【2020年最新版】メール共有システム7選 | 国内主要システムの比較・まとめ

「お客さまからのたくさんのメールに対応できない…」といったお悩みはないですか? メール対応に追われていると、同じメールに二回返してしまうといったミスや、返信漏れや返信遅れによるクレームが発生するなどさまざまな問題が起きてしまいますよね。

そうしたメール対応の問題が発生したときにオススメなのが「メール共有システム」です。メール共有システムには、メールの対応状況を可視化し、社内メンバー向けにコメントをつける機能などがついています。メール対応におけるケアレスミスの防止しつつ、複数人でかんたんにメール対応ができるようになるので、本来のコア業務に集中することができるようになります。

この記事では、国内の主要メール共有システムを各社の特徴・機能・価格の3つの観点で比較・まとめさせていただいております。メール共有システムはサービスごとに特徴があるので、最も自社に適したサービスをご選択いただく一助になると幸いです。

メール共有システムとは

メール共有システムとは

「メール共有システム」は、複数人でのメール対応業務を効率化するシステムのことをいいます。
お客さま対応窓口やカスタマーサポートなど、1日に発生するたくさんのメールを管理する業界・業種において、対応漏れや二重対応といったトラブルを防ぎます。

主な便利機能:

  • 対応状況(未対応・対応済みなど)のメール分類
  • 二重対応防止のための担当者振り分け

GmailやOutlookなどのいわゆる「メールソフト」では、メールを受信しても、いつ誰が担当すべきかわからずに対応遅延や確認漏れが起こりがちです。そこで企業の共有アドレス(contact@・support@など)を活用して、問い合わせを複数名で管理することで、メール対応業務の時間短縮を図ることができます。

問い合わせ管理システムとの違い

メール共有システムは、問い合わせメールの共有から出発したサービスが多いため、広義の問い合わせ管理システムに分類されます。電話やSNSなどさまざまなチャネルも一元管理できるサービスやレポート機能が備わっているサービスもあり、法人向けのITツール比較サイトでは、ほとんどの「メール共有システム」が「問い合わせ管理システム」にも分類されています。

「問い合わせ管理システム」との比較では、メールとしての使いやすいデザインが特徴です。またカスタマーサポートのみでなく、さまざまな部署で活用できるという点があげられます。

メール共有システムを導入する4つのメリット

では、「メール共有システム」を導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。具体的にみていきましょう。

メール処理のトラブル防止

まずは、多くのメールに事故なく対応できるようになるということです。

一日30件を超えるようなたくさんのメールを受信している場合を想定してみましょう。一人でメール対応をしていては、返信が遅くなってしまうといった問題や、担当者でないとメールの対応状況がわからないといった問題が発生してしまいます。

そこで、個人アドレスでの対応ではなく、共有メールアカウント(contact@・support@など)を用いて、問い合わせ担当者を複数名で対応するという運用に変えたらどうでしょうか。他の担当者が返信していたメールに重ねて返信してしまう、返信したと思っていたが返信できていなかった、他の担当者が返信したメールの対応状況がわからないといった問題を未然に防ぐことができます。

労働時間の短縮によるコスト削減・社員満足度の向上

たくさんのメールに効率的に対応できるようになると、「労働時間の短縮」が実現できます。あるメール共有システムを導入した結果、1週間の一人当たり労働時間が6時間削減できたという調査もあるようです。残業時間やアルバイト人員の削減など、コスト面でのメリットは見逃せません。

また、社員にとっては、非効率な業務から解放され本来注力すべきコア業務に集中することが可能になります。より創造的な仕事に取り組むことができるということにつながるので、社員満足度の向上や離職率の改善という効果も期待できるでしょう。

お客さまの満足度の向上

二重対応や対応漏れなどの問題がなくなるため、「クレームの減少」という効果もあるでしょう。

テンプレート機能はもちろん、お客さまに今までどのように対応したかを確認する機能もあるため、問い合わせメールに対する迅速で正確な対応ができるようになります。お客さまの満足度が向上することも期待され、ECショップでは口コミ評価につながる効果があるでしょう

社内コミュニケーションの活性化

最新のメール共有システムは、チャット機能などビジネスチャットツールと同じ機能をもっています。そのため、SlackやChatworkのようなビジネスチャットツールのように、気軽で素早いコミュニケーションを実現できます。

また、誰がどのメールに対応しているかなどタスクを可視化することもできるので、コミュニケーションをオープンにし、社内コミュニケーションを活性化する効果も期待できるのです。
リモートワークでよく課題としてあげられる、対面時にはできていた「気軽なコミュニケーションが難しくなった」「複数人での情報共有が難しい」といった課題も解決することができます。

部署別に解説!メール共有システムの活用事例3選

「メール共有システム」は、社外とメールのやり取りを行う部署であれば、どの部署でも利用できるサービスです。

この章では、代表的なケースとして、①営業(セールス)②カスタマーサポート ③カスタマーサクセスの3つをご紹介させていただきます。もちろん、その他の部署でもご利用いただけますし、コミュニケーションツールとして全社でご利用いただくこともできますよ!

営業(セールス)

営業部署では、見積りや請求書の発行など、定型的な業務がありますよね。そうした業務を営業支援やサポートスタッフにお手伝いいただいているケースでも「メール共有システム」は有効です。
「xxx社のOOさんからきているこのメールに返信する形で請求書を送っておいてください」といったような依頼をチャットやアサイン機能を活用することでかんたんにできるようになるので、進捗の確認やコミュニケーションがかんたんにできるようになります。

また、「メール共有システム」は、プロジェクト型で業務を行う営業の方にも有効です。プロジェクトメンバー全員で「メール共有システム」を使うようにすれば、お客さまからの連絡を、社内メンバーや社外の協力機関にスムーズに共有や相談ができるようになります。

カスタマーサポート

カスタマーサポートでは、「よくある質問」に対して都度回答を作成していては、業務効率が落ちるだけでなく、担当者による対応のばらつきが発生してしまいます。そこで、「メール共有システム」のテンプレート機能や予約語機能を活用することで、会社名・お客さまの名前などを自動で挿入したうえで、定型文を作成できるようになります。お客さま対応を効率的に行うだけでなく、お客さま対応の質もあげることができるのがポイントです。

また、ECショップや通販サイトで利用する場合では、受注管理システムと連携することで、どの注文情報に基づくお問い合わせなのかや、過去どのような商品を購入したことがあるお客さんなのかといった情報もメール共有システムの画面で管理できるようになります。

カスタマーサクセス

カスタマーサクセスでは、販売した製品・プロダクトの価値をお客さまにしっかりと届けることが重要です。そのため、バグに関する問い合わせは、カスタマーサクセス全体で共有したうえで、しっかりとエンジニアチームまで共有する必要があります。
「メール共有システム」を活用することで、お客さまからの連絡内容に対して「バグに関するクレーム」などといったラベルを付与し一限管理することが可能になります。

メール共有システムの選定ポイント

次に、たくさんあるサービスのなかから、どのようにサービスを選定していくべきかみていきましょう。自社の業務フローと課題を整理したうえで、以下の選定ポイントを確認することがオススメです。

機能|対応チャネル・モバイル対応など

まず、自社の課題を解決するために必要な機能がサービスに揃っているかどうかを確認しましょう。特に、対応チャネルやモバイル対応はサービスを絞りこむうえで必須の確認事項です。

問い合わせ対応用としてサービスの導入を検討している場合、お客さまからの「問い合わせチャネル」に対応しているサービスである必要があります。例えば、お客さまからの問い合わせがメールだけでなく、電話、チャット、LINEなどのSNSからも来る場合、それらのチャネルに対応したシステムが必要です。

営業部署で活用することを検討している場合は、外出先からも連絡することもあるでしょう。その場合、モバイル対応しているかは確認した方がよいでしょう。

なお機能については、「本当にその機能は必要か?」という視点で各社サービスを検討することも重要です。多機能なサービスは高額になってしまう傾向があるのと、実際にサービスを利用する現場担当者にとっては不要な機能となりがちなので注意しましょう。

価格|初期費用・最低契約期間・お試し期間の有無

次に、実際に導入するにあたってのコストを確認します。システムを利用するユーザー数やメールアカウント数、メールの保存容量などでオプションや料金プランが変わってくるので、自社の利用状況に合わせた料金プランを検討することが必要です。

初期費用の有無や最低利用期間も忘れずに確認するようにしましょう。
メール共有システムは日常的な業務で使うサービスのため、利用を開始するとシステムを変更することも難しいです。そのため、実際にサービス画面を使ったお試しができるかも確認した方がよいでしょう。

他にも、サービスを習熟するのにかかる期間や手間、導入までにどれくらいの期間がかかるのかもコストとして検討するようにしましょう。料金と違ってこうしたコストは目にみえないですが、料金以上に重要なポイントです。

こうした全てのコストを確認したうえで、自社のご予算と照らし合わせ、十分な費用対効果がでるかを検討するのです。

おすすめのメール共有システム徹底比較!7選

お待たせしました!
それでは、国内で提供されている代表的なメール共有システム7社を紹介します。

yaritori (ヤリトリ) |Onebox株式会社

Onebox株式会社が提供する「yaritori(ヤリトリ)」は、はじめて「メール共有システム」を導入してみたい10-100名程度の企業におすすめです。

「yaritori」は、国内最安値水準 月額980円(1ユーザー)で利用でき「使いやすさ」で選ばれているメール共有システムです。複数人でのメール対応を効率化するための機能はもちろん、社内メンバーとの情報共有をかんたんにするコラボレーション機能も多く実装されていることが特徴です。

【サービスの特徴】
・国内最安値水準 月額980円〜(1ユーザー)から利用可能
・「使いやすさ」でお客さまから高評価
・①かんたん導入 ②シンプルな画面 ③強力な機能 の3つの特徴

【機能】
・メール・電話メモに対応
・モバイル対応
・メールのステータス管理・担当者の設定機能はもちろん、チャット機能など特徴的な機能多数
・Slackとの連携 など

【価格】
・初期費用:0円
・月額利用料:1ユーザー980円〜
・最低契約期間:なし
・お試し期間:14日間無料

サービスイメージ

yaritoriは使いやすさでお客さまから高評価を得ています。
14日間の無料お試しもできるため、実際に使ってみたうえで判断できるのが嬉しいポイントです。

メールディーラー(Mail Dealer)| 株式会社ラクス

出所:メールディーラー公式Webサイト

メールディーラーは、中小企業向けクラウドサービスを提供する株式会社ラクスが提供しているシステムです。2002年にサービスを開始し、6,000社超に利用されています。

【サービスの特徴】
連携している受注管理システムも多く、機能も豊富なサービスです。
そのため、複数ECモールに出店しているなど、比較的売り上げ規模の大きなECショップさまにオススメのツールといえます。お客さまごとに専属のサポートがつくなど充実したサポートも得られるため、自社の業務内容に沿った運用設定が柔軟にできます。

【機能】
・メール・LINE・電話窓口・WEB接客チャットに対応
・スマホ対応あり
・ステータス管理や対応履歴、メールに承認フローを組み込めるなど多彩な機能
・楽天あんしんメルアドや受注・在庫管理システムなどの外部ツールとの連携も多く、API連携も利用可能

【価格】 ※「共用サービスクラウドプラン」の場合
・初期費用:50,000円
・月額料金:20,000円(保存メール数〜10,000通・10ユーザーの場合)
・最低契約期間:3ヶ月
・お試し:サービス画面がみれる無料トライアルあり

メールワイズ(Mailwise)|サイボウズ株式会社

出所:メールワイズ公式HP

メールワイズは、クラウドベースのグループウェアや業務改善サービスを提供する「サイボウズ株式会社」さまが提供しているサービスです。もともとはサイボウズさま自社用として開発していたシステムを、外部にも販売する形で、2000年からサービス提供を開始しています。他サービスと比べても、最も古くから提供されているシステムで、業界・業種を問わず7,500社以上の企業に導入されています。

【サービスの特徴】
メールワイズの最大の特徴は、1ユーザー月額500円〜という価格で利用できる点です。
また、グループウェアの大手であるサイボウズさまが提供されているシステムのため、kintoneなど他サイボウズさまで提供されている製品と併せての利用が可能です。そのため、既にサイボウズさまの他製品を利用されているというお客さまや、メール共有システムを試しに導入してみたいというお客さまにおすすめのシステムといえるかと思います!

【機能】
・メール・電話に対応
・スマートフォンアプリあり
・ステータス機能やコメント機能などの汎用的な機能に加えて、メール一斉送信など特徴な機能もあり
・サイボウズ社が提供している「kintone」との連携が可能

【価格】 ※「スタンダードコース」の場合
・初期費用:0円
・月額料金:500円/1ユーザー(登録できるメールアカウント10個 利用人数は2人から)
・最低契約期間:1ヶ月
・お試し:30日間無料お試しあり

リレーション(Re:lation)|株式会社インゲージ

出所:Re:lation公式HP

Re:lationは、 メール、LINE、Twitter、チャット、電話対応の記録など、様々な形でのお問い合わせを一括管理”することが可能で、導入社数は2,200社を超えているサービスです。

【サービスの特徴】
メール管理、顧客管理、情報共有、オペレータ教育、分析・改善までワンストップで行えるのが特徴。SNS(twitter・LINEなど)などのマルチチャネルや受注管理システムをはじめとするさまざまな外部システムと連携しています。比較的売上規模が大きく、メールだけでなく、twitterやLINEなども問い合わせチャネルとして活用している企業にオススメのツールです。

【機能】
・メール・電話・twitter・LINE・チャットなどの複数チャネルに対応
・スマートフォンアプリあり
ステータス管理や二重返信防止はもちろん、担当者の振り分けや対応漏れアラートなど豊富な機能
・SlackやChatworkへの通知にも対応

【価格】 ※「スタンダードコース」の場合
・初期費用:50,000円
・月額料金:29,800円(受信箱11個・10名 など)
・最低契約期間: HP情報からは不明
・お試し:20日間無料お試しあり

WEBCAS mailcenter|株式会社エイジア

出所:WEBCAS公式HP

「WEBCAS mailcenter」は、1995年に創業の「株式会社エイジア 」さまが提供しているサービスです。「メール配信システム」や「顧客管理システム」などがあるマーケティングコミュニケーションシステム「WEBCAS」シリーズのひとつとして展開されていて、「WEBCAS」シリーズは4,000社以上に導入されています。

【サービスの特徴】
「WEBCAS」シリーズの顧客管理システムとの連携など、既に「WEBCAS」シリーズをお使いのお客さまが導入を検討されるさいにはオススメといえそうです!

【機能】
・メールの共有・管理に特化
・モバイル対応なし
・対応漏れや二重返信防止など標準的な機能はすべて備わっています
・「返信機能」「内部連絡機能」として、承認機能や連絡事項を共有できる機能もあります

【価格】 ※「クラウドサービスASP型 スタンダードプラン」の場合
・初期費用:30,000円
・月額料金:19,000円(メール保存数〜10,000 など)
・最低契約期間: 1ヶ月
・お試し:無料トライアル環境(デモ環境)あり。有効期間は翌月末まで

mi-Mail(エムアイ・メール)|未創システム株式会社

出所:mi-Mail公式HP

「mi-Mail」は、2004年に創業の「未創システム株式会社 」さまが提供しているサービスです。さまざまなシステム開発を提供している企業さまならではの、大企業でも安心して導入できるシステムです。

【サービスの特徴】
エムアイ・メールは、業界最大クラス300万件のメール保存数を実現しており、バックアップ体制や自社内サーバーで運用するオンプレミス型への対応も可能です。そのため、大規模コールセンターなど高頻度でのサービス利用や、高いセキュリティ要件などを満たす必要がある企業におすすめです。

【機能】
・メール・電話に対応
・モバイル対応なし
・標準的な機能に加えて、メール一斉配信やFAQ機能などさまざまな高性能機能をそなえています

【価格】 ※「スタンダードプラン」の場合
・初期費用:24,800円
・月額料金:9,800円(最大5アカウントまで など)
・最低契約期間: 6ヶ月
・お試し:20日間無料お試し

問いマネ|クロスセル株式会社

「問いマネ」は、1999年創業の「クロスセル株式会社」さまが提供しているサービスです。

【サービスの特徴】
2005年にリリースされたメール共有・管理に特化したサービスです。月額2,840円(税抜)とう低価格で選ばれており、2,510社の導入実績があります。利用者の半数以上がネット通販企業です

【機能】
・メールの共有・管理に特化
・モバイル対応なし
・標準的な機能はもちろん、メールフォームを設置できる機能がついています

【価格】 ※「スタンダードサーバープラン」の場合
・初期費用:10,000円
・月額料金:2,840円 (容量1GB など)
・最低契約期間: 6ヶ月月
・お試し:7日間無料お試しあり

おすすめのメール共有システム徹底比較!7選まとめ

いかがだったでしょうか?
今回は、国内でメール共有システムを提供している主要7社のサービスをご紹介させていただきました。メール共有システムはサービスごとに特徴があるため、自社での活用イメージを明確にしていただき、最も自社に適したサービスをご検討いただくことが重要です。

yaritoriは、多くのお客さまに「使いやすさ」で選ばれているメール共有システムです。14日間無料でお試しできますので、是非、この機会にお試しいただけると幸いです。