【厳選】中小企業におすすめのメール共有システム３選比較

メール共有システムは、代表アドレス（「info@」「support@」など）を複数人で共有・管理し、メール対応を効率化できるサービスです。

メールの対応状況や担当者の可視化ができるため、メール対応の事故を防止し、業務の効率化やお客様満足度の向上に繋がります。

メール共有システムはさまざまなサービスが提供されているため、どのような視点でサービスを比較すればよいかわからないといった声が多くあります。この記事では「中小企業におすすめ」という視点で、選定のポイントや厳選したサービスを比較紹介します。

中小企業では、運営体制の人員確保や、高額サービスの導入が難しいといった課題が想定されます。ここでは、機能がシンプルで、利用料金がリーズナブルなサービスに絞って紹介するので、自社に必要なメール共有システムを探すのにお役立てください！

メール共有システムとは

メール共有システムは、「info@」などの代表アドレスを複数人で共有・管理できるシステムです。

メールの対応状況（未対応・対応済みなど）や返信担当者を設定することができ、社内メンバー向けにチャットでの相談や、テンプレートをカテゴリーごとに分類する機能がついています。

誰がどのメールに対応しているのかが可視化されるので、対応漏れ及び二重対応などの事故を防止することができ、業務時間の削減やお客様満足度の向上に役立ちます。営業やカスタマーサポートなどお客様対応が多く発生する部署を中心に、製造業・人材・ITなどさまざまな業界で活用されています。

中小企業においては、「個人のアドレスを従業員に付与していない」「代表者が問い合わせメールなどをすべて把握したい」といったケースが多くあります。メール共有システムを活用することで、代表アドレスを使った業務の可視化・効率化を実現することができるのでオススメです。

メール共有システムの必要性やメリットについて詳しく知りたい方は
「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」をご参考ください。

中小企業におすすめのメール共有システムとは

メール共有システムにはさまざまなサービスが提供されていますが、中小企業の方がメール共有システムの導入を検討するさいには、シンプルで使いやすいメール共有システムがオススメです。

メール共有システムには、複数人でメールを共有管理するために必要な基本機能のみが搭載されているサービスから、電話やSNSなどのマルチチャネルの問い合わせを一元管理することができるサービスなどさまざまです。また、一般的に機能が充実しているサービスは高単価で、提供年数が古いサービスは画面デザインや操作性が使いづらいという傾向があります。

メール共有システムの導入を検討するさいには、まずはメール対応の効率化を実現できるかを利用用途を絞り、検証していくことが重要です。業務で使えるか（社員が使えるか）、費用対効果が合うかを確認し、活用を拡げていきます。

シンプルで使いやすいサービスを選ぶことは、中小企業がITツールを導入するさいに発生する「ツールの導入に予算をかけられない」「社員のITリテラシーが高くないから使いこなせるかわからない」といった課題の解決にも合致します。

すべてのメール共有システムを比較検討されたい方は、「【最新版】メール共有システム11選比較！導入メリットと選び方のポイントを解説」もご参照ください。

中小企業におすすめのメール共有システムの選び方

ここでは、中小企業におすすめのシンプルで使いやすいメール共有システムをどのように選べばよいか解説していきます。

サービスを検討するさいの比較ポイントを「機能」・「価格」・ 「使いやすさ」の観点から具体的にみていきましょう。 

機能｜メールの共有・管理に特化したシンプルなサービスを選ぶ

メール共有システムの基本機能は以下の通りです。複数人で対応状況を可視化しながらメール対応を効率化できる機能が備わっています。

・複数の代表アドレスをまとめて管理
・対応状況（未対応・対応済みなど）の可視化
・メールごとのコメント機能
・返信担当者の設定
・テンプレート機能
・顧客・お客さま管理機能

高機能なサービスでは上記機能に加えて、マルチチャネル（電話・SNS・チャット）も一元管理できるなど問い合わせ対応の効率化を実現できる機能が備わっています。

中小企業においては、まずは一般的な問い合わせ窓口となるメールの共有管理で発生する課題から解決できる「シンプル」なメール共有システムがおすすめです。最低限の機能活用からはじめ、必要に応じてユーザー数や機能活用を増やしていきましょう。

価格｜利用料が安価なシステムがおすすめ

メール共有システム全体で発生する費用は、初期費用と月額費用です。

初期費用に関しては、全く発生しないものと発生したうえで最低契約期間が決まっているものに分かれます。契約期間が設定してあった場合、その期間は解約ができず、月額料金を支払い続けなければなりません。高額なものであれば、5〜10万円ほどの初期費用が発生します。

また、月額費用は安価なサービスでは500円〜高額なサービスでは1万円以上と幅が広く、定額プランとユーザーごとに課金するケースに分かれるため、料金体系は細かくチェックすることが大切です。

中小企業では10名程度での使用となることを踏まえると、おすすめできるのは初期費用がなく、月額費用が数百円程度から5,000円以内のメール共有システムだといえます。

中小企業の場合、極力安価で収めたいというケースもあるでしょう。メール共有システムの中には無料トライアルを提供しているサービスもあるため、導入する前に事前にトライアルで使用感を見極めることを推奨いたします。

使いやすさ｜見やすく簡単に操作できるシステムを選択する

中小企業におけるメール共有システムは、従業員が迷わず使えるという観点から、画面デザイン・操作性・導入のしやすさからシステムを選択することが大切です。たとえば、海外製のメール共有システムの場合、主要な言語が英語であった場合には、問い合わせも英語で行う必要があるケースも少なくありません。サポートや導入のしやすさも含め、サービス選定することを推奨いたします。

デザイン面では、普段業務で使用しているOutlookやGmailに近いような操作感のものを選ぶことで、社員の方々もスムーズに利用することができるでしょう。

中小企業の場合、英語が苦にならず、高いITリテラシーを持った担当者を配置する余裕が無いこともあると思います。導入後、誰もがすぐに対応できるようなシンプルなUIのメール共有システムを利用することで不安も解消できるでしょう。

中小企業におすすめのメール共有システム３選比較

ここからは、中小企業におすすめのシンプルで使いやすいメール共有システムを厳選し、3つのサービスを比較紹介していきます！

yaritori（ヤリトリ）｜Onebox株式会社

「yaritori （ヤリトリ ）」は、2020年からサービスを提供している中小企業におすすめのメール共有システムです。現在では、IT・製造・人材など幅広い業界で利用されており、現在では180社超の企業に利用されています。

AI搭載の高機能サービスでありながら、1ユーザー1,980円から利用でき、最低契約期間や初期費用もないため、中小企業の方々も安心してご利用いただけます。

機能

・メールの開封履歴・通知機能、送信キャンセル機能
・メールごとのチャット機能
・担当者の自動設定、自動返信、最新AI「GPT-4」を活用したメールの自動生成機能
・個人メールと代表メールの一元管理
・SlackやChatworkとのビジネスチャット連携、Salesforce連携　など

価格

・初期費用：無料
・最低契約期間：なし
・月額利用料：1ユーザー1,980円〜
・お試し期間：7日間無料トライアル

使いやすさ

画面デザイン・操作性・導入のしやすさでユーザーに高く評価されています。Gmailライクの画面デザインのため、導入後のギャップも小さく、誰でも簡単に操作することが可能です。

Gmail/Outlookをお使いの方なら、メールの送受信をワンクリックで同期することができるので、サービスの導入もスムーズです。

メール共有システムを初めて使用する中小企業であっても使用しやすいといえるでしょう。

メールワイズ｜サイボウズ株式会社

「メールワイズ」は、クラウドベースのグループウェアや業務改善サービスを提供するサイボウズ株式会社が提供しているサービスです。2000年から提供されている老舗サービスで、13,000社以上の企業に導入されています。

機能

・メールだけでなく、電話や訪問履歴を残すことができる
・サイボウズ社が提供している「kintone」との連携が可能

価格

・初期費用：無料
・最低契約期間：なし
・スタンダードコース：月額500円/ユーザー
・プレミアムコース：月額1,500円/ユーザー

※スタンダードコースの場合はメールボックスをアドレス毎に分けられず、複数メールアドレスを使用できないので注意してください。

◆オプション
セキュリティ機能と保存容量（10GBごとに1,000円）が有料オプションとなっています。

使いやすさ

UIはシンプルで直感的なデザインのため、他のメールソフトから「メールワイズ」に移行した場合でもすぐに使い始められるでしょう。

WEBCAS mailcenter｜株式会社WOW WORLD

WEBCAS mailcenterは、1995年に創業の「株式会社WOW WORLD」(旧・株式会社エイジア)が提供しているサービスです。「メール配信システム」や「顧客管理システム」などがあるマーケティングコミュニケーションシステム「WEBCAS」シリーズのひとつとして展開されており、「WEBCAS」シリーズは9,000社以上に導入されています。

機能

・最大３段階の承認機能、受信メールの経過時間色分け表示機能
・メールの自動振り分けやテンプレート機能
・WEBCAS他製品との連携、外部の顧客DBやECと連携可能（※SaaS・導入型のみ）

価格

・初期費用：30,000円〜
・月額費用：5,000円〜
・最低契約期間：最低1ヶ月
・無料お試し：あり

使いやすさ

Outlookに似た操作性であるため、リテラシーの高さを問わず誰でも迷わずに使い始められます。WEBCASの他シリーズとの連携もできるため、データベース(SaaS・導入型のみ)なども使用したい中小企業であれば、おすすめのシステムといえます。

まとめ｜シンプルなメール共有システムがおすすめ

今回は、中小企業におすすめのメール共有システムを3つ解説しました。

中小企業がメール共有システムを導入するにあたって重要なポイントは、「機能」「価格」「使いやすさ」の3つの観点で総合的に判断することです。

メール共有システムの中には初期費用や最低契約期間もなく、低価格で利用できるサービスもあるため、初めての導入の場合にはリスクの少ないものを導入することを推奨いたします。

「yaritori」は、初期費用や最低契約期間もなく、1ユーザー1,980円からご利用できますので、是非この機会にご検討いただけますと幸いです。