クラウドメールとは？仕組みや機能などの基本知識を徹底解説

クラウドメールは、クラウド（インターネット上の仮想的な保管場所）にあるサーバーを利用して、メールの送受信や保管を行うサービスです。自社で物理的なサーバーを持たずに運用できるため、導入の手軽さと柔軟性が特徴です。

近年、テレワークやハイブリッドワークが定着し、「オフィス以外の場所でも安全にメールを確認したい」というニーズが高まっています。そのため、端末に依存する従来のメールソフトに代わり、クラウドメールは多くの企業にとって欠かせない存在です。

この記事では、導入前に知っておきたいクラウドメールの基本知識を解説します。仕組みや主な機能、導入のメリット・デメリット、最適なサービスの選び方についても詳しくまとめます。

ビジネスや個人利用において、自分に最適なクラウドメールサービスが見つかる内容となっていますので、ぜひ最後までご覧ください。

クラウドメールとは？

まずはクラウドメールに関する基本知識について見ていきましょう。

クラウドメールとはサーバー上のデータにアクセスして利用するメールサービス

クラウドメールとは、本文や添付ファイル、アドレス帳などのデータを、インターネット上のサーバーに保存し、ユーザーがアクセスして利用するメールサービスです。

従来のメール利用では、会社の物理サーバーやプロバイダから、パソコンなどの端末にデータをダウンロードして保存・管理する方式が主流でした。この場合、一度受信したデータは会社の物理サーバーやプロバイダから削除され、特定のパソコン内に保存されるため、他の端末からは過去のメールを確認できないという制約がありました。

一方、クラウドメールでは、データは常にインターネット上のサーバーに保管されています。ユーザーは、パソコンやスマートフォンなどの端末を用いて、そのデータにアクセスしてメールの管理を行います。

そのため、会社で作成中のメールの続きを移動中にスマートフォンから編集したり、自宅のタブレットで過去の送信履歴を確認したりと、場所や端末に縛られずに、最新のデータを閲覧・操作できるのが特徴です。

クラウドメールの仕組み｜インターネット上のサーバーでデータを一元管理する

クラウドメールは、手元の端末にデータを残さず、常に「クラウド上のメールボックス」を直接操作する仕組みになっています。

従来のメールソフト（POP方式）が、郵便受けから手紙を取り出して自分の机の引き出し（端末）にしまうような仕組みであるのに対し、クラウドメールは「インターネット上の大きな保管庫」に全員がアクセスし、その中で作業を行うようなイメージです。

具体的には、ユーザーがメールを開いたり送信ボタンを押したりするたびに、インターネットを経由してサーバーへ指示が送られ、サーバー側で処理が実行されます。データの実体が常にサーバー側にあるため、パソコンで「既読」にしたメールは、スマートフォンで開いた際も「既読」として表示されます。

このように、すべての端末で常に「最新かつ同じ状態」が同期される仕組みによって、デバイスを跨いだスムーズな業務遂行が可能となっているのです。

クラウドメールの主な機能

クラウドメールには、従来のメールソフトと同様の基本機能に加え、利便性を高める追加機能が備わっています。

基本機能｜送受信・管理の標準機能

現在提供されているクラウドメールの多くには、スムーズに業務を行うための以下のような機能が標準搭載されています。

追加機能｜効率化やセキュリティのための機能

さらに法人向けのクラウドメールでは、組織での利用を前提とした高度な機能が提供されています。

クラウドメールの種類

クラウドメールサービスは、利用目的や対象者によって個人向けと法人向けに分けられます。基本的なメールの送受信機能は同じですが、機能面では違いがあります。双方の特徴を理解し、自社の用途に合ったタイプを選びましょう。

個人向け（無料版）

個人向けクラウドメールは、誰でも手軽に利用できるのが特徴です。「Gmail（無料版）」や「Yahoo!メール」「Outlook.com」などがこれに該当し、アカウント登録を行うだけですぐに利用を開始できます。

最大のメリットは、初期費用や月額料金がかからず、無料で利用できる点です。プライベートでの連絡手段としてはもちろん、コストをかけたくない個人事業主やフリーランスの方にも広く利用されています。

ただし、ビジネス利用においてはいくつかの制限があります。

まず、メールアドレスの末尾（ドメイン）が「@gmail.com」や「@yahoo.co.jp」などのサービス提供元のものになるため、独自ドメイン（@会社名.co.jp）を使いたい場合には不向きです。

また、保存容量に上限があったり、画面上に広告が表示されたりする場合もあります。さらに、万が一のアカウント停止リスクや、サポート体制が限定的である点も考慮しなければなりません。

法人向け（有料版）

法人向けクラウドメールは、企業がビジネスで使用することを想定した有料サービスです。「Google Workspace」や「Microsoft 365」などが含まれます。

個人向けとの最大の違いは、「信頼性」と「管理機能」です。

法人向けサービスでは、企業の顔となる独自ドメイン（@company.co.jpなど）を利用できるため、企業認知度向上やブランドイメージのアップが望めます。また、管理者機能が充実しており、社員のアカウント一括追加・削除や、退職者のメールデータの保全、操作ログの監査などが可能です。

セキュリティ面でも、法人向けサービスではウイルス対策や誤送信防止機能、強固なアクセス制限などが提供されることが多く、情報漏えいリスクを抑える仕組みが整っています。ビジネスで本格的に利用するならば、コストをかけてでも法人向けサービスを選ぶのがおすすめです。

クラウドメールの選び方

最適なクラウドメールを選ぶためには、以下の3つのポイントを確認しましょう。

利用したい機能は揃っているか

まずは、自社の業務課題を解決するために必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。

たとえば、個人での業務効率化を目指すなら、強力な「検索機能」や「カレンダー連携」が重要です。一方で、サポート窓口（support@など）をチームで運用する場合は、個人のメーラー機能だけでは不十分です。

チーム運用を検討しているなら、以下のような機能があるかチェックしましょう。

・複数人でのメール共有・管理機能
・「未対応・対応中」などのステータス表示
・二重返信防止機能（ロック機能）
・社内メンバーとのチャット・コメント機能

このように、導入目的によって必要な機能は異なります。まずは「何のために導入するのか」を明確にし、それを実現できる機能を備えたサービスを選びましょう。

独自ドメインへの対応は可能か

ビジネスで利用する場合、多くの企業は独自ドメインを使用しています。独自ドメインとは、数字やアルファベットを自由に組み合わせて作れるタイプのドメインです。

無料のフリーメール（@gmail.comなど）ではなく、独自ドメインを利用して企業名やブランド名を示すメールアドレスを使用すれば、対外的な信頼性やブランドイメージの向上につながります。

法人向けの有料クラウドメールであれば基本的に対応していますが、プランによっては別途ドメイン取得費用や設定が必要になる場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

独自ドメインとは

メールアドレスの＠から後ろの部分のことで、インターネット上での住所の役割を担っています。独自ドメインは世界で唯一であり、他の方は使用できません。

また、独自ドメインは一定の初期費用や維持費が発生するものの、一度取得すると半永久的に利用できます。ユーザーや検索エンジンに認識されやすく、企業認知度向上やブランドイメージのアップが望めます。

他システムとの連携は可能か

最後に、社内で既に利用している他のシステムと連携できるかも確認しましょう。

メール業務は単独で完結するものではなく、顧客管理やチャット連絡など、ほかの業務と密接に関わっているからです。たとえば、CRM（顧客管理システム）と連携できれば、メール画面に顧客の購入履歴を表示させながら対応することができます。

また、チャットツール（SlackやChatwork）と連携すれば、重要なメールを受信した際に即座に通知を受け取ることが可能です。

連携機能が豊富なクラウドメールを選べば、メール対応だけでなく業務全体のフローを効率化できます。

代表的なクラウドメールサービス4選比較

ここでは、ビジネスで導入する価値の高いおすすめのクラウドメールサービスを4選紹介します。

yaritori｜Onebox株式会社

「yaritori」チームでのメール共有・管理に強みを持つクラウドメールサービスです。「info@」や「support@」といったメールアドレスを複数人で運用する際に発生しがちな、「二重対応」や「対応漏れ」を未然に防ぐための機能が揃っています。

届いたメールごとに「未対応」「対応中」「完了」といったステータスを設定できるため、誰がどのメールを担当しているかがリアルタイムで可視化され、チーム全体の対応状況が一目でわかります。また、メール画面上でチャットができる機能や、AIによる返信文作成支援機能も搭載しており、対応スピードと品質を同時に向上させます。

現在使用しているメールサーバー（GmailやOutlook、レンタルサーバーなど）に接続して利用する仕組みのため、今の独自ドメインをそのまま利用可能です。SlackやChatworkへの通知連携にも対応しています。

カスタマーサポートや営業窓口など、チームで確実な顧客対応を行いたい企業に最適です。料金は1ユーザーあたり月額1,980円（税抜）から利用可能で、初期費用や最低契約期間の縛りはありません。7日間の無料トライアルも用意されています。

Google Workspace (Gmail)｜Google

Google Workspaceに含まれるビジネス版Gmailは、Googleが提供する世界最大級のクラウドメールサービスです。個人向けGmailの使いやすさはそのままに、ビジネスに必要な独自ドメインの利用や高度な管理機能が追加されています。

強力な検索機能と精度の高いスパムフィルタが特徴で、膨大なメールの中から必要な情報を瞬時に見つけ出し、セキュリティリスクを自動で排除します。また、Googleドライブ、カレンダー、Meet（ビデオ会議）といった他のGoogleツールとシームレスに連携しており、ブラウザひとつで業務を完結できる利便性があります。

組織内のコミュニケーションを活性化させ、業務効率を最大化したい企業に適しており、特に、リアルタイムでの共同編集やチャット連携を重視する組織におすすめです。

料金は「Business Starter」プランで1ユーザーあたり月額800円（税抜）から利用可能です。14日間の無料試用期間があります。

Microsoft 365 (Exchange Online)｜Microsoft

Microsoft 365に含まれるExchange Onlineは、Microsoftが提供する、ビジネスメールのデファクトスタンダードとも言えるサービスです。

メール、予定表、連絡先を一元管理できるほか、誤送信防止や暗号化などのエンタープライズレベルのセキュリティ機能を備えています。大企業の厳格なコンプライアンス要件にも対応できる管理機能の高さが強みです。

また、独自ドメインでの運用に対応しており、Word、Excel、TeamsといったMicrosoft Office製品との強力な連携も特徴です。受信メールからワンクリックでTeams会議を設定したり、SharePointでファイルを共有したりと、Office製品を中心とした業務フローを構築している企業に最適です。

料金は「Microsoft 365 Business Basic」プランで1ユーザーあたり月額899円（税抜・年払い）から利用可能です。1か月の無料試用期間があります。

Yahoo!メール｜LINEヤフー株式会社

Yahoo!メールは、LINEヤフー株式会社が運営する、国内最大級の利用者数を誇るクラウドメールサービスです。直感的に操作できるシンプルな画面設計と、長年の運営実績による安心感が特徴です。

基本的には個人向けの無料サービスですが、容量無制限のメールボックスや、ウイルスチェック機能などが充実しています。ビジネス利用の場合、「Yahoo! JAPANビジネスID」を利用することで、広告出稿などのビジネスツールと連携が可能ですが、完全な独自ドメインでの運用には標準対応していません。

コストをかけずにWebメールを利用したい個人事業主や、フリーランスの方、あるいはサブのメールアドレスとして手軽に運用したい場合に適しています。

料金は基本的に無料です。広告非表示などの機能を持つ有料サービス「Yahoo!メール セキュリティーパック」などが用意されています。

まとめ｜クラウドメールで業務環境を最適化しよう

メールは企業の信頼性や業務効率につながる重要なインフラです。だからこそ、導入するクラウドメールを選ぶ際は、自社の利用目的や解決したい課題に合致しているかを慎重に見極めなければなりません。

特にビジネスで本格的に利用するのであれば、対外的な信用を示す「独自ドメイン」が運用でき、万全のセキュリティ対策が施された法人向けの有料サービスを選ぶのがおすすめです。

また、カスタマーサポートや営業窓口のように、チーム単位でメール対応を行う場合には、一般的な個人のメールボックスではなく、複数人で「対応状況」を可視化できる共有管理型のサービスを選びましょう。対応漏れなどのミスを防ぎ、業務品質の向上につながります。

本記事を参考に、自社に合ったクラウドメールを導入して、業務環境を向上させましょう。