【最新版】メール共有システム11選比較！機能・料金・選び方を解説

メール共有・管理システムは、「info@」や「support@」といった代表アドレスを複数人で共有できるシステムです。

メールの対応状況（未対応・対応済み）や担当者を可視化することで、対応漏れ・二重対応などの事故を防止し、効率的な対応を実現することができます。営業やCSなどさまざまな部署で利用され、問い合わせ対応などに活用できます。

この記事では、メール共有システムの機能や価格など具体的に検討すべき比較ポイントをわかりやすく解説します。個別サービスについても特徴や違いがわかる形で紹介するので、自社に合うメール共有システムを見つけることに役立ちます。

メール共有・管理システムとは

メール共有システムは、「info@」や「support@」といった代表アドレスを複数人で共有・管理できるシステムです。

メールの対応状況（未対応・対応済み）や担当者を可視化することで、二重対応や対応漏れなどの事故を防止し、効率的な対応を実現することができます。

また、社内メンバー向けにコメントできるビジネスチャット機能や、テンプレート機能なども充実しており、複数のメールアドレスを一元管理できるため、社内外のコミュニケーションを効率化することができるのが特徴です。

メール共有・管理システムの必要性・メリット

メール共有システムは、一日20件を超えるメール対応が発生しており、一人での対応では限界がある（複数人で対応をしている）場合におすすめのサービスです。

GmailやOutlookで、CCにメーリングリストを追加し社内メンバーに情報共有する運用をしていたり、代表アドレスのIDやパスワードを共有する運用では、大量のメールを管理するには限界があります。

こうした運用では、メールの返信漏れや二重対応、担当者による対応の質の違い、過去の対応履歴がわからないなどが発生するリスクがあります。

メール共有システムを使うことで、メールの対応状況が可視化され、事故なく効率的な対応が実現できるようになるでしょう。顧客からの問い合わせ対応を効率化できるため、サポートや営業事務など、スピードが重要な業務での活用に適しています。

メール共有・管理システムの主な機能

ここでは、メール共有システムに備わっている機能を以下3つのパターンに分けてご紹介します。

①複数人でメールを共有管理するための機能
②メールの送受信を効率化する機能
③お客さま情報を管理するための機能

① 複数人でメールを共有・管理するための機能

・対応ステータス管理：「未対応」「対応済み」などの対応状況を可視化する機能
・返信担当者の設定：メールの返信担当者を設定できる機能
・コメント機能：メールごとに対応方針の相談など社内向けの相談ができる機能
・返信文・対応履歴の共有：メール文を他メンバーに共有することができる機能
・二重対応防止：他の人がメールに返信しているとロックがかかり、二重対応を防ぐ機能

②メールの送受信を効率化する機能

・テンプレート：定型文（テンプレート）を保存・共有できる機能
・ラベリング：メールごとにラベルを振り分けることができる機能
・複数アドレスの管理：複数の代表アドレスをまとめて一元管理できる機能
・フィルター：メールごとを特定の条件に基づき振り分けることができる機能

③お客様情報を管理する機能

・顧客管理機能：お客様のメールアドレス・電話番号・会社名などの情報を管理できる機能
・対応履歴表示：顧客ごとに過去だれがどのような対応をしたかの履歴を確認できる機能

これらは、メールを複数人で共有・管理し、メール対応するために必要な基本機能といえるでしょう。

サービスを選定する場合には、自社の業務課題を解決し、費用対効果を最大化するために必要な要素を検討することが重要です。

メール共有・管理システムの比較ポイント① 機能

メール送受信に関する特徴的な機能

メール送受信で活用できる機能として、メール送信後数秒以内なら送信をキャンセルできる誤送信防止機能や、相手方の開封履歴を確認できる機能などがあります。

また、複数人でメールを共有管理するうえで、担当者間でのダブルチェックや上長などへのメール承認機能があると便利です。その他、ファイル添付時に自動で暗号化される機能など、セキュリティ面で活用できる機能が充実しているサービスもあります。

自動化・ワークフロー

返信担当者の設定や、メールの振り分けなどを自動化できる機能があると、重要なメールに気づきやすくなり業務を効率化することができます。「zendesk」には、スキルに応じて担当者を設定するスキルベースルーティングなどがあります。

最近ではAIを活用した機能にも注目です。「yaritori」には、最新AIを活用した自動返信機能などが備わっています。その他、問い合わせに対して自動で定型文を返信する機能やテンプレートの提案機能などもあります。

対応チャネル

お客さま対応は、代表アドレスのみでなく個人のアドレスで行うこともあります。「yaritori」では、複数人で共有・管理する代表メールに加えて、個人メールも一元管理することが可能です。gmailやoutlookなどの既存のメールシステムを開く必要がなくなり、すべてのメールをまとめることができます。

また、お客さまからの問い合わせが、メールだけでなく、電話、チャット、LINEなどのSNSからも来る場合は、それらのチャネルに対応したサービスを選ぶと業務がより効率化されます。

外部システムとの連携

社内コミュニケーションがビジネスチャット中心となっている場合は、SlackやChatworkなどのビジネスチャットと連携する機能があるかは必須でしょう。問い合わせや担当者の設定などを通知することができ、重要なお知らせにすぐ気づくことができます。

その他、Salesforceなどの顧客管理システムとの連携や、EC・通販サイトを運営している場合は、受注管理システムとの連携有無を確認します。お問い合わせをしたお客様情報などを表示することができるようになります。

メール共有システムを導入するにあたってのコストは、初期費用・月額料金・オプション料金があります。

初期費用（最低契約期間）

初期費用は大きく2つに分かれています。

①初期費用・最低契約期間がなくすぐに利用を始められるサービス
②初期費用と最低契約期間が設定されているサービスです。

特に、メール共有システムを使ったことのない方には手軽に始められる①のタイプがオススメです。

国内サービスでは「yaritori」や「メールワイズ」は初期費用や最低契約期間がないサービスです。「メールディーラー」は初期費用が5-10万円かかるうえに、最低契約期間が3-6ヶ月と設定されているため導入前に慎重な検討が必要です。

月額基本料金

月額料金に関しても、大きく2つに分かれています。

①ユーザー課金のサービス
②定額プラン（10名までは3万円など）のサービス

何個のメールアカウントを何名で共有するかがプランの分岐点になることが多く、また上位プランの方が多くの機能が使えるようになっていることが一般的です。

オプション料金

10GBごとの保存容量や、IPアドレス制限などのセキュリティ機能、外部サービスとの追加連携などがオプションで用意されているサービスが多いです。基本料金にオプション料金を加えた月額料金が毎月の支出になります。

メール共有・管理システムの比較ポイント③ 使いやすさ

メール共有システムは、派遣社員やアルバイトの方などITリテラシーの異なるさまざまな立場の人が日常的に使うサービスです。「使いやすさ」は導入効果に直結するため重要です。

「使いやすさ」を評価するさいには、初めて利用する方が問題なく「導入ができるか」や「利用できるか」などが非常に重要です。オンボーディングに時間のかかるサービスの場合、大規模な事業者様の利用には適さないでしょう。

まずは、トライアルなどで使用感や導入からの一連の流れを体験し、サービスを選ぶことをお勧めいたします。

画面デザイン

直感的に迷わず使えそうか、毎日利用するうえでストレスを感じないか確認しましょう。メール共有システムには、ステータス管理や担当者の設定など、通常のメールサービスにはない機能があります。

また関係者が増える際には使い方をレクチャーする必要があるため、直感的に利用できそうなイメージが持てるサービスだと安心できるでしょう。オンボーディングに関しても定期的にサポートしてくれるサービスなどを利用することで社内でのスムーズな定着に繋がるでしょう。

操作性

メールを受信してから返信するまでの操作性も重要です。メール返信までの画面遷移やチャットの使用感、サクサク動くかを確認しましょう。添付ファイルが多くある場合は、ワンクリックで確認できるかやダウンロードのしやすさ、メール添付の動作なども重要です。

また返信までの手間も非常に重要です。画面遷移やクリックが少なく、返信までできるサービスであれば、小さな返信のストレスを削減することに繋がるでしょう。

導入のしやすさ

メール共有システムは、メール送受信の設定とメンバーの招待ができれば利用を開始することができます。メールの受信はメールサーバーからの転送で設定し、送信はサービス独自の送信サーバーから行うことが一般的です。「yaritori」や「zendesk」など最新サービスでは、GoogleやOutlookの認証機能があるため、ワンクリックで現在お使いのメールサービスと完全同期することができるのでオススメです。

その他、テンプレートやルールなどの詳細設定、メンバーの学習コスト、導入時のサポート支援など、サービスを利用開始できるまでの全てのプロセスで評価することが重要です。

誰でも直感的に利用できるメール共有システムなら「yaritori」

yaritori (ヤリトリ) ｜Onebox株式会社

「yaritori（ヤリトリ）」は、Onebox株式会社が提供するメール共有システムです。2020年からサービスの提供を開始し、業界・規模問わず200社超の企業が利用しています。

「個人メールの一元管理」「メールの開封履歴」などメール送受信を効率化する機能や、最新AIを活用した「メールの自動生成機能」などが特徴で、「Slack・Chatwork連携」「Salesforce連携」などの連携機能も充実しています。

画面デザイン・操作性・導入のしやすさによる「使いやすさ」で評価されており、初期費用・最低契約期間もなく、月額1,980円（1ユーザー）ですぐに利用を開始することができます。

こんな方におすすめ

・メール共有システムを初めて利用する方
⇒低価格かつ最低契約期間もなく始めやすいのが特徴

・初めての方でも直感的に導入しやすく、使いやすいサービスを希望の方
⇒大人数での利用やPC慣れしていない方も安心して始められるのが特徴

・社内のオンボーディングに不安のある方
⇒サポート体制も手厚く、直感的に利用しやすいデザインのため、ハードルが低く導入しやすいのが特徴

機能

・メールの対応状況の可視化 / 担当者割り振り機能
・複数アドレスの一元管理（個人アドレスと代表アドレスの管理が可能）
・ビジネスチャット機能（開封確認やメンションなども可能）
・文章生成やクレーム検出できるAI機能「yaritori AI」　など

料金

初期費用	無料
最低契約期間	なし
月額利用料	1,980円～ / ユーザー
お試し期間	7日間無料トライアル

※最低利用人数：2名～
料金に関する詳細はこちら

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多機能・大規模事業者向けのメール共有・管理システム2選

メールディーラー（Mail Dealer）｜ 株式会社ラクス

メールディーラーは、中小企業向けクラウドサービスを提供する株式会社ラクスが提供しているメール共有管理システムです。2002年にサービスを開始し、14年連続売上シェアNo.1で8,000社超に利用されています。

対応状況を業務内容ごとに合わせ柔軟にカスタマイズすることができたり、メール送信前の承認フローを組み込むことができます。その他、セキュリティ機能や連携できるサービスも豊富にあります。

メールディーラーは、複数ECモールに出店している企業や比較的売り上げ規模の大きなECショップさまにオススメのツールです。お客さまごとに専属のサポートがつくなど充実したサポートも得られるため、自社の業務内容に沿った運用設定が柔軟にできます。

機能

・誤送信チェック機能、承認チェック機能、添付ファイル自動暗号化など多彩な機能
・メール・LINE・電話窓口・WEB接客チャットに対応
・楽天あんしんメルアドや受注・在庫管理システムなどの外部ツールとの連携も多く、API連携も利用可能

料金

料金プランは①セキュリティに特化したプラン ②最低限の機能が揃ったプランの2種類。

◆セキュリティに特化した「プロ」プラン

初期費用	100,000円
最低契約期間	6か月
月額利用料	235,000円～

※メールボックスを追加する場合は1個あたり20,000円
※ユーザー数は10ユーザーごとに1万円のオプション料金などがかかります

リレーション（Re:lation）｜株式会社インゲージ

Re:lationは、大阪に本社がある株式会社インゲージが提供するメール共有システムです。 2014年にサービスの提供を開始し、5,000社を超える企業に導入されています。

メール、LINE、Twitter、チャット、電話などさまざまなチャネルからのお問い合わせを一括管理することができ、顧客管理、オペレータ教育、分析・改善までをワンステップで行えるのが特徴です。

売上規模が大きく、メールだけでなく、twitterやLINEなども問い合わせチャネルとして活用している企業にオススメのツールです。

機能

・対応漏れのアラート機能、スヌーズ機能
・自動返信、AIによるテンプレートのレコメンド機能
・メール・電話・twitter・LINE・チャットなどの複数チャネルに対応
・CTI（IP電話）、カートシステム・受注管理システム、ビジネスチャットなどとの連携

料金

料金は「ライト」「スタンダード」「エンタープライズ」プランの3つ。　

スタンダードプラン例

初期費用	50,000円～
月額利用料	34,800円～ / ユーザー
お試し期間	7日間無料トライアル

※管理できる受信箱は3つ・ユーザー数は10名まで
※ユーザー1名追加ごとに追加料金が1,280円、容量は10GBごとに2,000円

また、チャネルの追加や、AIレコメンドなどの機能、セキュリティ機能などはオプション料金となる機能が多くあるため注意が必要です。

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多言語対応・API連携に強い海外メール共有・管理システム3選

Zendesk｜株式会社Zendesk

Zendeskはアメリカに本社を置き、200,000社の導入実績のあるカスタマーサポート・サービスを効率的に行うことができるサービスです。Zendeskは主に2つのパッケージがあり、カスタマーサービス用の『Zendesk for Service』と営業支援CRM用の『Zendesk for Sales』に分かれています。

Zendeskは問い合わせに関する包括的なサポート力が特徴です。メールはもちろん、SNSのメッセージやチャットも集約した状態で管理できます。メールへの自動返信機能、担当者の自動割り当てなど、自動化に強みがあり、FAQシステムの構築や、アプリ連携など豊富なAPIによってカスタマイズが柔軟なことも特徴的です。海外発のサービスのため、一部のサポートコンテンツが英語表記のみなど、やや利用にハードルが高いという課題があります。

機能

・問い合わせ内容を自動で判別し、最適なスキルを持った担当者に自動で振り分ける機能
・問い合わせの振り分けやボットによる定型返答の送信などの自動化に優れる
・電話・メール・チャット・SNSなど、複数チャネルに対応
・SalesforceなどのCRMや、Slack・Microsoft Teamsなどのビジネスチャットなど、海外製ツールとの連携

料金

Zendeskは機能別に大きく3種類のプラン。
①問い合わせ管理に必要な機能をまとめた「Support」
②カスタマーサービス向けの「Suit」
③営業向けの「Sell」

ユーザー規模や機能の豊富さレベルでさらに「Team」「Growth」「Professional」「Enterprise」の順でプランが分かれています。

月額料金：19ドル〜215ドル/ユーザー
14日間の無料トライアルあり

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導入のステップは非常に簡略化されており、メールアドレスと電話番号を入力するだけで簡単に使い始めることができます。

14日間の無料トライアルでは全ての機能を試すことができます。

Freshdesk（フレッシュデスク）｜Freshworks株式会社

Freshdesk（フレッシュデスク）は、​​アメリカのカリフォルニアに本社を構え、全世界15万以上の企業に愛用されている人気ヘルプデスク・問い合わせ管理クラウドです。

Freshdesk最大の魅力は、豊富な機能と柔軟な料金体系です。マルチチャネルに対応可能な問い合わせ管理に加え、FAQサイトの構築や、顧客同士で意見を交換できるコミュニティフォーラムを作成できるなど、カスタマーサポートに関する機能が充実しています。また、TwitterやFacebookを彷彿とさせるシンプルで馴染みあるUIが特徴的です。

しかし、海外サービスなのでサービス利用開始時や利用方法がわからない場合のサポートが英語のみというハードルがあります。

機能

・問い合わせへの回答に期限を設ける「SLA」（サービス品質保証）機能
・自動振り分け、過去履歴を学習し優先付けの自動提案ができるAI「フレディ」を搭載
・電話・メール・チャット・SNSなど、複数チャネルに対応
・海外製の多くのCRMやビジネスチャットと連携可能

料金

Freshdeskには、主に2種類のプランが搭載。
標準的な機能を備えた「Support Desk」
コンタクトセンター向けの「Omnichannel」

1ユーザーあたり月額15ドル〜99ドルで「Growth」「Pro」「Enterprise」の3段階の有料プランあり。
21日間の無料トライアル付き。

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Service Cloud｜Salesforce

Service Cloudは、アメリカのサン・フランシスコに本社を構えるセールスフォース・ドットコムが提供する、コールセンター・カスタマーサポート向けのクラウドサービスです。

Service Cloudは、コールセンターまたはリモートで働くサービス担当者が顧客からの問い合わせに迅速かつ適切に対応できるよう、メールを含むお問い合わせの管理、ライブチャット、ナレッジベースなどを提供するサービスです。

​​さまざまなカスタマーサービスを指向している顧客に対応できるよう、多様な機能をとりそろえています。

また、CRM（顧客関係管理）システムとしての機能を持ち合わせており、CRM上の顧客情報をメール画面でスムーズに参照したり、ワンクリックでメール作成画面を開いたりすることが可能です。

機能

・問い合わせへの対応画面を開いたまま、顧客情報や対応履歴を詳細に表示可能
・メールの返信、項目の更新、タスクの割り当てなどのワークフローは自動化可能
・電話・メール・チャット・SNSなど、複数チャネルに対応
・Salesforceの各種サービスと連携

料金

初期費用	なし
最低契約期間	原則１年単位
月額利用料	3,000円/ユーザー　【Essential】 36,000円/ユーザー　【Unlimited】
お試し期間	14日間無料トライアル

その他のおすすめメール共有システム6選比較

メールワイズ（Mailwise）｜サイボウズ株式会社

メールワイズは、クラウドベースのグループウェアや業務改善サービスを提供するサイボウズ株式会社が提供しているサービスです。サイボウズ社内用として開発していたシステムを外販する形でサービスを開始しています。国内で最も古い2000年から提供されている老舗サービスで、13,000社以上の企業に導入されています。

メールワイズは、1ユーザー月額600円〜という価格で利用でき、kintoneなど他サイボウズ製品と併せて利用しやすいというのが特徴です。

機能

・メールだけでなく、電話や訪問履歴を残すことができる
・サイボウズ社が提供している「kintone」との連携が可能

料金

コースは「スタンダードコース」「プレミアムコース」の2つ。

初期費用	なし
最低契約期間	なし
月額利用料	【スタンダード】600円～ / ユーザー 【プレミアム】1,800円～ / ユーザー
お試し期間	14日間無料トライアル

※セキュリティ機能と保存容量（10GBごとに1,000円）が有料オプション
※最低利用人数：5名～

画面デザイン

メールワイズのデザインは、旧来の使い慣れた（古い）メーラーのような印象です。メールアドレスの表示を切り替える際には、メール画面上部のメールアプリケーションを選択する必要があり、画面の切り変わりが発生します。

また、メールのステータスはサイドバーとラベルで表示されており、すぐに対応しなくてはいけないメールがわかりずらい印象です。また、メールの本文やコメントは詳細をクリックしてから確認する必要があり、パッと見た画面では判断ができない可能性がありそうです。

問いマネ｜クロスセル株式会社

問いマネは、「クロスセル株式会社」さまが提供する、2005年にリリースされたメール共有・管理に特化したサービスです。月額2,840円(税抜)という低価格で選ばれており、2,510社の導入実績があります。利用者の半数以上がネット通販企業です。

機能

・未対応メールの警告機能や、ログイン画面にスタッフ向けのメッセージを強制表示させる伝言機能あり
・メールの自動振り分けや、フォームからの問い合わせへの自動返信機能
・「楽天あんしんメルアドサービス」に対応しているため、楽天市場でショップを運営するユーザーに対応。複数のネットショップのメール一元管理にも対応

料金

「スタンダードサーバープラン」と「アドバンスサーバープラン」の2種類。

スタンダードサーバープランの例

初期費用	11,000円
最低契約期間	6か月
月額利用料	【スタンダードサーバープラン】3,124円（税込） 【アドバンスサーバープラン】5,500円（税込）
お試し期間	7日間無料トライアル

※一定以上の容量追加やメールボックス追加にオプション料金が別途で発生します。

画面デザイン

WEBCAS mailcenter｜株式会社エイジア

WEBCAS mailcenterは、1995年に創業の「株式会社エイジア 」さまが提供しているサービスです。「メール配信システム」や「顧客管理システム」などがあるマーケティングコミュニケーションシステム「WEBCAS」シリーズのひとつとして展開されていて、「WEBCAS」シリーズは9,000社以上に導入されています。

「WEBCAS」シリーズの顧客管理システムとの連携など、既に「WEBCAS」シリーズをお使いのお客さまが導入を検討されるさいにはオススメといえそうです！

機能

・最大３段階の承認機能、受信メールの経過時間色分け表示機能
・メールの自動振り分けやテンプレート機能
・WEBCAS他製品との連携、外部の顧客DBやECと連携可能（※SaaS・導入型のみ）、「楽天あんしんメルアドサービス」に対応

価格

月額課金の「クラウドサービス」・自社環境にサーバーごと導入する「パッケージ導入版」を選択可能

「クラウドサービス」の場合

初期費用	30,000円〜
最低契約期間	１ヶ月～
月額利用料	5,000円〜
お試し期間	翌月末まで

「パッケージ導入版」の場合
ライセンス費用350万円〜＋別途保守費用

画面デザイン

WEBCASは、昔ながらのメーラーのようなデザインです。サイドバーにグループがステータスと共に表示されていてグループをクリックすると、担当者や詳細ステータス(送信済み、編集中等)、件名が表示される仕様です。

メール本文は一通ずつクリックし、別画面への切り替わりが発生します。メールについているコメントも画面遷移をしなければ見ることができず、一目で必要な情報を見ることができません。

mi-Mail（エムアイ・メール）｜未創システム株式会社

mi-Mailは、2004年に創業の「未創システム株式会社」さまが提供しているサービスです。さまざまなシステム開発を提供している企業さまならではの、大企業でも安心して導入できるシステムです。

エムアイ・メールは、業界最大クラス300万件のメール保存数を実現しており、バックアップ体制や自社内サーバーで運用するオンプレミス型への対応も可能です。そのため、大規模コールセンターなど高頻度でのサービス利用や、高いセキュリティ要件などを満たす必要がある企業におすすめです。

機能

・対応期限設定機能、参照・承認の細かな権限設定機能
・関連メールの自動紐付け、添付ファイルの自動ZIP暗号化
・メール・電話・FAXに対応

価格

「クラウドプラン」(2種)と、オーダーメイド可能な「パッケージプラン」(1種)。
クラウドプランの料金は以下の通りです。　※パッケージプランは要お見積りとなります。

「スタンダードプラン」の場合

初期費用	24,800円〜
最低契約期間	6ヶ月～
月額利用料	9,800円〜
お試し期間	20日間の無料トライアル付き

※５ユーザー

「仮想サーバープラン」の場合

初期費用	50,000円〜
最低契約期間	1年～
月額利用料	66,800円〜
お試し期間	20日間の無料トライアル付き

※ユーザー数無制限

Grp Mail（グループメール） by キー・ポイント株式会社

Grp Mailは、1997年創業の「キー・ポイント株式会社」さまが提供している、メール共有・管理に特化したサービスです。月額2,200円(税込み)から利用可能で、情報漏洩やメール誤送信の対策が可能です。

機能

・新人権限設定、送信前二重チェック、放置メール警告機能、禁止ワード機能
・営業時間外の自動返信機能、自動振り分けフィルタ機能、メール作成自動保存機能
・楽天あんしんメルアドサービスに対応

価格

初期費用	22,000円〜
最低契約期間	1年～
月額利用料	2,200円〜　（5ユーザー・1アドレス）
お試し期間	30日間の無料トライアル付き

※追加1アドレスごとに2,200円、1ユーザーごとに440円ウイルスチェック（3,300円）など

おすすめのメール共有システム徹底比較！11選まとめ

この記事では、複数人でのメール対応を効率化するメール共有システムについて11個のサービスを比較紹介させていただきました。

メール共有システムはサービスごとに特徴があるため、自社での活用イメージを明確にしていただき、最も自社に適したサービスをご検討いただくことが重要です。

yaritoriは、多くのお客さまに「使いやすさ」で選ばれているメール共有システムです。7日間無料でお試しできますので、是非この機会にお試しいただけると幸いです。