Webメールサービスのオススメ3選!選び方や特徴も解説

Webメールは、メールを使ったやりとりに必須のビジネスツールです。特に、顧客対応やホテル・塾などの予約管理でWebメールを使用している企業も多いのではないでしょうか?

しかし数多くの製品があるので、どのWebメールが自社の用途や目的に最適なのかわかりにくいのも確かです。

そこで本記事では、Webメールサービスの定義をご説明した上で、自社の業務効率化につながるオススメのメールサービスをご紹介します。


「yaritori」は、1ユーザー月額980円から導入可能で、チームでの問い合わせ管理や顧客対応の効率化につながげることができるメールサービスです。機能詳細や活用例をまとめた資料をダウンロードできますので、ぜひご検討ください。

Webメールとは? 

Web(ウェブ)メールとは、Webブラウザ上でメールのチェックや送受信ができるサービスのことです。

ネット環境さえあれば、ソフトウェアのインストール不要でPC・スマートフォンなどの端末から利用できるため、社内外のコミュニケーションを円滑に進めるために主に用いられます。

Webメールの位置付けは?

Webメールと混合される用語に「メールソフト」「メールサービス」などがありますが、ここではまず各用語を整理したいと思います。下図をご覧ください。

Webメールは、「メールサービス」に該当し、ビジネスシーンでは主に社内外のコミュニケーションツールとして使われます。GmailやYahoo!メール、Office365などが該当します。

同じくメールサービスに当てはまるものには「メールソフト」と「メール共有システム」があります。

メールソフトとは、サーバーを経由してメールの送受信などを行うためのソフトウェアのことで、専用のソフトウェアを各種端末にインストールして利用します。OutlookやThunderbirdが例として挙げられます。

メール共有システムとは、メールサービスの中でもメールを複数人で管理する機能に比重をおいたサービスです。ブラウザやダウンロードしたソフト上でメールをやりとりしつつ、企業への問い合わせ管理をチームで行いたい場合に活用されます。

自社にあったWebメールの選び方

最近ではSlackやChatworkなどのビジネスチャットツールも浸透してきていますが、日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査 2020」によると、仕事のコミュニケーションで使用している手段は依然としてメール(99.1%)が最も多いことがわかっています。

「メールコミュニケーションを円滑化させる」課題は多くの企業に共通していると伺えますが、ここで注目したいのは、ビジネスの業界・業種・チーム体制によって、メールを介した「仕事のコミュニケーション」を円滑に進めるポイントが異なる点です。

EC事業の問い合わせ対応部門/カスタマーサポート業務の場合

社外から受け取ったメールをただ返すのではなく、顧客満足度向上に繋がるコミュニケーションが求められます。そのためGmailなどのWebメールではなく、メール対応ナレッジの社内管理・蓄積ができるメール共有システムを導入した方が、本来成し遂げたいコミュニケーションが実現しやすくなるかもしれません。

IT企業の営業部門の場合

メールのやりとりからどの見込み客を優先的にフォローアップするのか見極め、社内共有する必要があるかもしれません。この場合は業務効率化・生産性向上のため、Salesforceなど営業管理ツールとの連携機能がついたメールサービスを検討すべきでしょう。

つまり「メールを活用したやりとり」には多くの目的が存在し、ツールを導入する際には、しっかりと自社の目的に応じたツールを選ぶことが大切と言えます。


▼関連記事
多くの企業が取り入れている「メール共有サービス」に関して知りたい方は別記事「【徹底解説】メール共有システムとは?メリットや機能、活用事例を紹介」も合わせてご覧ください。


ビジネスシーンに特化したメールサービス3選を徹底比較

一口に「Webメール」と言っても、メールコミュニケーションに求められる課題を把握して、適切なメールサービスを選ぶ必要があることがわかりました。

ここからは、メールを使ったビジネスコミュニケーションで活用できるメールサービスを3つ厳選してご紹介します。

yaritori|初めてのメールサービス導入に嬉しいシンプルなUI

「yaritori」は、Onebox株式会社が運営するクラウド型のメール共有システムです。

EC事業のカスタマーサポートや、不動産・教育・美容業界の予約管理など、社内メンバー複数人で企業のメールアカウントを管理する場合に活用されます。

【ポイント】

  • 国内最安値水準 月額980円〜(1ユーザー)から利用可能
  • 使いやすさ」でお客さまから高評価
  • かんたん導入シンプルな画面強力な機能 の3つの特徴

yaritoriには、メールを管理するためにシンプルでパワフルな機能が備わっています。

担当者設定

メール毎に担当者を設定し、誰が誰を対応しているのか可視化させることができるので、企業の信頼を損いかねない「対応漏れ」や「二重対応」といったミスを低減することができます

メール共有システム「yaritori」画面より

チャット機能・「@メンション」機能

メールごとに相手とチャットをすることができる機能も、魅力的な機能の一つです。相手にメールやメッセージを気づいて欲しい時は、特定のメンバーに「@メンション」できる機能を使うことで、テレワーク中でも円滑なチームコミュニケーションを実現できます。

メール共有システム「yaritori」画面より

さらには、顧客の情報(名前・会社名・アドレス・電話番号など)をコンタクトとして一元管理することができるもの大きな特徴でしょう。顧客ごとの対応履歴をワンクリックで確認することもできます。

テンプレート(予約語)機能

テンプレート使用時に、「送信先の名前」「ログインユーザーの名前」などを本文に自動挿入できる機能です。

手動でお客さま情報を入力する必要がない他、カテゴリーごとに分類し保存できるので、よくある質問や問い合わせ内容にすばやく返信することができます。

メール共有システム「yaritori」画面より

Slackとも連携可能

「yaritori」で受信したメールを、Slackからの特定チャネルに通知することができます。

メールの返信や、対応状況の変更をSlackからもできるので、Slackから離れずにメール対応をすることも可能です。

※ その他の機能詳細はこちら

【価格】

  • 初期費用:0円
  • 月額利用料:1ユーザー980円/月〜
  • 最低契約期間:なし
  • お試し期間:14日間(無料)

「yaritori」は2020年7月上旬のβ版サービスを開始してから、50社を超える企業にヒアリングを実施し、サービス改善を図りました。14日間無料からお試しも可能で導入サポートも提供しております。まずはお気軽にご相談ください。

「yaritori」無料お申し込み

メールディーラー(Mail Dealer)| 大規模なメール対応も可能

メールディーラーは、中小企業向けクラウドサービスを提供する株式会社ラクスが提供しているシステムです。2002年にサービスを開始し、6,000社超に利用されています。

【ポイント】

  • 連携している受注管理システムが多く、機能が豊富売り上げ規模の大きなECショップなどにオススメ

お客さまごとに専属のサポートがつくなど充実したサポートも得られるため、自社の業務内容に沿った運用設定が柔軟にできます。

メール対応のステータス管理や対応履歴、メールに承認フローを組み込めるなど多彩な機能が備わっている他、メール・LINE・電話窓口・WEB接客チャットにも対応しており、チームでの顧客管理に役立ちます。

楽天あんしんメルアドや受注・在庫管理システムなどの外部ツールとの連携も多く、API連携も利用可能な点もオススメです。

【価格】※「共用サービスクラウドプラン」の場合

  • 初期費用:50,000円
  • 月額利用料:20,000円(保存メール数〜10,000通・10ユーザーの場合)
  • 最低契約期間:3ヶ月
  • お試し:サービス画面がみれる無料トライアルあり

※ その他の機能詳細はこちら

メールワイズ(Mailwise)|万全のセキュリティ対策で顧客情報を管理

メールワイズは、クラウドベースのグループウェアや業務改善サービスを提供しているサイボウズ株式会社によるメール共有システムです。

【ポイント】

  • メール・電話に対応
  • スマートフォンアプリあり
  • サイボウズ社サービス「kintone」との連携が可能

業界では比較的早い2000年頃から提供されているシステムで、1ユーザー月額500円〜という価格で利用できることから、業界・業種を問わず7,500社以上の企業に導入されています。

世界最大のITサポート団体「HDI」の日本支部の認定資格制度において最高評価(三つ星)を獲得しているカスタマーサポートがついていたり、サイボウズ社のサービスkintoneと簡単に連携できたりと、しっかりとしたセキュリティ対策やリード管理機能を求めている方にはおすすめです。

【価格】※「スタンダードコース」の場合

  • 初期費用:0円
  • 月額利用料:500円/1ユーザー(登録できるメールアカウント10個 利用人数は2人から)
  • 最低契約期間:1ヶ月
  • お試し:30日間無料お試しあり

※料金シミュレーションはこちらから


▼関連記事
他のメール共有システムに関して知りたい方は別記事「【2020年最新版】メール共有システム7選 | 国内主要システムの比較・まとめ」も合わせてご覧ください。


Webメールではなく「メール共有システム」を活用する3つのメリット 

ここまでオススメのメールサービスを紹介してきましたが、そもそも「メールの量が多すぎる」「メールの返信が遅くて困っている」といった悩みを抱えている企業や担当者は少なくないと思います。

日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査 2020」によると、仕事で1日に受信しているメールは平均約50通となっています。

出典:日本ビジネスメール協会|ビジネスメール実態調査 2020

単に50通受け取るだけでなく、適切かつ迅速にメール対応をし続けるのは決して容易ではないはずです。

このような現状に対して、「効率的にメールを処理したい」「大量のメールを管理する機能が少ない」「チームで相談しながら対応したい」といった課題を解決してくれるのがメール共有システムです。

そこで最後に、一般的なWebメールサービスで自社課題が解決されるのかを考えあぐねている担当者の方に向けて、「メール共有システム」の導入で得られるメリットをご紹介します。

1. メール対応の時間を短縮できる

メール対応を削減するための機能の一例として、文面や送り主データをいつでも利用できる「テンプレート機能」や、メールごとに「対応済み」や「未対応」などのフォルダに分けて管理する機能がありました。

担当者を設定して誰がどのようにメール対応しているか可視化することで、担当者が全てのメールに目を通しフォローアップし続ける必要がなくなるため、チームでメール管理・対応に費やす時間が短縮されます。

そして結果的にメール対応の時間を減らすことができれば、テレワークで起こりがちな時間外労働も削減されます

実際にメールと時間外労働の関係について、以下のような興味深いデータがあります。

出典:日本ビジネスメール協会|ビジネスメール実態調査 2020

残業が多いと感じることは「よくある」 送信17.29通、受信68.68通。残業が多いと感じることは「まったくない」送信9.27通、受信30.17通という結果が出ています。

このことは、対応するべきメールの数が多いほど、残業時間が増えていることを示しています。テレワークでメールの量が必然的に増えるなか、いかに対応するべきメールを整理できるかで時間外労働が左右されるのです。

2. 返信ミスが起きにくい

メール共有システムには、返信ミスが起きないようにメールを適切にリスト化し、誰がどのように対応し、今後どのように対応していけばいいかを視覚的にわかりやすくする機能が備わっていました。

また、対応方法に困ったときは別のメンバーを対象メールにアサインしたり、確認が必要な場所にフラグを立てておきパッと見てどこが解決されていないのか可視化できる特徴もありました。

特に顧客から大量メールが届くECサイトなどでは、チーム内で誰がどのように対応したのか、しっかりと管理しなくてはなりません。スタッフ間でフォローが行き届かないままメール対応を続けていると、対応漏れや二重対応などの返信ミスが発生してしまうのです。

一度送信したメールは、取り消すのが容易ではありません。会社の機密に関わるような書類を誤って添付してしまいば大惨事です。最悪の実態を未然に防ぐためにも、メール共有システムで適切に管理することをオススメします。


カスタマーサポートや顧客対応で問い合わせ管理ツールをお探しの方は、別記事「【2021年最新版】問い合わせ管理システム10選を比較!選び方や導入メリットも解説」も合わせてご覧ください。代表的な問い合わせ管理システムを、特徴・機能・価格といった観点で比較しています。


3. 企業イメージの向上につながる

最後に、メール共有システムの活用によって企業のメール対応レベルが上がれば、様々な意味で企業イメージの向上にも役立ちます。

企業イメージに関わる「メールの返信速度」に関して、以下のようなデータがあります。

出典:日本ビジネスメール協会|ビジネスメール実態調査 2020

この調査によると、メール返信を4時間よりも長い時間待てない人は、なんと全体の16.68%にも昇るのです。

これはメールの対応が遅ければ遅いほど、企業として悪いイメージがついてしまう可能性を意味しています。信用をそこなってしまうえば、結果的に売り上げにも支障をきたす恐れもあるでしょう。

メールの返信が遅れてしまう理由には、「すぐに結論が出せない」(52.07%)「忙しくて時間がない」(41.76%)「処理するメールの量が多い」(20.35%)「メールに気付かなかった」(18.51%)といった結果が出ています。

そこでメール共有システムを導入すれば、チームコミュニケーションを通して問い合わせ対応の効率化・対応ミスの削減などを図ることができるので、企業イメージの向上に貢献できるのです。

またメール共有システムの種類によっては独自ドメインを利用でき、かつウィルスの入ったメールの受信時に警告を発してくれる機能や、メール内容を暗号化する機能が備わっており、セキュリティの面からも安心できます。

「yaritori」は、1ユーザー月額980円から導入可能で、チームでの問い合わせ管理や顧客対応の効率化につながげることができるメールサービスです。機能詳細や活用例をまとめた資料をダウンロードできますので、ぜひご検討ください。

まとめ|しっかりと事業貢献に繋げるには「メール共有システム」を検討しよう

Webメールは、受送信したメールや顧客情報を管理するには必須なビジネスツールですが、サービスによって機能や特徴が異なりますので、自社にとって最適なツールをしっかりと吟味することをオススメします。

特にWebメールの特徴も備えている「メール共有システム」は業務効率化だけでなく、企業のイメージUPにもつながります。チームでのメール対応を効率化したいと考えている管理職・人事の方は、ぜひ導入を検討してみてください。

チームでのメール対応かんたんに。

yaritoriは、月額980円から利用できる
シンプルで使いやすいクラウド型のメールサービスです

チームでの

メール対応かんたんに。

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シンプルで使いやすいクラウド型のメールサービスです。