大量のメールを効率的に管理する方法！フォルダ整理の方法や便利機能など

日々、大量の問い合わせメールに悩まされていませんか？

特に複数のアカウントでメール管理をしている場合、メールの未対応や返信ミスといったトラブルが起きがちです。企業担当者の中には、もっとチームで効率よくメール管理をしたいと考えている方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、メール管理を効率的に行うためのポイントや活用できる機能など明日から実践できるメール管理法をご紹介していきます。

最後に、チームでのメール管理におすすめな「メール共有システム」についても紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

メール管理がしっかりしていないと生じる3つの問題

ビジネスの現場では、日々で大量のメールがやり取りされます。

日本ビジネスメール協会の調査によると、1日のメールやり取りの平均は送信「14.06通」、受信「50.12通」といった結果が出ています。

特に今年（2020年）は新型コロナウィルスの影響による在宅勤務やテレワークが浸透したことで、メールの送受信数に増加傾向が見られます。

これまで受信トレイにメールを溜め込んでしまったり、どのメールに対応したかわからなくなって何度もメールを開き直したなんて経験はありませんか？

これらの問題を放置しておくと、以下のようなトラブルを抱えがちです。

1. 二重対応

メールの二重対応とは、一度対応したメールに別の担当者が再度対応してしまうことです。1つのアカウントを共同で使用している企業に起こりがちなトラブルです。

二重対応をしてしまうと、やり取りしている相手に不信感を募らせてしまうだけでなく、過去の対応した内容と異なる対応をしてしまうとトラブルに発展する可能性すらあります。

2. 対応漏れ

メールを見落としてしまったり、その場で返信せずに保留し、後に忘れてしまったりする「対応漏れ」は、頻繁に起きている現象でしょう。大量のメールに重要なメールが埋もれてしまうことや、誰が対応するべきか曖昧で結局誰も対応しなかったなどが原因として挙げられます

相手に催促メールを送らせてしまうのは手間をかけるだけでなく、信頼や評価を損ないかねません。特に、お客さま対応では注意が必要です。

3. メール対応に時間がかかる

大量のメールをきちんと管理し、対応することができていない企業は、メール管理で必要以上に手間がかかっています。日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査 2020」によると、メールを読むのにかかる時間は平均で1分19秒（1日で66分）で、メールを書くのにかかる時間は平均で5分54秒（1日で82分57秒）とされています。このデータを見るだけでも、1日の業務を占めるメール対応の割合が高いことがわかると思いますが、さらに返信すべきメールを探す時間や、催促メールへの対応など不要な時間が加わることがいかに業務の生産性を下げるかがわかるでしょう。

メール管理を効率化するポイント（返信のルール決めなど）

ここでは、効率よくメール管理・対応するために、まずは個人が留意しなければならない点について解説していきます。

1. 返信のルールを決めておく

メールの返信に関して、以下のような調査結果が出ています。

出典：日本ビジネスメール協会｜ビジネスメール実態調査 2020

全体の過半数以上の人が、1日に10回以上はメールを確認しているのです。メールの量や業種にもよってきますが、かなりの高頻度といえるでしょう。しかし、本当にメールをこれほど確認する必要があるでしょうか？

確かにメールは即返信が基本です。とりあえず返信を保留にしておくと、後々になって返信を忘れてしまうこともあります。ただ、常にメールにアンテナを張っておく必要はありません。

メール対応の時間をあらかじめ決めておき、その時間になったら集中してメール対応を行う、といった方法も視野にいれましょう。例えばメール返信の時間を「毎日午前9時〜10時、午後1時～午後3時の間」と決めてしまい、優先度の高いメールから対応する、といった方法です。

もちろんメールの内容によっては自分一人だけでは判断できず、返信を保留せざるをえない時もあるでしょう。その時は最低限「いつ対応するか」「優先度はどれくらいか」ということだけは決めておきましょう。

2. 受信トレイはいつも空にしておく

大量のメールが届いても「受信トレイは空にする」という意識を持ちましょう。

その上でまず、受信するメールは最低限のものになるように設定しましょう。メールには返信が必要なメールから、返信の必要がないBccやCcでのメール、広告を含むメルマガやスパムなど様々な種類があります。それらを取捨選択した上で、できるだけ目に触れるメールを減らします。

また、1日でもメール対応をせずに放置してしまえば、あっという間にメールは山積します。メール確認を保留にする習慣がついてしまえば、その後は慢性的に未読メールが増えてきます。その結果として、必要なメールと不要なメールの区別がつかなくなってしまうのです。

そうならないためにも、メールを確認するための最低限のルールを取り決め、できるだけ受信トレイが空になるように努めましょう。

3. メールを整理する癖をつける

届いたメールをフォルダ機能を使って仕分けたり、迷惑メールフィルターを活用したり、定期的に自動振り分け設定を改善するなどして、メールを整理する癖をつけましょう。

その上で、溜まったメールは一斉に削除すればいい、という発想をするべきではありません。できるだけメールは消去せず、全てのメールをどれかしらのフォルダで管理することが望ましいでしょう。なぜなら、メールを「削除する」という作業に、そもそもの手間がかかるからです。

確かに、不要なメルマガやスパムは削除したくなります。しかしそれらを決まったフォルダに転送されるように設定しておけば、目に触れることはありません。メールを確認して削除するという手間が省かれるのです。

メールを削除しないことは、別のメリットもあります。まずは、メールを誤操作で削除する可能性がなくなるというメリットです。メールは一度削除すると復元できないので、もし重要な連絡だった場合、送り主に迷惑をかけてしまいかねません。また残しておいたメールが意外な場面で役に立つ可能性があるメリットもあります。連絡先やメアドが、後々になって必要になってくるという場面は頻繁にあることです。

4. 社内担当者やメール対応進捗を明確にしておく

社内でメールを管理する上では、メール対応する担当者をしっかり決めたり、各メールの対応進捗を明確にしたりすることが重要です。

具体邸には、「いつ」「誰が」「どのメールを」「どのような」対応したのかを、きちんとチーム全体で把握しておくことが理想です。

とくにECサービスや教育業など、毎日多くのメールを受信している企業の場合、全体でどういう体制や基準でメール対応をするのかを明確にしなければ、混乱を招きます。

担当者や、過去のメールの対応履歴を共有しないと、それこそ「対応漏れ」や「二重対応」といった返信ミスが起きてしまいます。顧客から「以前の対応と違った」といった問合せがあれば、トラブルにまで発展しかねません。

▼関連記事▼「メールボックスを整理して業務効率化！Gmail・Outlookのメール整理術を紹介」

メール管理で活用していきたい機能

次から、メール管理で活用していきたい具体的な機能をご紹介したいと思います。

メールに備わっている機能は、使っているWebメールサービスやメールソフトによって変わってきます。ただ基本的な機能は共通しているので、ぜひ活用してみてください。

1. メールのフォルダ分け機能

メールのフォルダ分け機能とは、その名の通りメールをフォルダに分ける機能です。メールの内容やメールアドレスごとに振り分けることもあれば、対応状況や案件ごとに振り分けることもあります。

受信トレイのメールを放置してしまうと、誰がどのメールに対応したのか、どのメールが未対応なのかが分かりにくくなります。フォルダで管理することでメールの対応状況が視覚的にわかりやすくなり、過去の履歴をさかのぼって確認していく作業が省くことができます。

フォルダ分けは、「未対応」「対応中」「対応済み」の3つのフォルダに分けることがおすすめです。「すぐには回答できない」「確認を取らないと返信できない」といったメールを「未対応」のフォルダへ、誰か一人でも対応し、今後も対応が続いていくメールを「対応中」フォルダへ、これ以上のやり取りがないメールを「対応済み」のフォルダへ移動するのです。

フォルダを案件ごとに設定するのもおすすめです。例えば、領収書のやり取りだけを「領収書」のフォルダに入れたり、営業部のやり取りだけを「営業部」のフォルダに入れたりするという設定です。

フォルダの名前は自分で設定することができます。自分の業務内容な形態に応じて、いろいろなフォルダを活用していきましょう。

2. メールの自動振り分け機能

メールの自動振り分け機能とは、特定のメールやアドレスにフィルターをかけて、そのフィルターにかかったメールに自動でフラグをつけたり、フォルダに移動したり、受信トレイに表示されないようにしたりする機能です。フィルターの設定は、自分で決めることができます。

ちなみにフラグとは、メールの重要度示す目印のようなもので、主に重要なメールやリマインドしたいメールなどに利用されます。

メールを自動振り分けをするメリットとして、手動で振り分けるよりも時間を短縮できることや、受信トレイを整理することができること、必要なメールをすぐに探し出せることなどが挙げられます。

関連記事「メールの振り分け機能を活用！メール管理を効率化する方法を紹介」

3. テンプレート作成機能

大量のメールに返信する場合、決まった文言を使い回しても問題がないケースが少なくありません。その時、メールを打ち込んだりコピペしたりする作業を減らすことができるのが、メールのテンプレート作成機能です。

メールの返信やタイピングが早い人でも、それが一日何十通ともなってくると、かなりの時間がかかります。そういった時にテンプレートがあると、作業効率を一気に上げることができます。

関連記事「問い合わせメールの返信方法！テンプレで使える例文・ポイントを紹介」

4. 検索機能

メールの検索機能とは、過去のやり取りしたメールや相手の情報を検索することができる機能です。ほとんどのメールサービスに備わっていますが、機能は様々です。

例えばGmailの場合、「検索演算子」というものを変更をして検索条件を変えることができます。例えば「subject:夕食」と検索すれば、件名に夕食が出てくるメールを検索することができて、「 label:友人」と検索すれば「友人」というラベルのついたメールを検索することができます。

また、iphoneやMacに備わっているメールであれば、siriでメールを検索できます。Outlookでは検索条件をショートカットとして設定できるなどの機能が便利です。

メールの量が多ければ多いほど、検索機能は活用していきたいところです。複数人でアカウントを共有している場合はなおさら、検索機能を重視しましょう。

チームでのメール管理はどうするのがおすすめ？

ここまでメール管理におすすめの機能を紹介してきましたが、個人でのメール管理がしっかりしていても、複数人のチーム全体で情報が共有できていないと、対応漏れや重複対応などのトラブルが発生してしまいます。

チームでメール管理を行う場合は、担当者間でやり取りをシェアできるような体制を作っていくことも大切です。

そこで、チームでのメール管理でおすすめしているのが「メール共有システム」の導入です。

メール共有システムとは、送受信したメールをシステム上でまとめて管理することで、複数のユーザーに対応状況をシェアすることができるシステムです。ECサイトやカスタマーサポートの対応窓口、複数の顧客を担当するセールスの方など、幅広い業種で利用されています。

チームでのメール管理で大切なのは「誰がどのメールを、どう対応しているか」というステータス情報です。個人だけでメール対応を行っていると、どうしても対応の質に差が出てしまいます。メールを共有できるようにすれば、口頭やLINEなどで対応内容で共有する手間が省けます。

メール共有システムを利用すれば、ユーザー同士でメールの対応状況や対応履歴、またはユーザー情報や電話に至るまでの情報が、リアルタイムで可視化されます。その結果、迅速なメール対応を可能にし、対応漏れや重複対応などの返信トラブルを防止することができるのです。

メール共有システム「yaritori」

「yaritori」はOnebox株式会社が提供するクラウド型のメール共有サービスです。「contact@」「support@」などの共有メールアカウントを利用することで、複数人での顧客対応を可能にします。

2020年7月上旬のβ版サービスの開始から30社を超える企業をヒアリングし、サービス改善を実施しました。

メールごとに「未対応」「対応済み」などのステータスを表示し、それぞれ対応をする担当者を設定することが可能なので、チーム内で対応状況を可視化することができます。その結果、対応漏れのリスクが激減します。

また、担当者だけが返信できるように鍵をかける機能によって、二重対応を防ぐことができます。

メール共有システム「yaritori」画面より

メールごとに相手とチャットをすることができる機能も、魅力的です。これによって一問一答のようなやり取りではなく、リアルタイムでやり取りすることが可能になります。

また、特定のメンバーに「@メンション」できる機能も、相手にメールやメッセージを気づいてもらえやすいという点で、円滑なやり取りに繋がります。

メール共有システム「yaritori」画面より

さらには、顧客の情報（名前・会社名・アドレス・電話番号など）をコンタクトとして一元管理することができるもの特徴でしょう。

顧客をタイムラインに表示させるように設定しておくと、以前の対応履歴をワンクリックで確認することもできます。

1ユーザーあたり月額税抜1,980円から利用できますが、14日間の無料体験からのお申し込みも可能です。

まとめ｜メール共有システムでより快適なメール管理を

本記事では、ぜひ実践していきたいメール管理法についてご紹介しました。

特に複数のアカウントのチームでメールを管理する場合「メール共有システム」の導入をおすすめします。

メール管理をする場合、メールに備わっている機能を活用して、いかに迅速に対応し「未対応」や「返信ミス」といったトラブルをなくすかが大事です。ぜひ、自社のメール管理対策にご検討ください。

メール共有システムについてさらに詳しく知りたい方は「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」もご覧ください。

※本サイトに掲載されている情報は、Onebox株式会社（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。