営業事務とは?忙しいといわれる理由と効率化・業務改善の5つのステップと事例を紹介

営業事務は、会社の営業部署・部門を全面的にサポートする関係から、業務範囲が幅広く、かつ迅速で正確な対応を求められます。

そのため、想像以上に忙しくハードな仕事といわれてます。

ただし、重要な仕事も多く、縁の下の力持ちとして会社には欠かせない職種です。

ですが、ときには顧客や営業の無茶振りに対応しないといけないなど、ストレスを抱えてしまい、結果組織全体の効率性が悪くなるケースも少なくありません。

この記事では、営業事務の忙しさの原因について触れつつ、忙しい状況から打破するための具体的な業務効率化の5つのステップと事例を解説します。

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営業事務とは? 主な業務内容・一般事務との違い

手を挙げている女性

営業事務とは、営業が提案業務などのコア業務に注力できるように見積り提出や事務処理などをサポートする職種を指します。顧客との商談や外出が多くなりがちな営業の業務が滞らないように日々のオペレーションをサポートする役割です。

業界や会社により業務内容はさまざまですが、ここでは、代表的な業務内容・一般事務との違いをご紹介します。

営業事務の主な業務内容

営業関連書類の作成・送付

営業活動に必要な書類(見積書、契約書、発注書、請求書)の作成と処理を行います。取引上、重要なため迅速で正確な対応が求められます。

電話やメール、来客対応

営業担当が商談で外出しているケースが多いため、顧客からの質問や相談について一次対応を行います。製品・サービスに関する問い合わせやクレームについても営業事務が対応するケースもあります。

受発注管理

顧客からの注文に対して、受発注処理を行う作業です。主に電話やFAX、専用のシステム等で依頼されたり、営業担当経由で依頼があることもあります。

売上管理

売上を社内システムやExcelなどで管理する作業です。営業担当の売上を管理する場合もあれば部署全体の管理をすることもあります。また、管理だけでなく、分析をした上で上司への報告書まで行うこともあります。

在庫・納期管理

顧客からの受注に対して在庫の有無の確認や納期の確認を行う業務です。在庫がない場合は、メーカーや運送会社などに確認して納期調整するケースもあります。

一般事務

営業の経費処理や備品の管理、郵送物の発送・仕分けなど一般事務が担当する業務も営業事務が行うこともこともあります。

一般事務との違い

一般事務は、所属する部門に限らず、幅広い部署の社内資料の作成やデータ集計、ファイリングなどの事務作業を行うケースが多いとされます。

一方で、営業事務はあくまで営業活動の事務的なサポートを行うということが違いです。会社の規模や業界によって役割は異なるため、あまり厳密な定義に捉われる必要はないでしょう。

営業事務は忙しい?きついといわれる理由

悩んでいる男性

営業事務は「仕事がきつい」「常に忙しい」といわれることが多い職種の一つです。その理由についてご紹介します。

1. 担当する業務が幅広い

営業事務は、営業職と事務職の中間の位置にあります。そのため営業と事務の両方の仕事をこなす必要があります。

顧客対応から事務処理まで業務範囲が幅広く、業務内容ごとに使用するツールや求められるスキルも異なることが特徴です。

2. 業務スピードと正確性を求められる

営業部門は、顧客からの受注や契約の獲得を第一の目標にしていることが多いです。迅速で正確な対応が顧客からの信頼獲得に繋がるため、顧客や営業が望んでいるスピードで仕事を進める必要があります。

見積書や契約書の作成など、金銭に関わる業務も多いため、スピードのみでなく、正確な作業も求められます。

3. 顧客や営業の都合に合わせて動く必要がある

営業事務は、顧客や営業の動きに合わせて業務を進める必要があります。資料作成していたにも関わらず急ぎの依頼が入り、今の作業を中断して依頼された業務を優先して取り組むこともあるでしょう。

自分のペースで業務を行えないため、人によっては集中できない、ストレスを感じるなどもあるでしょう。

4. 専門知識を身につける必要がある

営業事務は顧客対応を行う場合もあるため、商材の細かい仕様や職務関連の専門知識も理解する必要があります。

また、資料作成や売上金額、在庫管理も行うためWord、Excel、PowerPoint、社内ツールなども一定以上使いこなすことができるスキルが求められます。

営業事務の業務を効率化・改善する5つのステップ

女性とパソコン

営業事務の業務範囲は多岐にわたり、忙しくなりがちな業務といえます。会社として業務フローを整備し効率化する仕組みを導入しなければ、残業時間の増加に繋がったり、離職率の増加に繋がる可能性もあるでしょう。

そこで、営業事務の業務を効率化・改善するおすすめの方法を紹介します。

1.業務の棚卸しと業務内容を明確にする

まずは、業務の棚卸しと業務内容を明確にするのがおすすめです。営業事務は業務範囲が幅広いため、営業事務が担当すべき業務は何があり、どういった業務内容かを明確にしていきます。

この過程で、不要な業務の廃止や、ツールで効率化できる業務の特定、必要以上に稼働が取られている業務の見直しなどをしていくことが可能になります。

2.業務マニュアルを作成し、組織の属人化をなくす

次に、業務内容が明確になったら、マニュアルを作成することがおすすめです。各業務のやり方やコツをマニュアル化することで、誰もが同じクオリティとスピードで業務を行うことができます。

業務の属人化や業務処理速度のばらつきを防ぎ、業務の標準化と効率化を実現することができます。


問い合わせ対応のマニュアル作成などは「問い合わせ対応マニュアルの作成方法 | ポイントや手順をご紹介」もご参考ください。


3. 問い合わせ管理システムの導入で業務の可視化・効率化

業務時間の多くを顧客からの問い合わせに費やしている場合は、「問い合わせ管理システム」の導入で業務効率化が可能です。

顧客からの問合せは、会社からのお問い合わせフォームだけでなく、メールやチャットなど様々なツールを介して問合せが発生することが多く、都度そのツールにログインし、問合せに回答する必要があります。この方法は非効率的であり、対応漏れが合った場合に検知ができない可能性もあります。

問い合わせを一元管理し、対応状況の可視化を行うことで業務効率化が可能です。

またこれらのツールは自動送信機能やテンプレート機能など充実した機能も多くあります。


問い合わせ管理システムについて詳しく知りたい場合は「問い合わせ管理システムとは?主要機能やExcel管理の問題点を解説」もご参考ください。


4. ビジネスチャットで社内コミュニケーションを効率化

クイックな連絡手段としてコミュニケーションツールの導入も重要です。

コミュニケーションツールは、通常のメールに比べて、受送信機能の充実、扱いやすいデザイン、細やかなコミュニケーションができるため、作業がスムーズになります。

代表的なツールとして、SlackやChatWorkなどがあります。導入することで社内のスタッフや顧客との会話が今まで以上にスピーディーになります。


ビジネスチャットツールについて詳しく知りたい場合は「ビジネスチャット比較|選び方・メリット・おすすめ・無料プランの有無を紹介」もご参考ください。


5. SFAツールなどの営業支援ツールの導入

営業支援ツールとは、営業活動に欠かせないとされる案件管理や顧客管理などを効率化・自動化できるツールです。SalesforceやHubSpotなどが有名です。

SFAツールの導入により、営業活動の一元管理が実現し、各顧客の進捗状況や売上管理、アポ打診などが効率化された事例も多くあります。

営業事務の業務効率化・改善なら「yaritori」

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yaritoriは1ユーザー1,980円から利用できる問い合わせ管理システムです。顧客からの問い合わせの対応状況(未対応・対応済みなど)を可視化し、社内メンバーとコミュニケーションをしながら効率的に対応することが可能です。

テンプレート機能や自動返信、送信予約などの機能もあるので、メールでのやりとりの煩雑さに課題を感じている場合、是非ともお問い合わせください。

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営業事務の業務を「yaritori」で効率化・改善した事例

実際に「yaritori」を導入したことで営業事務の作業が効率化した事例をいくつかご紹介させていただきます。

制作業務に必要な顧客サポート対応やプロジェクト管理で活用した事例

株式会社 瑞季さまでは顧客とのWEB制作の問い合わせ対応やプロジェクト管理に「yaritori」を使用いただいております。プロジェクト管理や各ステークホルダーとの会話をすべて見える化したことによって、コミュニケーションの円滑化とタスク漏れや、管理の煩雑化といった課題を解決できました。

事例についてさらに詳しく知りたい方は「制作業務の顧客サポート対応やプロジェクト管理で活用」もご覧ください。

プラスティックフィルム加工の取引先からの問い合わせや事務処理で活用した事例


株式会社ONO plusさまでは新規のお客様での問い合わせ対応や事務管理に「yaritori」を活用いただきました。導入当初は一日300件のメール対応に対して2名の人員で対応しており、オペレーションや管理の煩雑化から対応漏れも多く日々残業していたところ、最終的には88時間の業務効率化に成功し、対応漏れなどのクレームの件数も0になりました。


事例についてさらに詳しく知りたい方は「プラスティックフィルム加工の取引先からの問い合わせや事務処理で活用」もご覧ください。


まとめ|営業事務の業務を効率化・改善して、ハッピーに

男女3人がガッツポーズ

いかがだったでしょうか?

この記事では営業事務が忙しい理由について触れつつ、どのように業務を効率化していくのか5つのステップを解説しました。

営業事務は、売上に直結する業務を担当しているケースが多く、正確でスピーディーな対応が求められます。

そのため、楽観的に考えず、ツール導入やマニュアルの整備など抜本的な見直しをしつつ業務効率化を進めていく必要があります。

ただし、業務効率化も手段によってはある程度の期間とコストが必要になり会社の規模や状態によってはすぐすぐに着手できないこともあります。

yaritori」は比較的安価で導入することができ、①使いやすさ②特徴的な機能 ③導入のしやすさで支持されています。業務が煩雑化していたり、顧客や社内での問い合わせ・連携対応に課題感がある場合は是非とも導入を検討しましょう。


問い合わせシステムについてさらに詳しく知りたい方は「【最新版】問い合わせ管理システム12選を比較!選び方や導入メリットも解説」もご覧ください。


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