び方も解説」をご覧下さい。


outlookでのメール共有の設定方法

それでは、outlookで共有メールボックスを設定する方法を解説します。
かんたんですので、以下の手順通りに進めていきましょう。

  1. 管理者アカウントでサインインします。
    ※「このページへのアクセス許可がないため、この操作を実行できません」 というメッセージが表示される場合、そのユーザーは管理者ではありません。
  2. 管理センターで、「チームとグループ」から共有メールボックページに移動します。
  3. 共有メールボックスページで、「+ 共有メールボックスを追加」を選択し、 共有メールボックスの名前を入力します。名前は必要に応じて編集できます。
  4. 「変更を保存」を選択。
  5. 「このメールボックスにメンバーを追加する」を選択します。メンバーは、この共有メールボックスへの受信メールと返信内容を表示できるようになります。
  6. 「+メンバーの追加」ボタンを選択します。この共有メールボックスを使用するユーザーの横にチェックマークを付けて、「保存」を選択します。

outlookでのメール共有をさらに便利にする機能

outlookで共有メールボックスを設定する方法について確認しましたが、それ以外にもoutlookには複数人での問い合わせ対応で活用出来る機能がございます。
共有メールボックスの設定と合わせて活用することがオススメです。

テンプレート機能

テンプレート機能は、あらかじめ登録した宛先、件名、本文などが記載されている定型文をかんたんに入力することができる機能です。
問い合わせメールの対応は、同じ質問に対する返信なども多いため、定型の返信文を用意しておくとメール返信の効率化に繋がります。また、対応品質の均一化にも有効です。

タスク機能

タスク機能は、「開始日」や「期限」を設定することで、設定した日時にタスクを知らせてくれる機能です。
お客さまからの問い合わせの回答期限などを設定できるので、対応漏れや対応遅れを防ぐことができます。また、タスク機能でメモを活用することもできるので、他メンバーに仕事の依頼をすることも可能です。
タスク機能の設定方法は、まずoutlookを開き、左上の「新しいタスク」から、タスクの詳細設定を行うだけです。そうすれば、設定した日時にタスクが表示されます。

タスク機能には更に以下の4つの設定を付与できます。

  1. 開始日時や期限の設定
  2. 優先度を付ける
  3. 進捗情報を入力する
  4. タスクに関連したファイルの添付

自動返信機能

自動返信機能は、対象期間(時間)を設定し、その期間にメールを受信した場合に、自動で返信メッセージを送信できる機能です。
営業時間外などでメール対応出来ない場合に設定することで、一時的なお客さま対応を自動化することが可能です。また、差出人のアドレスによって、メッセージの内容を変更することも可能です。

いかがだったでしょうか?
ここまで、outlookでメール共有するメリットや方法について詳しく解説してきました。

メール共有ならメール共有システム「yaritori」がオススメ

yaritori」とは、複数人でのメール対応を効率化するクラウド型のメール共有システムです。対応状況のステータス管理、メールごとのチャット機能でスムーズなメール対応を実現します。もちろんOutloolに届くメールも共有可能です。

「yaritori」は、1ユーザー980円から利用できます。サービス概要・導入事例などがわかる資料をお送りしますので、お気軽に資料請求をしてください。

yaritoriでどんなことができるのか、具体的にみていきましょう。

メールを複数人で管理しやすい機能が備わっている

メールアドレスを複数人で共有すると、「対応者が不明」「対応状況が不明」といったことから、対応漏れや重複対応が発生しがちです。yaritoriでは、メールを「未対応」「確認中」「対応済み」など、対応状況に合わせて分類・可視化できます。メール毎に担当者を振り分けることも可能です。

チャットで社内コミュニケーションができる

yaritoriは、メールごとにメンバーとチャットできる機能が備わっています。
チャット機能を使って社内メンバーへの対応方針の相談や共有も「yaritori」上で行うことができるので、社内コミュニケーションを円滑化します。お客さま情報に関する自分用のメモとしても活用可能です。

誰がどういう経緯でメールを送ったかがわかる

さらに、誰がどういう経緯でメール送信したかをかんたんに確認することも可能です。
顧客ごとに対応履歴をワンクリックで表示することができ、誰がどういう経緯でメールを送ったかを社内チャットの履歴とともに確認することができます。対応履歴を管理する必要もありません。

「yaritori」は、1ユーザー980円から利用でき、多くの企業さまに「使いやすさ」で選ばれているメール共有システムです。サービス概要・導入事例などがわかる資料をお送りしますので、お気軽に資料請求をしてください。


メール共有システムについてさらに詳しく知りたい方は「【徹底解説】メール共有システムとは?メリットと活用事例を紹介」をご覧ください。


まとめ|より快適な業務を目指すなら「yaritori」がオススメ

いかがだったでしょうか?

outlookでメール共有する方法について詳しく見てきましたが、結論、メール共有には専用のサービスがオススメです。yaritoriは、1ユーザー980円~すぐに利用できるので、ぜひ検討してみてください。


メール共有システムには、サービスごとにさまざまな特徴があります。
さらに詳しく知りたい方は「【2021年最新版】メール共有システム8選を徹底比較!選定ポイントや事例も紹介」をご覧ください。


チームでのメール対応かんたんに。

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