人材派遣管理システムは、派遣先企業と登録スタッフのマッチング精度の向上や、契約管理、勤怠管理といった業務をより効率的に行うために大きく役立ちます。
ですが人材管理システムも数多く存在し、「正直どれが良いのかわからない……」と感じる管理職の方もいるのではないでしょうか。
そこで本記事では、人材派遣管理システムを導入するメリットやタイプ別の選び方、おすすめのシステムを10選ご紹介します。
自社に合ったものを導入して、現在の業務をより効率的に行い、生産性を向上を目指しましょう。
人材派遣管理システムとは？
人材派遣管理システムとは、人材派遣に関わるさまざまな情報を効率的に管理するシステムのことです。
人材派遣会社は、自社に登録している派遣社員の勤怠等の管理だけではなく、クライアント企業ごとの細かい条件設定も反映しないといけないため、人材の管理はとても複雑化してしまいます。
よって、それらの情報を処理するために多様な業務が発生している派遣業は、作業負担が大きいために、少ない社員でコントロールするのはとても困難です。
こういった問題を解決し、スムーズに業務を進める手助けになるのが、派遣管理システムです。
人材派遣管理システムは、そんな人材派遣業ならではの特殊な事情に対応してくれるため、多くの企業が導入を進めています。しかしながら、人材派遣会社向けのものと、派遣先企業向けのものでは性能が異なりますので、システムを選ぶ際は注意しましょう。
ここでは人材派遣会社向けのシステムをご紹介します。
人材派遣管理システムのメリット
人材派遣管理システムのメリットには次のようなものがあります。
- 希望条件の確認・マッチがしやすくなる
- 派遣社員の登録データから、仕事の割り振りがスムーズになる
- 派遣先の正社員と、派遣社員が円滑に業務連携できる
それぞれ詳しく説明します。
(1)希望条件の確認・マッチがしやすくなる
膨大な登録スタッフのさまざまな情報が機械的、かつ効率的に管理できるため、スタッフ、クライアント双方の希望条件の把握がしやすくなり、マッチング精度の向上を図れます。
(2)派遣社員の登録データから、仕事の割り振りがスムーズになる
派遣先の企業の方も、あらかじめ登録スタッフ(派遣社員)の情報を派遣業者から細かく聞くことが出来るようになるため、仕事の割り振りがしやすくなります。
業務の割り振りがスムーズにいくようになると、部署や組織全体で効率的に作業や業務がまわせるようになります。
(3)派遣先の正社員と、派遣社員が円滑に業務連携できる
前述のように登録スタッフの業務範囲を明確にできていると、派遣先の正社員との業務連携がスムーズになります。
正社員の方は派遣社員の方にどこまで仕事を依頼すれば良いのかが分かるため、コミュニケーションが円滑になり、互いにストレスなく業務を進めることが可能です。
また、正社員の方はより本質的な業務に集中できるようになります。
社内コミュニケーションを円滑にする方法を詳しく知りたい方は「社内コミュニケーションツールの種類と選び方のポイント！」をご覧ください。
人材派遣管理システムの目的別3つの機能
人材派遣管理システムは3つに分けることができ、それぞれタイプごとに導入用途や特徴、機能が異なります。
【タイプ1】契約・クライアント・案件管理に強い機能
派遣業者がクライアントの情報や案件、契約内容などの情報を一元管理できるのが強みのタイプです。
検索機能で必要な情報にすぐアクセスできるため、クライアント先へのスタッフの派遣強化にも有効です。
受注から成約までの流れの可視化と管理、稼働中のスタッフのフォロー、派遣期間の延長確認や手続きといった派遣業者の営業関連業務を効率化できます。
このタイプに該当する人材管理システムは次の3つです。
【タイプ2】マッチング精度向上に強い機能
登録スタッフ情報の一元管理で、リアルタイムでの状況把握のしやすさに強みがあるタイプです。
スタッフ情報の鮮度と精度が高くなり、派遣先の企業とスタッフのマッチング向上が期待できます。
さらに、スタッフの定着率を上げるためのマイページ機能、派遣元とのチャット機能がついていて、スタッフをサポートできる体制が整っているのも特徴です。
このタイプに該当する人材管理システムは次の3つがあげられます。
【タイプ3】労務管理、給与支払い・請求管理に強い機能
勤怠管理や給与支払いなどの労務管理、請求管理などの効率化を図れるのが強みのタイプです（派遣元と派遣先どちらでも利用でき、派遣先企業は無料で利用可能）。
派遣元と派遣先で連携して利用することで、スタッフの派遣申請や契約照会、勤怠管理といった処理がスムーズに行えます。
そのため派遣元、派遣先双方の業務負担の軽減に役立ちます。
具体的なサービスの特徴は以下の通りです。
人材派遣管理システムの選び方のポイント5つ
(1)どんな業務を効率化させたいのか洗い出す
人材派遣管理システムで、効率化させたいものは何かを考えましょう。多数あるシステムの中でも、効率化させたい業務に適したシステムを選ぶことができます。
洗い出しがしっかりできていないと、業務改善に役立つ機能が不足していたり、オーバースペックになってコストが余計にかかってしまう恐れもあります。
(2)導入人数・部署から予算を決める
システムには、1人あたり◯◯円と使用人数で料金が変わるものもあります。
そのため、システムを導入する人数を考慮しておくと、予算にあった人材管理システムを探しやすくなります。
(3)導入コストを考慮する(導入費用：オンプレミス型orクラウド型、導入後の操作教育)
システム導入には、前述のような料金面でのコストがかかるのはもちろん、導入後の管理負担や、利用者が使いこなせるようになるまでの教育なども考慮する必要があります。
システムには次の2つのようなシステムがあります。
- オンプレミス型(自社サーバーを利用)
- クラウド型(インターネット経由で提供元ソフトウェアを利用)
オンプレミス型は、システムを自社サーバーに導入するため、導入時の初期費用が比較的高額、かつ運用の負担も大きくなります。
しかし、カスタマイズを自社で自由に行えるため、機能をあとから追加したり、仕様変更をするのに融通がきくのが特徴です。
一方、クラウド型のシステムは、インターネット上の提供元サーバーにアクセスすることで利用します。そのため、導入の初期費用が比較的安価で、運用の負担も小さいです。
しかし、自社でのカスタマイズに制限があります。
| オンプレミス型ソフトウェア(自社サーバーを利用) | クラウド型ソフトウェア(インターネット経由で提供元ソフトウェアを利用) | |
| 費用面 | 初期投資が比較的高額 | 少ない初期投資で比較的安価 |
| 保守、メンテナンス面 | 自社で保守、メンテナンス、アップグレードをする | 提供元が保守、メンテナンス、アップグレードをする |
| カスタマイズ性 | 自社で柔軟にカスタマイズ可能 | カスタマイズが提供されている範囲内に限られる費用を追加して、提供元にカスタマイズしてもらう |
| 外部アクセス性 | 企業内のネットワークからのみアクセス可能 | インターネット経由で場所やデバイスにとらわれずアクセス可能 |
(4)機能拡張ができるか把握しておく(退勤管理や給与管理システムなど)
あらかじめ機能面が拡張できるかを把握しておくと、事業規模の拡大や、業務改善が追加で行われた際も柔軟に対応できます。
また、もともと勤怠システムは自社で使用しているという場合、その勤怠管理システムと導入するシステムが連携可能なのかも要チェックポイントです。
(5)システムの操作性を考慮する
システムを利用するスタッフは年代も性別も、機械の扱いが得意な人やそうでない人など、さまざまです。
そのため、どんな人でも分かりやすい操作性のシステムを導入することも重要です。
ひと目でどの操作をすれば目的の作業ができるのかが分かるデザインのシステムを選ぶと、社内全体でシステムをうまく使いこなせるようになり、結果的に効率化に寄与するでしょう。
【タイプ別】おすすめの人材管理システム10選
おすすめの人材管理システムを紹介します。
それぞれ特徴があるので、自社にあったものを見つけましょう。
ビジネスチャットツールについて詳しく知りたい場合は「ビジネスチャット比較｜選び方・メリット・おすすめ・無料プランの有無を紹介」もご参照ください。
契約・クライアント・案件管理に強い
(1)yaritori(ヤリトリ)
登録スタッフと派遣先との対応にメールを多く使用する人材派遣企業には、月額1,980円から利用できるメール共有システム「yaritori」がおすすめです。
yaritoriは複数のメールアドレスを一元化。
離れた場所からでも、担当者どうしでコミュニケーションを取りながらメール対応ができます。
具体的には、次の5つのような機能を搭載しています。
・チャットツール搭載で、複数担当者間で同時に同じメールの確認が可能
・メール対応状況の見える化で、担当の采配がスムーズになる
・メールテンプレートが挿入可能で、対応スピードアップ
・導入最短1分で、導入の負担が軽い
・gmailに似た仕様で、操作が簡単
14日間の無料トライアルや資料請求も可能です。詳細はこちらをご参照ください。
事例についてさらに詳しく知りたい方は「制作業務の顧客サポート対応やプロジェクト管理で活用」もごご覧ください。
(2)スタッフナビゲーター
スタッフナビゲーターは、ユニテックシステム株式会社が提供する人材派遣管理システムです。
派遣スタッフの管理、案件管理、契約書発行、給与/請求計算などの基本機能を標準搭載し、派生業務をオプション機能として搭載。
小さくはじめて、拡張機能であとから機能を追加していくことが可能です。
また、他のシステムにはないweb面談機能を搭載しており、登録スタッフとすぐに面談ができ、効率的に人材派遣企業とのマッチングを図ることができるようになります。
(3)STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)
STAFF EXPRESSは、株式会社エスアイ・システムが提供するクラウド型の人材派遣管理システムです。
応募者の管理やスタッフ情報管理、案件管理から勤怠/急管理、コンプライアンス対応まで、人材派遣に関わる一連の業務に対応が可能です。
STAFF EXPRESSでは導入前に製品説明会を開いたり、システム導入検討に役立つ比較支援ツール【88のチェックポイント】を提供しています。
そのため、人材派遣管理システムの導入を検討する際の材料集めとして利用するのも良いでしょう。
マッチング精度向上に強い
(1) スマカン
画像：スマカン公式サイト
スマカンはスマカン株式会社が提供する、クラウド型の人材情報管理システムです。
人材情報や経営目標を一元管理して見える化し、従業員の経歴やスキルを瞬時に把握することで、従業員の育成や企業の成長に寄与します。
採用計画、人事評価や配属などの人事業務の効率化、アンケート機能でスタッフの離職防止など、さまざまな機能を搭載して人材派遣のマッチング制度の向上をサポートをします。
(2) MachinGood
MachinGoodは株式会社ブレイン・ラボが提供する人材管理/紹介システムです。
派遣元の登録スタッフと派遣先企業のマッチング向上に特化したシステムで、登録スタッフの情報管理、派遣先企業の情報管理、求人情報管理をおこなうことでより双方の希望にマッチした派遣が可能になります。
また、登録スタッフの応募から面接の進捗状況を見える化して、登録スタッフのサポートがしやすい工夫もされています。
登録スタッフが派遣先に配属された際は、退勤管理や給与計算もできるので、登録スタッフの派遣から定着、給与管理まで一貫して管理できるのが強みです。
(3) jobs
画像：jobs公式サイト
jobsは 株式会社テクノロジーズが提供する、クラウド型の人材派遣管理システムです。
月額33,000円の定額制で、追加費用や機能・アカウント数の制限が一切ありません。
そのため、価格を抑えてシステム導入をしたい企業におすすめです。
派遣会社・派遣スタッフ・派遣先企業の業務管理に必要となる機能を網羅的に搭載しています。
例えば派遣会社であれば、登録スタッフと派遣先企業の情報管理、案件管理、コンプライアンスに対応できる機能があります。
派遣スタッフ向けには、マイページ機能やシフト、出退勤報告機能で、派遣元とスムーズにコミュニケーションや給与管理ができます。
そして、派遣先企業には見積依頼機能が備わっていて迅速に人材の供給を依頼することが可能です。
(4) CROSS STAFF
CROSS STAFF（クロススタッフ）は株式会社アイルが提供する人材派遣管理システムです。
登録スタッフと派遣先企業のマッチング向上に強いシステムで、スタッフ情報、派遣先情報、スタッフ向けマイページ機能が搭載されています。
また、スタッフに独自のポイントを付与する機能で、スタッフのモチベーションをあげ、派遣先での定着率の向上を図れます。
労務管理、給与支払い・請求管理に強い
(1) 人材派遣業向けシステム
人材派遣業向けシステムは、 株式会社オービックオフィスオートメーションが提供する人材派遣管理システムです。
多様化した雇用形態、支払形態（日払、週払、月払、月二回払）に対応。
スタッフの作業予約から外注引当、キャスティング、勤怠入力、クライアント承認、請求/給与計算など一連の業務がこのシステム一つで管理可能です。
またヒアリングで、最適な機能と見積もりを提示してもらえるため、初めて人材派遣管理システムの導入を検討している企業におすすめです。
(2)e-staffing
e-staffingは、株式会社イー・スタッフィングが提供する人材派遣管理システムです。
人材派遣業務に関わるコンプライアンス業務への対応に力を入れています。
法改正や労働局指摘事項があった場合、リクルートスタッフィングやパソナ、パーソルテンプスタッフの大手3社の法務見解を踏まえて、適宜システムへの反映と機能改修を行っています。
また、派遣先企業との派遣情報照会・契約管理・勤怠管理・請求管理等のやり取りをこのシステム一つで実現可能です。
(3)クラウドスタッフィング
クラウドスタッフィングは、株式会社クラウドスタッフィングが提供する、クラウド型の人材管理システムです。
人材派遣の発注、契約管理、派遣スタッフ評価、勤怠管理などをカンタンかつシンプルに一括管理できるようになっています。
勤怠管理は打刻機・パソコン・スマホ・ガラケーなど様々なデバイスで打刻ができ、打刻された情報をweb上で確認や承認、計上まで操作が可能なので、特に退勤管理の業務改善に注力したい企業におすすめのシステムです。
価格帯も1ユーザーにつき最大800円(税抜)で、低価格でシステムを提供しているところも大きな特徴。
まとめ｜人材派遣管理システムで派遣先も人材もWin-Winな関係にしましょう
本記事では、人材派遣管理システムとは何か、人材派遣管理システム導入のメリットと選び方、そしておすすめの人材派遣管理システムを10選ご紹介しました。
強化していきたい業務や改善したい業務を洗い出して、自社に適したコストと機能のシステムを選ぶようにしましょう。
問い合わせ対応を効率化したい場合は「問い合わせ対応を効率化するには？ | 課題と改善方法を解説」もご参照ください。
問い合わせ対応を
効率化し、
対応漏れをゼロ０に。
yaritoriは「使いやすさ」で選ばれるメール共有システムです。
複数メールを一元管理し、対応状況を可視化することで、
効率的な顧客対応を実現します。
