無料・低価格で使える問い合わせ管理システム8選比較

メール対応・管理

2023.02.01

問い合わせを管理する方法はさまざまですが、「問い合わせ数が多いので効率的な対応をしたい」「問い合わせ内容の蓄積・分析までしたい」という方には、問い合わせ管理システムの導入がオススメです。

しかし、まずは安価に始めたいとお考えの方も多いですよね。そこでこの記事では、無料・低価格で使える問い合わせ管理システムをご紹介します。サービスごとの特徴や機能・選ぶポイントを解説するので、問い合わせ管理システムの導入を検討している方は参考にしてください。

「yaritori」は、1ユーザー1,980円から利用できる問い合わせ管理システムです。メール対応状況の可視化や、豊富なテンプレート機能など、問い合わせ対応業務を効率化することが可能です。

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問い合わせ管理システムについて詳しく知りたい方は、「問い合わせ管理システムとは？主要機能やExcel管理の問題点を解説」をご覧ください。

問い合わせ管理システムとは？
問い合わせ管理システムが必要な理由
問い合わせ管理システムの主な機能
問い合わせ管理システムはこんな会社におすすめ！
問い合わせ管理システム3つの選定ポイント
初心者にオススメ！低価格から利用できる問い合わせ管理システム3選
無料からでも使える問い合わせ管理システム2選
その他オススメの問い合わせ管理システム3選
自社に合った問い合わせ管理システムを導入して業務改善！

問い合わせ管理システムとは？

問い合わせ管理システムとは、お客さまからの問い合わせ内容・回答履歴などの情報を、複数人で管理・共有することができるシステムをいいます。

サービスや製品に関する問い合わせに対して、お客さま情報や過去の対応履歴をかんたんに参照できる機能や、社内での情報共有をチャットなどでスムーズに行い、業務を円滑に進めることができます。

問い合わせ管理システムが必要な理由

問い合わせの数が少なく、担当者が1人で対応をしている場合は、Excelやスプレッドシートに対応状況などをメモしながら問い合わせ管理・対応していくことも可能かもしれません。

しかし、1日に20件以上の問い合わせが発生している場合、1人での問い合わせ対応では限界があるため、複数人で効率よく対応する仕組みが必要になります。

既存ツールの限界と問い合わせ管理システムが必要な理由から確認しましょう。

メールアカウント（ID・PW）を共有するのはNG

メールでの問い合わせ対応の場合、1つのメールアカウントのIDとパスワードを社内で使いまわしている企業様もいらっしゃいます。

しかし、1つのメールアカウントのIDとパスワードを複数人で利用することは、メールサービスの利用規約違反にあたるため推奨しません。さまざまな場所からログインされていると、アカウントを停止されてしまいます。

また、セキュリティの面において大変危険です。仮にIDとパスワードが社外に漏洩してしまい、個人情報や機密情報が抜き取られたとしても、誰による操作か判別できません。この状況を逆手にとって従業員や退職者が悪意を持って操作することも考えられます。個人情報の漏洩は企業の信用に直結する問題のため、安易にIDとパスワードを共有することは、とても危険な行為です。

アカウント共有がなぜダメなのか、より詳しく知りたい方は、「Googleアカウントを複数人で共有するには？オススメの方法・注意点を解説」もご覧ください。

Excelやスプレッドシートでの管理は限界

問い合わせの数が多く、担当者が複数名となってくると、Excelやスプレッドシートで管理する方法では更新が手間になってきてしまいます。結果、問い合わせ内容の抜け漏れや、対応事故が発生します。

また、閲覧権限の設定次第では、顧客情報に関係するデータのURLを知っている人は、簡単に閲覧することもできてしまいます。元社員や関係者は簡単に侵入できる可能性があるため、退職者が出るたびにアクセス権やURLを変更する必要があります。

EXCELやスプレッドシートを使った問い合わせ管理のやり方と注意点について詳しく知りたい方は、「問い合わせ管理表の作り方 | EXCELテンプレートを使うメリットと注意点」をご覧ください。

問い合わせ管理システムの主な機能

それでは、問い合わせ管理システムには、どのような機能が備わっているのでしょうか？主な機能についてご紹介します。

問い合わせの対応状況を可視化できる

問い合わせ管理システムには、「対応済み」「未対応」など対応状況を可視化する機能がついています。問い合わせの対応状況が可視化できれば、誰かが対応しているだろうと勝手に思い込んで放置してしまう「対応漏れ」や、同じ問い合わせに対して複数人が返信を送ってしまう「重複対応」を防ぐことができます。

また、それぞれの返信担当者を決めることができる機能も搭載されています。この機能は、対応漏れや重複対応を防ぐとともに、割り振られた担当者が対応漏れの問い合わせはないかを可視化できるためタスク管理が簡単になり、業務効率化につながります。

過去の対応履歴を確認できる

問い合わせ管理システムは、顧客の今までの問い合わせ内容や対応履歴を確認できます。従業員同士で担当者が替わったとしても、前任者の対応内容や対応方針を履歴から確認できるため、引き継ぎの手間が省けます。

顧客目線では、問い合わせ担当者が変わっても前任者に伝えた内容を再度説明する必要がなく、同じ対応方針で連続したサポートを受けることができます。

問い合わせを分析・改善できる

問い合わせ管理システムには、どのような内容の問い合わせが何件来ているか、従業員がどのくらいのスピードで問合せに対応しているかなどを分析できるレポート機能が搭載されています。

過去の問い合わせ内容を分析すれば、業務や商品の改善につなげられます。問合せサポートを担当する従業員の生産性を可視化でき、業務プロセスにおいて遅れや停滞を招いている部分の発見にもつながります。

問い合わせ管理システムはこんな会社におすすめ！

問い合わせ管理システムは、「1日に20件以上の問い合わせがある」「問い合わせ対応スピードを上げたい」「問い合わせを社内で分析・蓄積したい」といった企業にオススメです。

1日に20件以上の問い合わせがある

1日に20件以上の問い合わせがある場合、担当者一人で対応するのは限界があります。そのため、複数人で効率的な問い合わせ対応を実現する必要が生じます。問い合わせ管理システムを利用することで、複数人で効率的な問い合わせ対応ができるようになるのでオススメです。

問い合わせ対応のスピードを上げたい

問い合わせの対応が遅く、顧客からのクレームや対応の催促が発生してしまっている場合にも問い合わせ管理システムは有効です。テンプレート機能や問い合わせ内容ごとの社内への相談もスムーズになるので、問い合わせ対応のスピードを上げることができます。

問い合わせを社内で分析・蓄積したい

問い合わせを蓄積・分析したいという企業にもオススメです。どの顧客からどういった内容の問い合わせがきているかなどを社内で共有することによって、より品質の高い商品の提供や業務改善に役立てることができます。また担当者ごとの稼動状況や対応スピードを可視化することもできます。

問い合わせ管理システム3つの選定ポイント

それでは、問い合わせ管理システムの選び方はどのようなポイントに気をつければよいでしょうか。

ここでは、機能・価格・使いやすさから、どういった点に気をつけるべきかご紹介します。

必要な機能が備わっているか

問い合わせ管理システムに求める機能は、企業ごとに異なります。

受注後にメールで顧客とやり取りすることが多い企業は、複数の部署で総合的にサポートする必要があります。そのため、適切な担当者を割り振るために業務状況を可視化できる機能、問い合わせ内容の社内共有機能、顧客情報との連携機能などを搭載した問い合わせ管理システムが役立ちます。

受注前にメールで顧客とやり取りすることが多い企業は、似たような内容の問合せに対して瞬時に返信できるテンプレート機能や、初期対応の担当者を固定する担当者設定機能、初期対応の方針が共有できる履歴保存機能などメール対応に特化した問い合わせ管理システムが役立ちます。

料金体系はどうなっていて、いくらかかるか

問い合わせ管理システムごとに料金体系が異なります。費用対効果を考慮しながら料金体系を確認しましょう。料金体系で着目すべきポイントは、初期費用・最低契約期間・利用できるユーザー数です。

・初期費用

アカウント取得や製品設定にかかる初期費用は、サーバーを購入するオンプレミス型であれば数万円かかります。クラウド型であれば初期費用0円で利用できるシステムもあります。

・最低契約期間

国内企業が運営する問い合わせ管理システムのほとんどは、最低契約期間が1か月～1年に設定されています。多くの場合、最低契約期間を満たす前に解約したとしても支払った費用は返還されません。「導入してみたけど使い勝手が悪かった」といった事態にならないように無料トライアルを活用するか、最低契約期間が設定されていない問い合わせ管理システムを選びましょう。

・ユーザー数

問い合わせ管理システムは、利用できるユーザー数によって月額利用料金が変動するタイプとユーザー数無制限のタイプがあります。導入前に使用する従業員の数を把握し、必要となるユーザー数を満たす料金体系を選ぶ必要があります。

使いやすいかどうかを見極める

問い合わせ管理システムは複数の従業員が使用するため、誰でも使いやすいようにデザインされたシステムがおすすめです。マニュアルを参照しなくても直感的に理解できるような操作性であれば、既存システムから移行する場合でもスムーズに導入できます。

実際の挙動を確認するためには、無料トライアルが役立ちます。無料トライアルを使う際は、管理職などの上層部だけではなく、実際に問い合わせ管理システムを使う現場の従業員も一緒に使いやすいかどうかを確認しましょう。

初心者にオススメ！低価格から利用できる問い合わせ管理システム3選

ここからはオススメの問い合わせ管理システム3つを紹介します。

それぞれ、システム内にある機能の特徴やトライアル期間を明記しているため、参考にしてください。

yaritori （ヤリトリ） | Onebox株式会社

yaritoriは、Onebox株式会社が運営する問い合わせ管理システムです。14日間の無料トライアルが可能で、トライアル終了後も月額1,980円/1人からサービスを利用できます。

問い合わせメールの管理をチームで分かりやすく共有できるシステムです。メールごとに対応内容をチャット相談できる点が特徴で、顧客に対して質の高い対応が可能です。

「Slack」と連携して、社内のコミュニケーションを円滑に行います。料金プランは4つ用意されており、会社が求める内容に合わせて選べる、高機能・低価格の管理システムです。

主な機能

ステータス管理・テンプレート機能などはもちろん、グループチャットなどのコラボレーション機能が充実
Slack連携・自動化などに強み
メール・電話メモに対応

価格

初期費用：30,000円
月額利用料：1ユーザー1,980円〜
最低契約期間：なし
お試し期間：14日間無料

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メールワイズ（Mailwise）｜サイボウズ株式会社

出所：メールワイズ公式HP

メールワイズは、サイボウズ株式会社が運営する問い合わせ管理システムです。

30日間のトライアルが可能です。スタンダードコースは1人当たり月額500円から、プレミアムコースは1人当たり月額1,500円から使用できます。スタンダードコースとプレミアムコースでは、情報を共有できるアカウント数や、登録できるメールアドレスの数が異なります。

同じくサイボウズ株式会社が運営する「kintone」と連携が可能です。連携することで、「kintone」内の顧客リストを経由して、直接メールを送れます。

主な機能

メール・電話に対応
スマートフォンアプリあり
ステータス機能やコメント機能などの汎用的な機能
サイボウズ社が提供している「kintone」との連携が可能

価格　※「クラウド版/スタンダードコース」の場合

初期費用：0円
月額料金：500円/1ユーザー（スタンダードコース）
（登録できるメールアカウント10個　利用人数は2人から）
最低契約期間：1ヶ月
お試し期間：30日間無料

詳細はこちら

zendesk｜株式会社Zendesk

出所：zendesk公式HP

zendeskは、株式会社Zendeskが運営する問い合わせ管理システムです。

14日間の無料トライアル制度があり、上位プランの全機能を試すことができます。トライアル終了後は、利用できる機能が異なる3つのプランから選べます。

機能の特徴は、メールやチャットで届いた問合せを集約し、内容をチケットとして管理できる点です。zendeskでは、電話の受発信も行うことができ、通話内容をチケットとして管理できます。また、zendesk Guideと呼ばれる機能を利用すれば、過去の問合せ・対応履歴・商品の詳細など社内のデータを集約してデータベース化できます。

主な機能

サポートチケット管理システム
顧客の詳細とインタラクション履歴
レポートと分析
Facebook・Youtube・Instagramのコメントも集約可能

価格　※「Suite Team」の場合

月額料金：＄49/エージェント1人あたり
お試し期間：14日間無料

詳細はこちら

無料からでも使える問い合わせ管理システム2選

Re:lation｜株式会社インゲージ

Re:lationは、株式会社インゲージが運営する問い合わせ管理システムです。

20日間の無料トライアル制度があり、全ての機能を試すことができます。トライアル終了後は、2つのプランのどちらかを選べます。0円で利用できるフリープランか、初期費用15,000円＋月額料金12,800円から利用できる有償プランです。

機能の特徴は、メールやLINEなど10種類の会社窓口を一つの画面で一括管理できる点です。また、顧客の問い合わせ内容だけではなく、ECサイトを経由した情報も集約されます。外部のEC向けサービスやチャットツールとも連携が可能で、幅広く情報を管理できるシステムです。

主な機能

ステータス管理
対応中のメールに自動でロックがかかる二重対応防止機能
コメント機能などの汎用的な機能
様々な外部システムとのAPI連携が可能

価格　※「有償プラン」の場合

初期費用：15,000円
月額料金：12,800円～
最低契約期間：3ヶ月
お試し期間：20日間無料

詳細はこちら

Freshdesk｜Freshworks Inc

出所：Freshdesk公式HP

Freshdeskは、Freshworksが運営する顧客の問い合わせ管理システムです。

21日間トライアルが可能で、トライアル後は、4つのプランから選べます。初めての方におすすめのフリープランや、月額料金15ドルからのプランが用意されています。

機能の特徴は、メールや問い合わせ内容の一括管理、チーム内のタスク項目を「チケット」という概念で共有できる点です。「チケット」の情報を共有することで、チームの生産性を上げられるようにさまざまな機能があります。メールの自動返信機能や、テンプレートの作成が可能な点も特徴の一つです。

主な機能

チケット機能
問い合わせ内容の分析・担当者の生産性など、データ分析機能
ナレッジベースの作成・公開
様々な外部システムとの連携が可能

価格　※「Growth」の場合

月額料金：＄18/エージェント1人あたり
フリープランあり

詳細はこちら

その他オススメの問い合わせ管理システム3選

メールディーラー｜株式会社ラクス

出所：メールディーラー公式Webサイト

メールディーラーは、株式会社ラクスが運営する問い合わせ管理システムです。

無料トライアルも用意されており、その後、初期費用50,000円と月額料金35,000円がかかります。

機能は、その時の状況に合わせた顧客のステータス管理が特徴です。「対応中」「未対応」「対応済み」など、顧客を分かりやすく振り分けられます。10種類以上の問い合わせ窓口を一括管理できるため、問い合わせ件数が多い会社や、窓口が多い会社におすすめのシステムです。また、メールの送信時に、送信フローを組み込めます。対応方法のダブルチェックもできる機能も備わっています。

主な機能

メール・LINE・電話窓口・WEB接客チャットに対応
ステータス管理や対応履歴、メールに承認フローを組み込めるなど多彩な機能
楽天あんしんメルアドや受注・在庫管理システムなどの外部ツールとの連携も多く、API連携も利用可能

価格

初期費用：50,000円～
月額料金：35,000円～
最低契約期間：3ヶ月
お試し期間：サービス画面がみれる無料トライアルあり

詳細はこちら

WEBCAS mailcenter｜株式会社WOW WORLD

出所：WEBCAS公式HP

WEBCAS mailcenterは、株式会社WOW WORLDが運営する問い合わせ管理システムです。株式会社WOW WORLDは、インターネットショップやコールセンターなど問い合わせ件数が多い現場で、自身がどの問い合わせを担当するか一目で分かるようなシステム作りをしている会社です。

月額制とパッケージ制が用意されています。最も安い価格のプランは初期費用30,000円と月額5,000円で利用可能です。

機能は、メール管理に関する機能を数多く搭載しており、受信したメールの共有や、返信設定を細かく確認できます。受信したメールの経過時間を色分け表示して、迅速な対応につながるよう促します。

主な機能

対応漏れ防止ステータス自動管理
二重返信防止機能
経過時間色分け表示機能

価格　※「ライトプラン」の場合

初期費用：30,000円
月額料金：5,000円
最低契約期間：1ヶ月
お試し期間：1週間無料

詳細はこちら

問いマネ｜クロスセル株式会社

出所：問マネ公式HP

問マネは、クロスセル株式会社が運営する問い合わせ管理システムです。

7日間の無料トライアル制度があり、全機能を試すことができます。トライアル終了後は、サーバー容量やユーザー数が異なる2つのプランから選べます。

機能の特徴は、複数人で行うメール対応に特化して開発されている点です。メールの対応状況を付与できるステータス設定機能・過去の対応履歴がまとめて表示されるスレッド表示機能・スタッフ間の申し送りを添えられる一言メモ機能が搭載されています。複数人がWebブラウザから同時にログインすることができるため、外出先でもスピーディな対応が可能になります。

また、問マネは、運営するクロスセル株式会社がショッピングカートシステムの開発会社であることや、楽天あんしんメルアドサービスに標準対応していることから、ネットショップ事業者からの人気が高い問い合わせ管理システムです。