メーリングリストの適切な管理方法や運用の限界・対応策について解説

メール共有・管理

2024.04.16

メーリングリストとは、一度に複数の宛先へ同じ内容のメールを送信することができる仕組みです。

特定メンバー間での情報共有をスムーズに行うことができるので、部署やプロジェクトチームなどで一般的に活用することができます。

メーリングリストは便利な反面、仕様上どうしても「誰が対応しているのかわからない」「CCのメール共有が多すぎる」といった問題が起こりうるため注意が必要です。

この記事では、メーリングリストを使う際の注意点や管理方法、メーリングリストを使ったメール対応の限界とその解決方法について解説します。これからメーリングリストを活用しようと考えている方や管理に困っている方はぜひ参考にしてください。

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support@のような共有メールアドレスを複数人で共有し対応状況を可視化できるため、メーリングリストで発生する返信漏れや見落としといった問題を解決することができます。

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メーリングリストとは
メーリングリストの作成方法
メーリングリストの問題点
メーリングリストの適切な管理・運用方法
メーリングリストによる運用の限界
メール共有ならメール共有システム「yaritori」がおすすめ

メーリングリストとは

メーリングリストとは、複数人の宛先へ同時にメールを配信できる仕組みのことです。「メーリス」や「ML」などと呼ばれることもあります。

メーリングリストを作成すると、事前に登録した全てのメールアドレスへ簡単に一斉送信をすることができます。

リストを複数作成しておけば、部署やプロジェクトチーム毎に使い分けて全員へのメール配信を行うことが可能です。

また、CCやBCCにメーリングリストを指定すれば、社外とのメールの内容もメンバー間で常に情報共有しておくことができるので使い方次第ではとても便利であるといえます。

メーリングリストのメリット

メーリングリストを利用するメリットは大きく3つ挙げれられます

・かんたんに情報共有の仕組みを作れる
メーリングリストではビジネスチャットなど新たなアプリの導入の必要なく、メールアドレスの登録だけで手軽に情報共有を実現することができます。

・複数の宛名（アドレス）を入力する手間が省ける
グループのアドレスを1つ指定するだけでメンバー全員にメールを送信できるため、送信者は毎回のように複数のアドレスをCCに手入力するといった手間を省くことができます。

・入力ミスなどによる誤送信を防げる
宛先やCCへのアドレスの手入力が不要になることで、メールアドレスの入力ミスによる誤送信やそれに伴う情報漏洩を防ぐことができます。

▼メーリングリスト以外にも、メールアドレスを共有する方法には様々なものがあります。詳しくは、「メールアドレスを複数人で共有する方法 | Gmail・Outlookで無料で実現するやり方は？」をご覧ください。

メーリングリストの活用が見られるシーン例

メーリングリストは様々な場面で用いられます。具体的な活用シーンを見ていきましょう。

・情報交換や意見交換
特定の話題に関心のある人をあらかじめリストに入れておくことで、お互いにその話題について有益な情報を交換したり、意見交換やディスカッションをしたりすることができます。

・プロジェクトチームや部署間での進捗管理
クライアントや顧客とメールをする際に、CCにチームのメーリングリストのアドレスを入れることで、メールの内容を上司やチームメンバーに常に共有しておくことができるため、進捗管理等に活用することができます。

・お問い合わせ窓口
メーリングリストのアドレスをお問い合わせ窓口として一般公開することで、リスト内のメンバー複数人でお問い合わせに対応する体制を簡易的に整えることができます。

・お知らせ配信やニュースレター
管理人の承認不要で登録可能なメーリングリストを一般公開することで、企業は購買登録した顧客に対し最新情報や業界トレンドなどを定期的に配信することができます。

▼メーリングリストの概要やメリットについて詳しくは「メーリングリストとは？Gmail,Outlookでの作り方と注意点も解説！」をご覧ください。

メーリングリストの作成方法

メーリングリストの作成方法は、お使いのメーラーによって異なります。

Gmailの場合

Gmailでは、Googleグループという機能を使ってメーリングリストを作成することができます。Googleグループでは、グループのメンバーにメールを一斉送信できるほか、ファイルやカレンダーの予定を関連メンバーにまとめて共有することができます。

▼Gmailでのメーリングリスト作成について詳しく知りたい方は「Gmailのメーリングリストを作成｜Googleグループで便利に一斉送信しよう！」をご覧ください。

Outlookの場合

Outlookでは「連絡先グループ」（旧「配布リスト」）という機能を使ってメーリングリストと同等の機能を使うことができます。連絡先グループを使用することで、一度に複数のユーザー (部署メンバーやプロジェクトチームなど) にメールを送信することができます。

▼Outlookでのメーリングリスト作成について詳しく知りたい方は「Outlookのメーリングリストとは？仕組みや作り方を解説」をご覧ください。

Thunderbirdの場合

Thunderbirdの場合は、「アドレスリスト」という機能を使用することで、複数人へメールを送信するリストを作成することができます。

メーリングリストの問題点

メーリングリストは複数人にメールを簡単に送れる便利な機能ですが、使い方によっては問題がある場合もあるため注意が必要です。

リストの参加者を把握できず情報漏洩が起きやすい

一般的に、メーリングリストでは管理者のみがリスト内の参加者を把握できる仕様になっており、管理者以外は自分以外の参加者を把握することができません。

そのため、誰が参加しているのか共有されていないと、同業他社が参加していることに気づかず情報共有してしまうなど、情報漏洩につながる可能性があります。

スパムメールになりやすい

メーリングリストを長く使っていると、どうしても使用されていないメールアドレスの放置/更新漏れが起きてしまいます。使われていないメールアドレスに送信していると、メールの仕組み上迷惑メールフィルタにかかりやすくなります。

また、メーリングリストではリスト内のすべてのユーザーに簡単にメールを送ることができてしまうため、スパムメールの配信に悪用される可能性もあります。

大量のメールで溢れ、管理が難しくなる

すべての参加者からのメールが届くため、メーリングリストに登録しているとメールが頻繁に届きやすくなります。

メールボックスが大量のメールで溢れてしまうと、重要なメールが埋もれ、対応すべきメールの把握や管理が難しくなる可能性があります。

メーリングリストの適切な管理・運用方法

前述のメーリングリストの問題を避けるためには、管理者は以下に示す作業を定期的に実施することが重要となります。

メンバーの追加と削除

メーリングリストの新規メンバーの追加や退職した社員の削除を定期的に行うことで、誰が参加しているのかを把握するようにしましょう。退会したメンバーのアカウントが悪意を持って再利用され情報漏洩が起きる、といったリスクを防ぐことができます。

コンテンツのモニタリング

メーリングリストに投稿されるメールの内容に不適切なものがないかどうかモニタリングし、状況に応じてアカウント停止といった処置をとることで、スパムや不適切なコンテンツの発生を未然に防ぐことができます。

利用されているかどうかの確認

メーリングリストが複数ある場合は、適切に利用されているかどうかを定期的に確認しましょう。本来の目的とは異なる用途で使われているリストや使われなくなったリストを定期的に削除することで、不要なメールの受信をなくすことができます。

メーリングリストによる運用の限界

メーリングリストはチーム内での情報共有やお問い合わせ窓口として使うことができます。

しかし、メーリングリストの管理を十分に行っていたとしても、メーリングリストの仕様上どうしても解決できない課題があります。

誰が対応しているかわからない

メーリングリストのアドレスをお問い合わせ窓口として使用することで、お問い合わせ対応を複数人で行うことが可能になります。

しかし、メーリングリストはあくまで受信メールを共有するだけなので、既読・未読の状況や、送信済みメールを共有することはできません。そのため、リストに参加しているメンバーが多いと、誰がメールに対応しているのか、対応担当者が不明確になることがあります。

これにより、二重対応や返信漏れが発生する可能性があります。

CCのメール共有が多すぎる

メーリングリストのアドレスをCCやBCCに入れることで、顧客やクライアントとのメールを常に上司やチームメンバーに共有しておくことができます。

しかし「上司をCCに入れているので把握しているはずです」と責任転嫁しようとするマインドや、「仕事してる感」を出すためだけにCCを追加するような運用がしばしば起きてしまっているのが現状です。

受信する必要のないメールが増え、責任の所在も不明瞭になってしまうため、全ての情報共有をメーリングリストで済ますのは現実的ではないでしょう。

▼メールのCCが多くなってしまう原因やCCを減らすための取り組みについては、「メールのCCが多すぎる！原因・問題点・減らす取り組みを解説」で詳しくご紹介しております。

返信漏れ・見落としが発生してしまう

メーリングリストに登録すると、どうしても重要度や関連度の低いメールの受信数が増えてしまいます。本来返すべきメールが埋もれ、返信や漏れや見落としが発生する可能性があります。

フォルダ分け等をすればメールの優先度を可視化することもできますが、その分手間が増えるためあまり効率的とはいえません。

メールマーケティングには利用できない

購買登録が自由にできるメーリングリストでは、確かにニュースレターやお知らせの配信をリアルタイムで行うことができます。

しかし、メーリングリストは開封率やクリック率といった配信後の反応分析ができるわけではありません。

メールマーケティングでは配信結果を分析し継続的に改善していくことが重要であるため、メルマガなどマーケティング目的でメーリングリストを使用しても、効果はあまり期待できないでしょう。

メール共有ならメール共有システム「yaritori」がおすすめ

メーリングリストは特定のメンバー間での情報共有に便利な機能です。特にCCやBCCにメーリングリストを指定すれば、社外とのメールの内容もメンバー間で常に情報共有しておくことができます。

しかし、メーリングリストを多用するとメールボックスが溢れてしまい、自分が対応すべきメールが埋もれてしまいます。

また、共有されるのは受信ボックスのみなので、「このメールは対応済みなのか」「誰が対応しているか」が不明確になってしまうこともあります。

そこで、メーリングリストではなく「support@」や「info@」などの共有メールアドレスを作成し、メール共有システムで管理する方法がおすすめです。

メール共有システム「yaritori」では、代表メールに届くメールの対応状況（未対応・対応済みなど）を可視化し、社内メンバーとはメールごとにチャットで相談しながら、返信担当者を割り当てることができます。

大量のメールの中から自分が対応すべきメールが一目でわかるため、対応漏れや二重対応といった事故を防ぎ、複数人でのメール対応を効率化することができます。