クラウドメールとは？仕組みや法人が導入するメリット・デメリットを紹介

在宅勤務やリモートワークなどの働き方が浸透したことで、これまでの業務フローや使用ツールの見直しをする機会も増えたのではないでしょうか。なかでも、ビジネスをするうえでもっとも基本的なコミュニケーションツールであるメールの見直しをする企業が増えています。

この記事では「クラウドメール」とはどのようなシステムなのか、法人・企業が実際に導入した場合のメリット・デメリットを紹介します。おすすめのクラウドメールもご紹介しますのでぜひご覧ください。

クラウドメールとは？

クラウドメールとは、Webブラウザを経由してクラウド環境にあるメールサーバーに接続することで、メールの閲覧・送受信ができるものを指します。いわゆるWebメールと呼ばれるものもクラウドメールです。

インターネットに接続できる場所や端末であればいつでも・どこでも利用できるというのが大きな特徴です。ブラウザもしくはアプリから利用することが多く、もっとも有名なクラウドメールの一例としてGmailやYahoo!メールが挙げられます。

クラウドメールの仕組み｜従来のメールとの違いは？

端末問わず、ブラウザに接続できればクラウドメールが使えるという説明を読んで、「他のメールは違うの？」という疑問が生じた方もいるかもしれません。これはそれぞれのメールシステムの仕組みの違いを理解することで解決できます。

クラウドメールが場所や端末を問わずに利用できるのは、メールサーバー（SMTP、POP、IMAP）に直接接続しないためです。

メールサーバーとは、その名の通りメールの送受信を行うためのサーバーの総称です。

メールを利用するためには送信する役割を持つSMTPサーバーと受信の役割を持つPOPサーバー（受信データを直接端末に保存する）もしくはIMAPサーバー（受信データをメールサーバー上に保存する）、そして送信先を割り出すDNSサーバーが必要になります。

これまで企業で導入されてきた従来型メールの多くはオンプレミス型のメールシステムを採用しています。オンプレミス型では、これらのメールサーバーをまずは自分たちで構築し、各サーバーに直接接続するためのソフトウェアを社用PCなどの端末にインストールして利用する仕組みになっています。

つまり、ソフトウェアがインストールされていない私用の端末や、VPN接続ができない社外ではメールの送受信ができません。

一方、クラウドメールを利用したいときはブラウザからクラウド上のメールサーバーへのログイン認証さえ行えばOKです。受信・送信を行うための各サーバーへの接続はログインしたメールサーバーが行うため、利用場所や端末に左右されないのです。

クラウドメールを導入する5つのメリット

クラウドメールの仕組みを踏まえ、企業がクラウドメールを導入するメリットを5つに整理しました。一つずつ解説します。

• Webに接続できる環境・デバイスであれば社内外問わず利用可能
• セキュリティ対策に注力できる
• メールボックスの容量が大きい
• 拡張性に優れている
• 運用・管理の負担が減る

Webに接続できる環境・デバイスであれば社内外問わず利用可能

繰り返し述べている通り、クラウドメールはメールサーバーに直接接続する必要がありません。メールサーバーにログインするためのブラウザ接続ができれば利用できます。

そのため、会社以外の場所で仕事をする時やクライアント訪問のために移動しているタイミングであっても、手元にある端末でメールの確認や返信が可能になります。

これはリモートワークの推進やスキマ時間の業務効率改善に寄与するでしょう。

セキュリティ対策に注力できる

情報セキュリティ事故の発生件数は年々増加しており、2022年に上場企業とその子会社が漏えいさせてしまった個人情報が592万人分と過去最多となっています。また、中小企業を狙ったサイバー攻撃も深刻化しており、機密情報をやり取りするメールにおいて厳重なセキュリティ対策が求められています。

オンプレミス型メールシステムでセキュリティ対策を行うためには、必要な機能の要件定義から着手し、開発時に実装するか別途対策ツールを導入する必要がありました。

しかし、クラウドメールは情報漏えい防止機能や迷惑メール・スパム防止フィルター、メール暗号化といった機能を標準搭載しているものが数多く提供されています。セキュリティ対策の強化に取り組みやすいのは心強いですね。

ただし、当然ですがセキュリティ対策の充実度はサービスによって異なります。自社が求めるセキュリティ水準を満たしているか確認した上で導入することが求められます。

メールボックスの容量が大きい

オンプレミス型はメールサーバー内にメールのデータを保管できない仕様でしたが、クラウドメールはベンダーが所有する大規模なメールサーバー上にメールのデータを保管することができます。

そのため、ユーザーそれぞれに割り当てられるメールボックスの容量は無料サービスのGmailで最大15GB、Yahoo!メールは最大10GBとゆとりのある容量となっています。他のサービスであっても数GB〜数十GBの容量を持つメールボックスを提供していることが多いため、ファイルを添付する機会が多いユーザーでも安心して利用できます。

拡張性に優れている

導入時に決定した開設ユーザー数やメールボックスの容量、オプション機能は実際に現場で運用を開始すると「やっぱり増やしたい・減らしたい」となるような状況の変化は往々にして起こりえます。

オンプレミス型でそれらに対応するためには、サーバーを増設したり機能を追加で開発したりする工数がかかります。

一方、クラウドメールであれば契約内容や設定を変更するだけですぐに適用されるため、自社にとって使いやすいようスピーディーかつ柔軟に対応できる拡張性も魅力的です。

運用・管理の負担を省ける

オンプレミス型メールは自社で開発・運用・管理が前提となるため、当然それだけ負担がかかります。

クラウドメールであればサーバーやソフトウェアの更新や保守運用、障害発生時の対応はベンダーが対応するため、運用・管理の手間を省くことができます。

クラウドメールサービスによって強みとする機能や特徴は異なるため、ここで紹介したメリットはあくまで一例となります。

自社が利用するメールシステムに対して絶対に譲れない条件を整理し、それを過不足なく満たすことのできるサービスを選定することでクラウドメールの恩恵を最大限受けられるでしょう。

クラウドメールを企業・法人で導入する3つのデメリット

良いことづくめのように見えるクラウドメールですが、当然デメリットもあります。

ここでは3つ紹介します。

• 事業規模によってはランニングコストが割高になることがある
• サーバー障害が発生すると自社で対応することが難しい
• データ管理におけるベンダーへの依存度が高くなる

事業規模によってはランニングコストが割高になることがある

クラウドメールサービスの多くが、利用ユーザー数や契約するメールボックスの容量に応じて利用料金を決定しています。大規模な組織に導入されることを前提としたサービスであれば、ユーザー数が増えるほど割引率が高くなるプランを用意しているケースもあるものの、一般的には導入対象となるユーザー数が多い企業であればあるほど利用料金は膨れる傾向にあります。

さらに、サービスを利用している間は毎月利用料金が発生します。従業員数によってはオンプレミス型の方がトータルで見たときにコストをおさえてメールを利用できるケースもあるため、自社の規模に適したサービスを選定することも大事です。

サーバー障害が発生すると自社で対応することが難しい

メリットの章では「障害発生時の対応がベンダー企業になり自社の負担が減る」と紹介しましたが、デメリットに転じることもあります。

例えば、顧客向けのメルマガや自動応答メールの一切が送信できなくなるといった、自社の営業活動に著しく影響を与えるような緊急度の高い障害が発生した場合も、復旧のめどや対応に着手するタイミングはベンダー企業に左右されてしまいます。

オンプレミス型であれば社内での対応優先度をあげて障害対応にリソースを割くことができますが、クラウドメールの場合は自社で対応できることがなく、ベンダー企業の対応待ちになってしまいます。

未然にこのデメリットを防ぐためには、BCP対策としてサーバーを複数拠点で運営していたり、安定稼働を誇るサービスを選定すると良いでしょう。

データ管理におけるベンダーへの依存度が高くなる

メールのデータが全てベンダーのサーバー上に保管される仕様上、サーバーがサイバー攻撃を受けたりサービス提供を終了したりといった万が一の事象が発生した場合に、メールデータを失うおそれがあります。

何らかの形でメールデータのバックアップや移管はできるのか、またベンダー企業の経営状況は安定していて長期間信頼して契約することはできるのかといった部分も事前にチェックすると安心です。

おすすめの主要クラウドメールサービス3つ

ここでは主要なクラウドメールサービスを3つご紹介します。

yaritori｜Onebox

「yaritori」はOnebox株式会社が提供している問い合わせ管理機能に特化したクラウドメールサービスです。顧客からのメールの問い合わせの対応状況（未対応・対応済みなど）を可視化し、社内メンバーとコミュニケーションをしながら効率的に対応することが可能です。

テンプレート機能や自動返信、送信予約などの業務効率化機能もたくさんあり、業務時間が劇的に改善したなどの事例も豊富です。顧客との問合せ・やりとりを効率化したい企業におすすめです。

Gmail｜Google

「Gmail」はGoogleが提供するフリーメールサービスです。全世界のメールユーザーの28%がGmailを利用しています。

無料にも関わらず、最大15GB利用できる大容量のメールボックスが使用でき、迷惑メールのフィルタリングもしっかり機能しているためセキュリティが高いのが強みです。

Exchange Online｜Microsoft

「Exchange Online」はMicrosoftが提供する、法人向けメール送受信サーバーのサービスです。50GBもしくは100GBの大容量メールボックスが使用できます。さらに、予定表や連絡先といった情報も組織で共有することが可能です。

メールサーバーにあるメールを読み込むためのメールクライアントであるOutlookと連携して使用するのがおすすめです。

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「【最新版】クラウドメールサービス比較11選｜種類やおすすめを解説」も併せてご確認ください。

まとめ | クラウドメールを理解して使おう

クラウドメールの仕組みや特徴を正しく理解し、自社に適したサービスを導入することで、社内のメールにまつわる業務フローやコミュニケーションコストの課題を改善できます。

この記事で紹介したメリットとデメリットを自社の状況と照らし合わせてみて、メリットがもたらす影響の方が大きいと判断した際はぜひ法人向けのクラウドメールサービスの利用を本格的に検討してみてはいかがでしょうか？

なかでもyaritoriは、チームで働く多くの法人ユーザーから「使いやすさ」で選ばれているクラウドメールサービスです。14日間無料でお試しでき、実際の使用感を体感することも可能です。ぜひお気軽にご相談ください。