無料で利用できる問い合わせ管理システム8選を比較してご紹介!

無料で利用可能な問い合わせ管理システムとは、対応状況の可視化や二重返信防止などの機能を無料で利用できるシステムです。AIを搭載したシステムも増えており、Excelやスプレッドシートと比べて業務効率を大幅に改善できます。

この記事では、無料で利用可能な問い合わせ管理システムや選び方などに関して、紹介しています。問い合わせ工数や管理工数の増大にお悩みの企業は、最後までご覧ください。

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問い合わせ管理システムについて詳しく知りたい方は、「問い合わせ管理システムとは？主要機能やExcel管理の問題点を解説」をご覧ください。

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問い合わせ管理システムとは？

問い合わせ管理システムとは、お客さまからの問い合わせ内容・回答履歴などの情報を、複数人で管理・共有することができるシステムをいいます。

問い合わせ管理システムに搭載されている主な機能は以下の通りです。

・対応ステータス管理機能（問い合わせへの対応状況管理・担当者設定など）
・お客さま情報の表示（顧客情報・過去の対応履歴の表示など）
・分析/レポート機能
・返信やよくある質問への回答テンプレート機能

これらに加え、各種ツールとの連携や社内情報共有をチャットでスムーズに行う機能などを利用して作業を円滑に進めることも可能です。

問い合わせ管理システムが必要な理由

問い合わせ管理システムが必要になる理由は大きく2点ほど挙げられます。

・メールアカウント共有のセキュリティ面での危険性
・Excelやスプレッドシートでの管理/作業の限界

問い合わせの数が少ない間は、Excelやスプレッドシートに対応状況などをメモしながら問い合わせ管理・対応していくことも可能かもしれません。

しかし、1日に20件以上の問い合わせが発生している場合、1人での問い合わせ対応では限界があるため、複数人で効率よく対応する仕組みが必要になります。

メールアカウント（ID・PW）共有のセキュリティ面での危険性

メールでの問い合わせ対応の場合、1つのメールアカウントのIDとパスワードを社内で共有している企業様もいらっしゃいます。

しかし、1つのメールアカウントのIDとパスワードを複数人で利用することは、
メールサービス自体の利用規約違反にあたるため推奨しません。
さまざまな場所から複数ログインされていると判断された場合には、最悪のシチュエーションとしてアカウントが停止される可能性が考えられます。

また、セキュリティの面においても大変危険です。
仮にIDとパスワードが社外に漏洩した場合には、個人情報や機密情報が抜き取られたとしても、誰による操作か判別することができなくなります。
個人情報の漏洩は企業の信用に直結する問題のため、安易にIDとパスワードを共有することは、とても危険な行為です。

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アカウント共有がなぜダメなのか、より詳しく知りたい方は、「Googleアカウントを複数人で共有するには？オススメの方法・注意点を解説」もご覧ください。

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Excelやスプレッドシートでの問い合わせ管理/作業の限界

問い合わせの増加に伴い、担当者が複数名となると、Excelやスプレッドシートで一元管理する方法では更新等の作業が手間になる可能性が考えられます。
最悪の場合には、問い合わせの対応漏れや、二重対応などの事故が発生する可能性も想定されます。

また、閲覧権限の設定次第では、顧客情報に関係するデータのURLを知っている人は、簡単に閲覧することもできてしまいます。
元社員や関係者は簡単に侵入できる可能性があるため、退職者が出るたびにアクセス権やURLを変更する手間が発生することがあります。

加えて、問い合わせ件数次第ではデータが膨大になるため、ファイル自体が重くなったり、更新に時間がかかる可能性も考えられます。リアルタイム更新も難しいため、迅速な対応ができなくなることも課題として挙げられます。

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問い合わせ管理についてより詳しく知りたい方は、「問い合わせ管理システムとは？主要機能やExcel管理の問題点を解説」もご覧ください。

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問い合わせ管理システムの導入検討目処

問い合わせ管理システムの導入は以下の基準を目処にするのがオススメです。
・1日の問い合わせ件数が20件超
・問い合わせ担当者が複数名（2-3名以上）

上記よりも問い合わせ件数や担当者数が多い場合には、問い合わせに対する迅速な返答が難しくなってしまったり、二重対応や対応漏れなどの事故が発生してしまう可能性が考えられます。

問い合わせ対応は売上や顧客満足度に直結する最重要事項となるため、上記の基準を元に問い合わせ管理システムの導入タイミングを検討いただくことを推奨いたします。

問い合わせ管理システムのメリットと機能

それでは、問い合わせ管理システム導入のメリットや機能の4点をご紹介させていただきます。

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【主なメリット】
・問い合わせ対応状況の可視化
・過去の対応履歴を確認できる
・問い合わせを分析・改善できる
・情報管理・セキュリティ面の安全性の担保
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メリット①問い合わせ対応状況の可視化

問い合わせ管理システムには、「対応済み」「未対応」など対応状況を可視化する機能がついています。問い合わせの対応状況が可視化できれば、「対応漏れ」や、同じ問い合わせに対して複数人が返信を送ってしまう「重複対応」を防ぐことが可能です。二重対応や対応漏れなどのミスを防止することで、お客さまからのクレーム削減やお客さまの満足度の向上といった部分に期待が持てます。

また、返信担当者割り振りの機能も搭載されています。この機能は、対応漏れや重複対応を防ぐとともに、割り振られた担当者が対応漏れの問い合わせはないかを可視化できるためタスク管理が簡単になり、業務効率化につながります。

メリット②過去の対応履歴を確認できる

問い合わせ管理システムは、顧客の今までの問い合わせ内容や対応履歴を確認できます。従業員同士で担当者が替わったとしても、前任者の対応内容や対応方針を履歴から確認できるため、引き継ぎの手間を省くことが可能です。

また顧客との過去のやりとりを共有管理できるため、各部署でのナレッジの蓄積にも貢献することができます。個人アドレスでの管理と異なり、各オペレーターのスキルによって提供品質に差が生じてしまうという属人化の解消への貢献が見込めます。

メリット③問い合わせを分析・改善できる

問い合わせ管理システムには、どのような内容の問い合わせが何件来ているか、従業員がどのくらいのスピードで問合せに対応しているかなどを分析できるレポート機能が搭載されています。
問合せサポートを担当する従業員の生産性を可視化でき、業務プロセスにおいて遅れや停滞を招いている部分の発見にもつながります。

問い合わせ分析機能では、クレームなどの問い合わせをサービス改善のヒントとし、業務設計やサービスの品質改善につなげることが可能です。
長期的にはクレーム数そのものを削減することへの貢献が見込めます。

メリット④情報管理・セキュリティ面の安全性の担保

問い合わせ管理システムの導入によって、顧客情報や商品情報など、機密情報の漏えいリスクを軽減できます。Excelやスプレッドシートでの管理と比べ、セキュリティ対策が充実しているためです。

データの暗号化やIPアドレスの制限、多要素認証などを搭載しており、不正アクセスやサイバー攻撃の脅威を軽減できます。また、システム上のデータは自動でバックアップされており、サーバーダウンが生じてもデータを失う心配はいりません。

初心者にオススメ!低価格から利用できる問い合わせ管理システム3選

ここからは低価格で利用できるオススメの問い合わせ管理システム3つを紹介します。

それぞれ、システム内にある機能の特徴やトライアル期間を明記しているため、
選定の際には参考にしてみてください。

yaritori （ヤリトリ） | Onebox株式会社

yaritoriは、Onebox株式会社が運営する問い合わせ管理システムです。7日間の無料トライアルが可能で、トライアル終了後も月額1,980円/1人からサービスを利用できます。最低契約期間もないサービスとなっており、リスクなく導入することが可能です。

複数人でのメール・問い合わせ管理を効率化するための機能はもちろんのこと、顧客情報の管理まで実施できます。社内メンバーとのスピーディーなコミュニケーションやナレッジの蓄積・共有をかんたんにするコラボレーション機能も多く実装されていることが特徴です。

サービスの特徴
・お客さまご自身で簡単サービス導入
・Gmailのようにシンプルで直感的なUIデザイン
・リアルタイムでさくさく動く

主な機能
・メール / 電話メモに対応
・モバイル対応
・メールのステータス管理・テンプレート機能など標準的な機能はもちろん、
　チャット機能など特徴的な機能多数
・各種ツール連携：Slack / Chatwork / Salesforceなど
・セキュリティ対策
・レポート機能 など

価格
・初期費用：0円
・月額利用料：1ユーザー1,980円〜
・最低契約期間：なし
・お試し期間：7日間無料

初期費用も無料であり、月額コストも低価格なサービスとなっております。
7日間の無料お試しもできるため、実際に使ってみた上で判断できるのが嬉しいポイントです。

メールワイズ（Mailwise）｜ サイボウズ株式会社

出所：メールワイズ公式HP

メールワイズは、サイボウズ株式会社が運営する問い合わせ管理システムです。

30日間のトライアルが可能です。スタンダードコースは1人当たり月額500円から、プレミアムコースは1人当たり月額1,500円から使用できます。スタンダードコースとプレミアムコースでは、情報を共有できるアカウント数や、登録できるメールアドレスの数が異なります。

同じくサイボウズ株式会社が運営する「kintone」と連携が可能です。連携することで、「kintone」内の顧客リストを経由して、直接メールを送れます。

主な機能

• メール・電話に対応
• スマートフォンアプリあり
• ステータス機能やコメント機能などの汎用的な機能
• サイボウズ社が提供している「kintone」との連携が可能

価格　※スタンダードコースの場合

• 初期費用：0円
• 月額料金：500円/1ユーザー（登録できるメールアカウント10個：利用人数は2人から）
• 最低契約期間：1ヶ月
• お試し：30日間無料お試しあり

zendesk｜株式会社Zendesk

出所：zendesk公式HP

zendeskは、株式会社Zendeskが運営する問い合わせ管理システムです。

14日間の無料トライアル制度があり、上位プランの全機能を試すことができます。トライアル終了後は、利用できる機能が異なる3つのプランから選べます。

機能の特徴は、メールやチャットで届いた問合せを集約し、内容をチケットとして管理できる点です。zendeskでは、電話の受発信も行うことができ、通話内容をチケットとして管理できます。また、zendesk Guideと呼ばれる機能を利用すれば、過去の問合せ・対応履歴・商品の詳細など社内のデータを集約してデータベース化できます。

主な機能

• サポートチケット管理システム
• 顧客の詳細とインタラクション履歴
• レポートと分析
• Facebook・Youtube・Instagramのコメントも集約可能

価格　※「Suite Team」の場合

• 初期費用：0円
• 月額料金：$19 /1ユーザー
• 最低契約期間：なし
• お試し：無料お試しあり

無料からでも使える問い合わせ管理システム5選

無料で利用可能な問い合わせ管理システムを5つ紹介します。

・Re:lation
・Freshdesk
・Tayori
・formrun
・HubSpot Service Hub

Re:lation｜株式会社インゲージ

Re:lationは、株式会社インゲージが運営する問い合わせ管理システムです。

10日間の無料トライアル制度があり、全ての機能を試すことができます。トライアル終了後は、2つのプランのどちらかを選べます。0円で利用できるフリープランか、初期費用50,000円＋月額料金12,800円から利用できる有償プランです。

機能の特徴は、メールやLINEなど10種類の会社窓口を一つの画面で一括管理できる点です。また、顧客の問い合わせ内容だけではなく、ECサイトを経由した情報も集約されます。外部のEC向けサービスやチャットツールとも連携が可能で、幅広く情報を管理できるシステムです。

主な機能

• ステータス管理
• 対応中のメールに自動でロックがかかる二重対応防止機能
• コメント機能などの汎用的な機能
• 様々な外部システムとのAPI連携が可能

価格　※「有償プラン」の場合

• 初期費用：50,000円
• 月額料金：12,800円
• 最低契約期間： なし
• 無料トライアル：10日間無料

Freshdesk｜Freshworks Inc

出所：Freshdesk公式HP

Freshdeskは、Freshworksが運営する顧客の問い合わせ管理システムです。

21日間トライアルが可能で、トライアル後は、4つのプランから選べます。初めての方におすすめのフリープランや、月額料金15ドルからのプランが用意されています。

機能の特徴は、メールや問い合わせ内容の一括管理、チーム内のタスク項目を「チケット」という概念で共有できる点です。「チケット」の情報を共有することで、チームの生産性を上げられるようにさまざまな機能があります。メールの自動返信機能や、テンプレートの作成が可能な点も特徴の一つです。

主な機能

• チケット機能
• 問い合わせ内容の分析・担当者の生産性など、データ分析機能
• ナレッジベースの作成・公開
• 様々な外部システムとの連携が可能

価格　※「Growth」の場合

• 初期費用：サービス画面がみれる情報なし
• 月額料金：$15
• 最低契約期間：なし
• お試し：21日間の無料お試しあり

Tayori

Tayoriは、株式会社PR TIMESが提供する問い合わせ管理システムです。無料プランに加え、14日間の無料トライアルを利用できます。

メーカーや不動産、Web制作など、幅広い業種の企業に導入されており、導入アカウント数は70,000を突破しました。

Tayoriの特徴は、顧客とのスピーディーなやりとりを実現する機能を多数搭載している点です。テンプレートを選ぶだけで、顧客からの問い合わせや予約の受付など、目的に応じたフォームを作成できます。

FAQも作成しておくと、顧客が必要な情報を効率的に収集できる体制が整い、問い合わせ件数の削減を図れます。FAQはドラッグ＆ドロップとキーボード操作で作成できるため、作業に特別なスキルは必要ありません。

また、チャット機能も搭載しており、顧客からの問い合わせに素早く回答できます。アンケートやフォーム、FAQとの連携にも対応しており、問い合わせ内容に応じて使い分けが可能です。

主な機能

1.フォーム作成
2.FAQ
3.チャット
4.アンケート

価格

1.初期費用：0円※エンタープライズプランのみ50,000円
2.月額料金：3,800円～
3.最低契約期間：なし
4.お試し期間：14日間の無料トライアルあり

formrun

formrunは、株式会社ベーシックが提供する問い合わせ管理システムです。無料プランに加え、14日間の無料トライアルが利用可能です。有料プランは月額3,880円から利用できます。

formrunはフォーム作成や自動返信、顧客管理など、機能性が充実した顧客管理システムです。ShopifyやGoogleアナリティクスなど、多くの外部ツールとも連携可能です。

ユーザービリティに優れているため、スタートアップ企業〜大企業まで、企業規模を問わず利用されており、導入実績は35万社に達しました。

また、常時SSL化やサーバー監視、多要素認証など、セキュリティ対策も充実しています。ベンダーはプライバシーマークやISMSを取得しており、情報漏えいの発生リスクを最小限に抑えられます。

主な機能

1.フォーム作成
2.自動返信
3.顧客管理
4.二重返信防止

価格

1.初期費用：0円
2.月額料金：3,880円～
3.最低契約期間：なし
4.お試し期間：14日間の無料トライアルあり

HubSpot Service Hub

累計ユーザー22万8,000社以上のHubSpotが提供する問い合わせ管理システムです。他のシステムと同様、無料プランに加えて14日間の無料トライアルが利用できます。

HubSpot Service Hubは、多くの業務を自動化できる点が特徴です。AIの搭載によって、問い合わせ管理や担当者への案件割り当て、返信文の作成などを自動化できます。

AIに自動化させる業務を学習させる際は、ナレッジやブログ記事、ヘルプページなどを活用するため、新たにシナリオを作成する必要はありません。

また、AIの活用によって、顧客からの問い合わせも24時間体制で受け付けられるようになり、対応の取りこぼしも防げます。

さらに、HubSpot CRMとの連携によって、ダッシュボードから最新の売上や営業活動の状況を把握できます。CRMとは無料で連携できるため、営業活動の効率化も推進したい企業にもおすすめです。

主な機能

1.ヘルプデスクとチケット管理
2.Breeze顧客対応エージェント
3.ナレッジベース
4.複数の顧客チャネルでのコミュニケーション

価格

1.初期費用：0円
2.月額料金：2,400円～
3.最低契約期間：6か月
4.お試し期間：14日間の無料トライアルあり

問い合わせ管理システムを選ぶ際の4つのポイント

ここまで、おすすめの問い合わせ管理システムのご紹介をいたしました。

問い合わせ管理システムを選定する上で、重要なポイントは大きく機能・価格・使いやすさ・規模/業種/部署はあっているかの4点になります。

それぞれ、どういった点に気をつけるべきかご紹介します。

自社に必要な機能が備わっているか

問い合わせ管理システムに求める機能は、企業ごとに異なります。
機能が豊富なほどコストも大きくなることが予測されます。

そのため導入を検討している場合には、事前に自社に必要な機能は何かを定義することを推奨いたします。

問い合わせの対応者が複数存在している場合

こちらの場合は担当者の明確化・返信ステータスの管理が最重要項目になります。そのため、適切な担当者を割り振るために業務状況を可視化できる機能、問い合わせ内容の社内共有機能、顧客情報との連携機能などを搭載した問い合わせ管理システムが役立ちます。

受注前にメールで顧客とやり取りすることが多い場合

似たような内容の問合せに対して瞬時に返信できるテンプレート機能や、初期対応の担当者を固定する担当者設定機能、初期対応の方針が共有できる履歴保存機能などメール対応に特化した問い合わせ管理システムが役立ちます。

出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会ビジネスメール実態調査2024

メールを1通書くのにかかる平均時間は5分57秒と言われているため、 一日に何度も送信する場合にはテンプレートの存在が重要になります。 問い合わせ管理システムの導入は対応スピード自体の改善効果が見込めます。

料金体系はどうか、低コストで利用できるか

問い合わせ管理システムごとに料金体系は異なります。自社に必要な機能かを判断した上で費用対効果を考慮しながら確認することを推奨いたします。

料金体系で着目すべきポイントは、主に4点です。
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・初期費用
・最低契約期間
・利用できるユーザー数
・無料トライアル
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初期費用

アカウント取得や製品設定にかかる初期費用は、サーバーを購入するオンプレミス型であれば数万円かかります。クラウド型であれば初期費用0円で利用できるシステムもあります。予算感に応じたシステムの利用を推奨いたします。

最低契約期間

国内企業が運営する問い合わせ管理システムのほとんどは、最低契約期間が1か月〜1年に設定されています。多くの場合、最低契約期間を満たす前に解約したとしても支払った費用は返還されることはありません。

利用できるユーザー数

問い合わせ管理システムは、利用できるユーザー数によって月額利用料金が変動するタイプとユーザー数無制限のタイプがあります。導入前に使用する従業員の数を把握し、必要となるユーザー数を満たす料金体系を選ぶ必要があります。

無料トライアル

導入した後のミスマッチを防ぐためにも、無料トライアルが実施されている場合は必ず体験することを推奨いたします。初期費用や最低契約期間が設定されているサービスもあるため、トライアルにて事前にお試しすることが重要です。
「導入してみたけど使い勝手が悪かった」といった事態にならないように無料トライアルを活用するか、最低契約期間が設定されていない問い合わせ管理システムを選ぶようにしましょう。

誰でも簡単に使えるUI設計かどうか

問い合わせ管理システムは複数の従業員が使用するため、誰でも使いやすいようにデザインされたシステムがおすすめです。マニュアルを参照しなくても直感的に理解できるような操作性であれば、既存システムから移行する場合でもスムーズに導入できます。

実際の挙動を確認するためには、無料トライアルが役立ちます。無料トライアルを使う際は、管理職などの上層部だけではなく、実際に問い合わせ管理システムを使う現場の従業員も一緒に使いやすいかどうかを確認しましょう。

規模・業種・部署はあっているか

問い合わせ管理システムは、搭載機能や料金体系がシステムごとに異なるため、企業規模や業種、導入部署に合ったものを選ばなければなりません。

ミスマッチを避けるには、導入前に自社の課題やニーズを明確化しておくことが重要です。仮に導入目的が曖昧な状態でシステムの選定を進めると、「必要な機能がない」や「機能を持て余している」などの事態を招き、高い投資に見合った効果が得られないでしょう。

たとえば、従業員数が少ない企業では、操作画面が見やすく直感的に使えるシステムが適しています。一方、大規模な組織では部署間の連携が必要なケースもあるため、グループチャットをはじめコミュニケーション機能が必要です。

情報漏えいの発生を防ぐため、アクセス権限の設定やIPアドレスの制限など、セキュリティ対策の充実度も確認しましょう。

また、カスタマーサポートや営業など、顧客対応が多い部署に導入する場合、複数人での顧客対応を効率化できるかが、ポイントになります。

複数アドレスの管理や対応状況の可視化、自動返信などを搭載しているか、を確認しましょう。さらに、二重返信防止やメールの未読/既読表示を搭載していると、重複対応や対応漏れの発生を防げます。

まとめ｜問い合わせ管理システムを導入して業務を効率化しよう！

本記事では問い合わせシステムの機能・おすすめサービス・選ぶ際のポイントなどをご紹介いたしました。  

Excelやスプレッドシートでの問い合わせ対応に限界を感じている場合には、問い合わせ管理システムの導入を検討することを推奨いたします。 

 問い合わせ管理システムはサービスごとに機能や料金が大きく異なります。 まずは無料版や無料トライアルを利用して自社の業務との相性を確かめ、従業員が使いやすく、現在の業務フローに支障が出ない問い合わせ管理システムを選びましょう。

Onebox株式会社が提供するyaritoriは、はじめて問い合わせ管理システムを導入する方にも使いやすいシステムです。導入する際、初期費用や最低利用期間が発生しません。
無料トライアルも用意されており、ミスマッチによる無駄な費用の支払いを避けられます。問い合わせ工数の増大にお悩みの企業は、yaritoriの導入をご検討ください。