共有メールアドレスとは？作り方やメリット・おすすめの活用方法をご紹介！

共有メールアドレスとは、複数人で同じメールアドレスを使用（共有）する場合のメールアドレスです。通常は、個人に専用のメールアドレスが割り当てられる一方で、共有メールアドレスは複数のユーザーが同じアドレスを共有して使用します。

共有メールアドレスは、「support@xxx.com」といった共有メールアドレスに複数のサポート担当者がアクセスし、お客様からの問い合わせに活用するなど、さまざまな使い方ができます。

一方で、大量のメール対応を複数人で効率化しようとすると「誰がどのメールに対応しているかわからない」などの問題が発生するため、注意が必要です。

この記事では、共有メールアドレスとは？について、作り方や業務での活用方法まで解説します。Gmail・Outlookでの作成方法まで具体的に解説するので、共有メールアドレスの活用でお悩みの方はぜひ参考にしてみてください。

共有メールアドレスとは？

共有メールアドレスとは、複数人で同じメールアドレスを使用（共有）する場合のメールアドレスのことをいいます。通常は、個人に専用のメールアドレスが割り当てられますが、共有メールアドレスは複数のユーザーが同じメールアドレスを共有して使用します。

共有メールアドレスは、特定のグループや組織の問い合わせ窓口など、さまざまな用途で活用することができます。例えば、「support@xxx.com」といった共有メールアドレスに複数のサポート担当者がアクセスし、お客様からの質問や問題に対応するなどです。

共有メールアドレスを使うことで、メールの対応状況などがわかるため、複数人での情報共有やコミュニケーションを効率化することができます。

共有メールアドレスを活用することのメリット

まずは、共有メールアドレスを活用することの具体的なメリットからみていきましょう。

1. メール対応の属人化の防止

個人のメールアドレスでの問い合わせメールの管理は、担当者のみが対応状況や履歴を把握することになります。そのため、不在時に対応ができなかったり、引継ぎが困難です。

共同メールアドレスを使用することで、属人的なメール対応を防ぐことができます。チームメンバーでメールの管理が可能となり、担当者の不在があっても他のメンバーの対応が可能になります。

2. 業務効率化・対応スピードの向上

個別のメール対応では他業務をしている場合、返信が滞ることが多々あります。担当者の業務内容によっては、対応が翌日になってしまうケースも少なくありません。

共有メールアドレスを使うことで、対応可能な他のメンバーが迅速に対応を取ることができ、結果としてメール返信の速度が上がります。

3. お客様満足度の向上

日本ビジネスメール協会による2023年の調査によれば、4時間以内の返信を期待する人が一定割合に上ることが示されました。メールの返信が遅いと、クレームやビジネスチャンスの損失に繋がる可能性があります。

メールアドレスをチームで共有する体制であれば、対応時間の短縮を図り、お客様の満足度向上にも繋がります。

共有メールアドレスの作り方・管理方法

共有メールアドレスの作り方・管理方法は3つあります。

①メーリングリスト・グループを作成し、関連メンバーにメールが届くようにする
②共有メールボックス・共同トレイなど、メールを共有管理するための専用機能で管理する
③新規アカウントを作成し、ID・PWを共有する

それぞれの仕組みと管理方法を紹介します。

①メーリングリスト・グループ

まずは、メーリングリスト・グループを作成し、関連メンバーにメールが届くようにする方法です。

メーリングリスト・グループとは、メーリングリスト・グループ宛に届いたメールを、リストに登録した個人のメールアドレス宛に同時にまとめて一斉送信する機能です。Microsoft outlookではメーリングリスト、Google Workspaceではグループとよばれます。

メーリングリスト・グループを、部署やプロジェクトごとに作成し、問い合わせ先としたり、メールをするさいにCCに追加することで情報共有を図ります。通常業務であれば、最も一般的な共有メールアドレスの作り方といえるでしょう。

一方で、メールの返信は個人のメールから行う必要がある点、メールを送信するたびにメーリングリスト・グループのメンバーにも関連メールが増えていってしまう点は注意が必要です。カスタマーサポートの問い合わせ対応など、大量のメールを管理するさいには、メールの抜け漏れなどが発生してしまいがちです。

メーリングリスト（グループ）の作成方法については以下のリンクをご参考ください。

Outlookのメーリングリスト作成方法について詳しく知りたい方は以下を参考にしてみて下さい。
Outlookのメーリングリストとは？仕組みや作り方を解説

Gmailのメーリングリスト作成方法について詳しく知りたい方は以下を参考にしてみて下さい。
Gmailでメーリングリストを作成する方法｜Googleグループで便利に一斉送信しよう！

②共有メールボックス・共同トレイ

次に、共有メールボックス・共同トレイなど、メールを共有管理するための専用機能で管理する方法です。

共有メールボックスは、Outlookから提供されている共有メールアドレスの管理に特化したサービスで、共同トレイはGoogle Workspaceから提供されている同様のサービスになります。それぞれのメールサービスを有料で契約している場合は、追加料金なしで使用することができます。

共有メールボックス・共同トレイを使うと、①の方法で作成したメールアドレスの返信担当者や対応ステータスを管理できるようになります。カスタマーサポートの問い合わせ対応など、大量のメールを管理するさいには①よりこちらの方法がオススメです。

一方で、メール共有・管理システムなど専用の有料サービスと比べると、機能が限定されているため、まずはこの方法で試したうえで、メール共有・管理システム・問い合わせ管理システムなどのサービスの検討もオススメです。

Outlook「共有メールボックス」について詳しく知りたい方は以下を参考にしてみて下さい。
共有メールボックスとは？作り方や注意点も解説！

Gmail「共同トレイ」について詳しく知りたい方は以下を参考にしてみて下さい。
Googleグループ「共同トレイ」とは？使い方や設定方法を解説！利用にあたっての注意点も

③新規アカウントの作成

最後に、support@やsales@などを新たに新規アカウントとして作成し、ID・PWを共有する方法です。

この方法は、個人メールと受信トレイを分けることができ、共有メールアドレスから返信を行えるため簡単ですが、GoogleやMicrosoftのポリシーとして推奨されている使い方ではないため、おすすめしません。

ひとつのアカウントに、複数の場所から同時にアクセスがあると、情報漏洩などのセキュリティリスクがあると判断されてしまいアカウントがロックされてしまいます。

アカウントを共有するさいのリスクについて知りたい方は以下を参考にしてみて下さい。
Googleアカウントを複数人で共有するのはNG？その理由とGmailを共有する方法を解説

共有メールアドレスのデメリット・注意点

共有メールアドレスを利用する際、以下3点に注意が必要です。

1.重複対応や対応漏れが生じる

共有メールアドレスを利用する際、管理のルールや個々の役割を明確化することが重要です。担当業務の範囲が曖昧だと、自身が既に回答した内容を後から別の担当者が対応する可能性が生じます。

また、 担当者によって回答内容にバラつきがあった場合、顧客に不信感を抱かせる可能性があります。重複対応を避けるには進捗状況を可視化し、社員同士が定期的に情報共有する仕組みが重要です。

加えて、複数人で問い合わせを管理すると、個々の当事者意識が薄れる可能性が高まります。情報共有を怠ると、誰も問い合わせに対応していない事態に発展するため、注意しましょう。

2.対応状況がわからなくなる

複数人でメールアドレスを管理する場合、どのメールがすでに処理されたかという情報を直接画面上ですぐに確認することは難しく、直接担当者とのコミュニケーションが必要です。自動転送を利用しても、複数人にメールが転送される場合、誰かが既に対応したのか、また自分がそのメールを取り扱うべきなのかを判断するのに余計な時間がかかります。  

多数のメンバーが多くのメールに対応する状況では、メールの見逃しや、同じメールへの重複した対応などのエラーが発生するリスクがあります。

3.情報共有や進捗確認等の付帯業務が増える

共有メールアドレスのソフトや設定の仕方次第で、対応状況や担当者の指定とその表示は可能ですが、メール内容についての質問や相談をする場合、直接話したり、別途メールを送る必要があります。

その結果、追加の情報共有や進捗確認が必須となり、ひいては迅速なメール対応が難しくなることがあります。

共有メールアドレスの管理なら「yaritori」がおすすめ

「yaritori」は、複数人での共有メールアドレスの管理を効率化できるクラウド型のメール共有システムです。メールの対応状況を一目で確認できるステータス管理、メールごとのチャット機能、そして複数のメールアドレスを一箇所で扱うことができます。

yaritoriで共有メールアドレスの課題をどのように解決するか詳しくご紹介します。

メール対応の可視化

複数人でメールアドレスを共有する際、「誰がどのメールを扱っているのか」「メールが処理済みかどうか」が不明瞭になりがちです。これにより、同じメールに複数回返信する、あるいは返信が漏れるといったミスが起こり得ます。

「yaritori」なら、メールを対応状況ごとに分けて表示し、担当者を明確にすることができるので、こうした二重対応や対応漏れを解決できます。

チームのコミュニケーションを円滑化

共有メールアドレスでの管理の場合、メールの対応ステータスや過去の対応状況が分かりづらいケースがあります。メールごとに口頭やチャットツールで情報共有をすることになるので、コミュニケーションコストが上がってしまいます。

「yaritori」であれば、メールに対する社内での相談がメール単位のチャットを通じて簡単に行えます。メールの転送や口頭での情報共有をせず、効率的にメール対応の準備が可能になります。

定型業務を効率化するための機能が充実

共有メールアドレスでメールを管理するには、案件ごとに誰が対応するのか事前に設定する手間がかかります。また、問い合わせメールには定型文で返信するケースも多く、都度考えるのは効率的ではありません。事前に用意するにしても数パターンの定型文を作るのは工数がかかります。

「yaritori」では、メールの件名や宛先などの条件を設定して、メールを自動で分類し、それぞれに状態や担当者、タグを付けることができます。さらに、さまざまなテンプレートを事前に用意しておくことで、お客様の名前を自動で挿入するなどの細かい作業も自動化できます。これらの機能で、手作業でやっていた部分を減らし、仕事の速度と品質を同時に上げることができます。

設定は1分で完了し、サポートの満足度も99%と非常に高い評価を受けています。

利用料金は1ユーザーあたり月額1,980円からで、最低契約期間も設けていないため、気軽に始められます。サービスの特徴や主要な機能などをまとめた資料は無料で発送しております。ぜひご活用ください。

まとめ ｜共有メールアドレスを有効に活用しよう！

共有メールアドレスの導入は、複数人のメンバーで効率的に管理することができるのが特徴です。複数人で案件管理をすることで属人化が防げたり業務が効率的になる一方、重複対応や対応漏れ、コミュニケーションコストが高まる等のデメリットもあります。

メール共有システムを導入することで、これらの課題を解決し、共有メールアドレスの運用を効率化することができます。

「yaritori」では、対応状況の可視化やメールごとのチャット、返信文のテンプレートなど、問い合わせ対応を効率化する機能が多数搭載されています。二重対応防止機能も搭載しており、同一案件に対する重複対応が発生する心配もいりません。

顧客対応の工数増大に悩まされている方、顧客対応の品質改善を目指している方は是非この機会にメール共有システムを検討してみてはいかがでしょうか。