おすすめのメールサービス9選｜基本機能・選び方まで徹底解説

メールサービスとは

まずは、メールサービスの基本的な定義と、主な3つの種類について見ていきましょう。

メールサービスはインターネット上でメールのやりとりができるサービス

メールサービスとは、インターネットを通じて電子メールの送受信や管理を行うための仕組みやプラットフォームの総称です。

普段何気なく使っているメールの裏側では「メールサーバー」と呼ばれるコンピューターがデータの配送や保管を行っています。メールサービスを利用すれば、専門的なサーバー構築の知識がなくても、誰でも手軽にメールアドレスを取得し、メッセージのやり取りができるようになります。

メールサービスは主に3種類ある

メールサービスには、提供形態や用途によって主に3つの種類があります。

・フリーメール（Webメール）
GmailやYahoo!メールなど、無料でアカウントを作成できるサービスです。Webブラウザからアクセスするため、場所や端末を選ばずに利用できる手軽さが魅力です。

・プロバイダーメール
インターネット回線の契約時に、プロバイダーから提供されるメールサービスです。「@ocn.ne.jp」などが該当します。信頼性は高いものの、回線を解約すると使えなくなるなどの制約があります。

・独自ドメインメール
「@yaritori.jp」のように、自社専用のドメインを使用したメールです。企業の信頼性を担保するために、ビジネス利用では欠かせません。レンタルサーバーなどを契約して運用します。

メールサービスの主な機能

現在のメールサービスには、メッセージの送受信にとどまらず、快適かつ安全に利用するための便利な機能が備わっています。主な基本機能は以下のとおりです。

さらに、ビジネス利用を前提とした有料サービスでは、チームでの生産性を高めるための機能も充実しています。例えば、メールの対応状況を可視化する機能や、メール画面上で社内メンバーとチャットができる機能などが挙げられます。

おすすめのメールサービスの選び方

数あるメールサービスの中から、自分や自社に合ったメールサービスを選ぶ際に、確認すべき5つのポイントについて見ていきましょう。

目的に合った機能が揃っているか

まずは、利用目的に必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。人気があるからという理由だけで選ぶのではなく、解決したい課題に合わせて選ぶことが重要です。

たとえば、個人で大量のメールマガジンなどを整理したい場合は、「強力な自動振り分け機能」が役立ちます。一方、ビジネスでチームの問い合わせ対応を行うなら、誰が対応中かを可視化する「ステータス管理機能」がなければ、対応漏れなどのミスを防ぐことはできません。

このように、「メールサービスを使って何を実現したいか」を具体的にイメージし、それを満たす機能を備えたサービスを選びましょう。

独自ドメインに対応しているか

ビジネスで利用する場合、「独自ドメイン」が利用できるかは必須の確認事項です。独自ドメインとは、「@会社名.co.jp」のようにオリジナルの文字列を指定できるドメインです。

もしビジネスメールでフリーメールアドレスを使っていると、取引先から「セキュリティ意識が低い」「実態のない会社ではないか」と疑念を持たれたり、迷惑メールフォルダに振り分けられたりしかねません。

企業の社会的信用を守り、機会損失を防ぐためにも、法人利用であれば独自ドメインに対応したメールサービスを選びましょう。

セキュリティ対策は十分か

安心してメールを利用し続けるには、セキュリティ対策が極めて重要です。メールは個人情報や機密データのやり取りに使われるため、ウイルス感染や情報漏えいのリスクと常に隣り合わせだからです。

具体的には、不正アクセスを防ぐための「二段階認証」や、不審なファイルを検知する「ウイルススキャン」、通信の暗号化といった機能が備わっているかを確認しましょう。特にビジネスで顧客情報を扱う場合は、より高度なセキュリティ要件を満たすサービスを選ぶ必要があります。

安全性はビジネスの継続に関わる重要な要素ですので、妥協せずに確認してください。

メールボックスの保存容量は十分か

メールボックスの保存容量も重要な比較ポイントです。容量が不足すると、過去のメールを削除して空き容量を作らなければならなくなったり、新しいメールが受信できなくなったりして業務に支障をきたします。

多くのフリーメールでは数GB〜15GB程度の制限がありますが、画像や添付ファイルを頻繁にやり取りするビジネス用途では心もとない場合があります。将来的なデータ増加も見据えて、大容量プランや容量無制限のプランが用意されているサービスを選んでおくと安心です。

他システムとの連携は可能か

業務で使用している他のツールとスムーズに連携できるかも、選定のポイントになります。メールサービス単体で完結させるのではなく、他システムと連携させることで、業務効率を高められるからです。

たとえば、スケジュール管理にGoogleカレンダーを使っているなら、親和性の高い「Gmail」を選べば、メールから予定登録がワンクリックで行えます。また、ビジネスチャットや顧客管理システムと連携できるサービスなら、通知の集約や顧客情報の参照がスムーズになり、業務フロー全体のスピードアップにつながります。

自社のデジタル環境全体を見渡し、ハブとして機能する連携性の高いサービスを選ぶのがおすすめです。

個人におすすめの無料メールサービス4選

ここでは、個人での利用に特におすすめの無料メールサービスを4つ紹介します。

Outlook｜マイクロソフト

Outlookは、WindowsやOffice製品でおなじみのマイクロソフト社が提供するメールサービスです。個人向けの無料版であっても、ビジネス製品と同等の強固なセキュリティ基盤で保護されており、フィッシング詐欺やウイルスへの対策も万全です。

最大の特徴は、Word、Excel、PowerPointといったOffice製品との強力な連携機能です。メール画面から直接ファイルを閲覧・編集したり、カレンダーに予定を追加したりと、スムーズな作業を実現します。

無料で15GBの大容量ボックスが提供されるほか、iOSやAndroid向けのアプリも使いやすく、マルチデバイス環境でも快適です。将来的にビジネス用途などで機能拡張が必要になった際は、有料プランへ移行することで広告非表示やさらなる容量アップも可能です。

Gmail｜Google

Gmailは、Googleが提供する世界最大級のメールサービスです。Google独自の検索技術を活用しており、過去メールの中から目的のメールを瞬時に見つけ出せる検索性の高さが魅力です。

セキュリティ面では、AIを活用した世界最高水準のスパムフィルターを標準装備しており、危険なメールを自動でブロックしてくれます。保存容量はGoogleドライブなどと共有で15GBまで無料で利用可能です。

また、GoogleカレンダーやMeet、ToDoリストといったGoogleサービスとの連携がスムーズで、これひとつで個人のタスク管理やスケジュール調整が完結します。ブラウザ版、アプリ版ともに操作性が高く、場所を選ばずに利用したい方におすすめです。

Yahoo!メール｜LINEヤフー

Yahoo!メールは、LINEヤフー株式会社が運営する、日本国内で長年親しまれている定番のメールサービスです。無料で最大10GBまでの容量を利用でき、長年の運用実績による安心感があります。

学習型の迷惑メールフィルターを備えており、セキュリティ対策も十分です。また、Yahoo!カレンダーやYahoo!ショッピングなど、同社の提供するサービスとIDひとつで連携できるため、Yahoo!経済圏を日常的に利用する方には特に利便性が高いでしょう。

直感的に操作できるシンプルなデザインが特徴で、PCブラウザだけでなく、きせかえ機能などが充実したスマートフォンアプリも人気です。難しい設定なしですぐに使い始められる手軽さが魅力です。

iPhone/iPad/Macの標準メールソフト｜Apple

Apple製デバイスにプリインストールされている標準メールアプリでは、Apple IDに紐づく「iCloudメール」を手軽に利用できます。無料で5GB（iCloudストレージと共有）まで利用可能です。

最大の強みは、Apple製品間でのシームレスな連携です。iPhoneで受信したメールの続きをMacで作成するなど、デバイスをまたいでも同期ズレがなく快適に操作できます。セキュリティ面でも、2ファクタ認証（2段階認証）が必須となっており、高い安全性を誇ります。

基本的にはAppleユーザー向けのサービスですが、有料の「iCloud+」にアップグレードすることで、独自ドメインのメールアドレスを利用することも可能になります。広告表示がなく、プライバシー保護を重視したい方に最適です。

ビジネスでの利用におすすめの有料メールサービス5選

ビジネス利用においては、個人の効率化だけでなく、チームでの情報共有や信頼性、高度なセキュリティ対策が求められます。ここでは、ビジネス利用に特化した有料メールサービスを5つ紹介します。

yaritori｜Onebox株式会社

yaritoriは、カスタマーサポートや営業窓口などで使われる「support@」などの共有メールアドレスを、チームで効率的に管理するために開発されたクラウド型メールサービスです。

最大の特徴は、メールごとに「未対応・対応中・完了」といったステータスや担当者を設定できる点です。チーム内で誰がどのメールに対応しているかがリアルタイムで可視化されるため、二重返信や対応漏れといったミスを未然に防ぎます。

セキュリティ面では、二段階認証や接続IPアドレス制限などの機能が充実しており、ビジネスでも安心して利用できます。また、SlackやChatworkなどのビジネスチャットと連携し、受信通知を受け取ることも可能です。

1ユーザー月額1,980円（税抜）から利用でき、AIによるメール作成支援機能も搭載されているため、費用対効果の高い運用が可能です。もちろん独自ドメインのメールもそのまま利用できます。

Outlook（Microsoft 365）｜マイクロソフト

法人向けのOutlookは、グループウェア「Microsoft 365」に含まれるビジネスメールのデファクトスタンダードです。

Word、Excel、TeamsといったMicrosoft製品との強力な連携機能が最大の強みで、メール画面から会議を設定したり、共有ファイルを編集したりと、業務フローをシームレスにつなぎます。PCだけでなくスマホアプリも高機能で、マルチデバイス環境での業務を強力にサポートします。

セキュリティ機能もエンタープライズレベルに対応しており、情報漏えい対策やコンプライアンス管理機能が充実しています。独自ドメインの運用ももちろん可能です。サブスクリプション型で常に最新機能が使えるため、Office製品をメインで利用している企業にはぴったりなサービスです。

Gmail (Google Workspace)｜Google

Google Workspaceに含まれるビジネス版Gmailは、世界中で利用されているクラウド型メールサービスです。個人版との大きな違いは、企業独自のドメインを利用できる点や、管理者による高度なセキュリティ設定が可能な点です。

GoogleカレンダーやGoogleドライブ、Meetとの連携がスムーズで、ブラウザひとつで業務を完結できる利便性があります。検索機能が極めて優秀で、大量の過去メールから必要な情報を瞬時に探し出せるため、個人の生産性向上に寄与します。

強固なインフラによるスパムフィルタや99.9%の稼働率保証など、ビジネスに不可欠な信頼性も備えています。場所を選ばない働き方を推進したい企業におすすめです。

サイボウズ Office｜サイボウズ株式会社

サイボウズ Officeは、国内の中小企業向けに開発されたグループウェアです。標準機能としてメールサービスが搭載されており、スケジュール管理や掲示板、ワークフローといった他の業務機能と画面を行き来することなく利用できます。

日本の商習慣に合わせた使いやすいインターフェースが特徴で、ITツールに不慣れな社員でも直感的に操作可能です。セキュリティ面では、アクセス権の管理や誤送信防止チェック機能などが備わっており、組織での安全な運用をサポートします。

メール単体としてではなく、社内の情報共有基盤をまとめて導入し、組織の管理レベルを底上げしたい中小企業におすすめです。

Garoon｜サイボウズ株式会社

Garoonは、数千名〜数万名規模での利用にも対応する、中堅・大規模組織向けのグループウェアです。サイボウズ Office同様にメールサービスを内蔵しており、独自ドメインでの運用が可能です。

組織階層に応じたきめ細かなアクセス権設定や、多言語対応など、大企業特有の複雑な運用管理ニーズに応える機能が充実しています。ポータル画面での通知などを通じて組織内の連携を強化できるほか、APIを利用した他システムとの連携も可能です。

全社的なコミュニケーションプラットフォームとしてメール環境を統合し、ガバナンスを強化したい企業に適しています。

メールサービス導入までの流れ

ここでは、メールサービスの導入までに必要な2つのステップについて解説します。

メール業務の課題の洗い出し

まず最初に取り組むべきは、現在のメール業務で「何に困っているのか」を明確にすることです。課題が曖昧なままでは、新しいサービスに求める要件も定まらず、導入しても効果が出ない可能性があります。

よくある課題としては、大量のメールに重要な連絡が埋もれてしまい、返信遅れや対応忘れが発生しているケースや、チーム運用において問い合わせに対して複数のメンバーが同時に返信してしまう「二重対応」などが挙げられます。

こうした自社の具体的なボトルネックをリストアップすることで、次に選ぶべきサービスの判断基準が明確になります。

洗い出した課題を解決できるメールサービスの選定

自社の課題がはっきりしたら、それを解決できる機能を持ったサービスを選定するフェーズに入ります。基本的には、前述した「選び方の5つのポイント」を基準に比較検討を進めましょう。

具体的な手順としては、まず「課題を解決できる機能」と「セキュリティ要件」を満たしている候補を絞り込みます。次に、その中から「コストと機能のバランス（費用対効果）」が良いものを比較します。

最後に、ビジネス利用であれば「独自ドメインへの対応」や「他ツールとの連携」が可能かを確認し、導入を決定しましょう。優先順位をつけて検討することで、ミスマッチのない最適なサービスを選ぶことができます。

メールサービスに関するよくある質問

最後に、導入検討時によく挙がる疑問とその回答をまとめました。

メールアドレスの作り方を教えてください

メールアドレスの作成方法は、利用するサービスの種類によって異なります。

Gmailなどの無料メールサービスであれば、公式サイトからアカウント登録を行い、希望するアドレスやパスワードを入力するだけで、誰でも数分で発行できます。

一方、ビジネスで利用する「独自ドメイン」のメールアドレスを作成する場合は、まずレンタルサーバーやグループウェアを契約する必要があります。その後、管理画面からドメインの設定を行い、必要な数だけアカウント（アドレス）を発行するという手順が一般的です。

共有メールアドレスとは何でしょうか？

共有メールアドレスとは、「sales@」や「support@」のように、個人名ではなく部署やチーム単位で作成され、複数人で管理・運用するメールアドレスのことです。「代表メールアドレス」とも呼ばれます。

特定の個人に依存しないため、担当者が不在でも他のメンバーが対応できたり、対外的な問い合わせ窓口を一本化できたりといったメリットがあります。通常は、レンタルサーバーや利用中のメールサービスの管理画面から作成します。

メールサービスとメール共有システムの違いを教えてください

一般的なメールサービスは、あくまでメールを読み書きするために設計されています。

対して、メール共有システムは、共有メールアドレスを「チーム」で効率的に管理することに特化したツールです。メールごとに「未対応・完了」などのステータスを付与したり、担当者を割り振ったりする機能があり、チーム運用で起こりがちな対応漏れや二重返信をシステム的に防ぎます。

用途や予算に応じて最適なメールサービスを選ぼう

本記事では、個人・ビジネスそれぞれのシーンでおすすめのメールサービスと、選び方について解説しました。

サービス選びで最も重要なのは、導入の目的と解決したい課題を明確にすることです。プライベートでの利用なら手軽な無料サービスが便利ですが、ビジネスシーンでは、企業の信用に関わる独自ドメインや、強固なセキュリティ対策が備わった有料サービスの導入が推奨されます。

また、カスタマーサポートや営業窓口など、チーム単位でメール対応を行う必要がある場合は、一般的なメール機能だけでなく、複数人でのステータス管理機能に優れたサービスを選ぶことで、対応漏れを防ぎ、業務効率を大幅に向上させることができるでしょう。